Le changement d’adresse de la société : que faire en cas de transfert d’un siège social ?

La vie des entreprises est comme celle des individus. Riche, diverse et souvent pleine de rebondissements. Comme les hommes et les femmes, les entreprises naissent, croissent puis disparaissent. Parfois, elles se marient via des fusions ou des acquisitions et certaines vont même jusqu’à procréer à travers des filiales qui partent coloniser d’autres marchés. Plus fréquemment encore, les entreprises déménagent, pour des raisons multiples. Voyons ensemble comment réaliser le changement d’adresse de la société qui vous occupe et les diverses modalités ou procédures associées.

Le siège social, une caractéristique fondatrice de votre entreprise

Toute entreprise se doit de disposer d’un seul et unique siège social pour exercer son activité. C’est d’ailleurs l’une des mentions obligatoires qui doivent figurer dans les statuts de n’importe quelle société en France. L’adresse du siège social est donc l’adresse officielle de l’entreprise, celle où seront envoyés tous les courriers administratifs la concernant. La plupart du temps, c’est également ici que se réunissent les associés pour les assemblées générales et que les instances dirigeantes ont leurs bureaux. C’est aussi cette adresse que l’on retrouvera sur tous les documents commerciaux de l’entreprise, comme les devis et les factures par exemple.

Concrètement, l’adresse de l’entreprise peut être fixée dans divers endroits. Beaucoup sont domiciliées dans leur local propre, ou bien au domicile personnel d’un dirigeant. Mais il existe aussi des sociétés de domiciliation ou des pépinières d’entreprise qui proposent ce type de service. Sachez aussi qu’une simple boîte aux lettres suffit pour fixer un siège social. Néanmoins, il sera alors peut-être nécessaire d’envisager le changement d’adresse de l’entreprise à plus ou moins long terme. En effet, pour évoluer et se développer, le changement d’adresse de la société peut s’avérer un choix stratégique.

Pourquoi opérer le changement d’adresse de la société ?

Le changement d’adresse de la société peut être le résultat de nombreuses contraintes ou ambitions. Parfois, suite au succès grandissant de l’entreprise et à l’embauche de personnel, c’est tout simplement le manque de place qui fait déménager les équipes dans un local plus grand, obligeant par là à une nouvelle fixation de siège social. De même, lorsque l’on passe d’une forme juridique à associé unique, comme la SASU ou l’EURL, vers une société à plusieurs associés, SAS ou SARL le plus souvent, il faut souvent transformer les locaux et bien souvent déménager pour travailler dans de bonnes conditions.

Le changement d’adresse de la société peut aussi être lié à des évolutions internes. Par exemple, si le siège social a été originellement fixé au domicile d’un dirigeant déménageant ou partant bientôt à la retraite. Le changement d’adresse du gérant sur le KBIS est alors obligatoire. Mais dans beaucoup de cas, le changement d’adresse de l’entreprise est inclus plus globalement dans une stratégie de conquête. En effet, l’adresse officielle d’une structure en dit long sur son importance et ses capacités financières. Quand elles le peuvent, beaucoup de sociétés préfèrent donc s’installer dans des quartiers prestigieux, qui garantiront de développer l’image de la société auprès de ses partenaires commerciaux.

La décision du transfert du siège social : procédures

Le changement d’adresse de la société est une procédure relativement complexe, qui commence toujours par une prise de décision. En effet, cette action n’est pas anodine puisqu’elle va obliger à une modification des statuts. Pour les entreprises à associé unique, comme les SASU ou les EURL notamment, cela n’implique pas de contraintes importantes. Les associés uniques devront simplement rédiger un procès-verbal, faisant état de leur décision de changer le siège social de leur société. Mais pour les sociétés collectives, le changement implique d’emporter l’adhésion lors d’une assemblée générale, dont les modalités seront différentes en fonction du statut juridique de l’entreprise.

C’est l’une des raisons pour lesquelles il est toujours conseillé de se faire aider par un expert juridique avant même de lancer l’idée d’un changement de l’adresse de l’entreprise en assemblée. Mais aussi et surtout au moment de la rédaction des statuts. En SAS par exemple, ce sont en effet ces documents qui présideront aux modalités de transfert de siège social, désignant les conditions du vote ou les organes compétents en la matière. En SCI également, les statuts joueront un grand rôle dans le mode de prise de décision, tandis qu’en SARL, la loi encadre strictement le processus.

Publier et déclarer le changement d’adresse de l’entreprise

La publication de la décision du changement d’adresse de la société dans un journal d’annonces légales est obligatoire. À compter de la prise de décision en assemblée générale, vous disposez d’un mois pour réaliser cette publication. Sachez qu’en pratique, il est répandu de contacter directement par voie postale les partenaires réguliers de l’entreprise comme les fournisseurs ou les clients et ainsi leur donner la primeur de l’information. Les modalités de publication seront fonction de la nature de votre changement de siège social. Si vous déménagez au sein de la zone d’influence de votre tribunal, vous n’aurez qu’une seule annonce à publier. Dans le cas contraire, il vous faudra publier une annonce dans votre département de départ une dans le département d’installation.

Vous comprendrez ainsi que votre transfert de siège social entre deux zones d’influence sera donc plus onéreux. Étudiez bien la question avant d’arrêter définitivement votre choix. En parallèle, il vous faudra également compléter la déclaration de votre changement de siège social. Pour cela, vous pouvez utiliser la voie postale et envoyer directement votre dossier au greffe du tribunal de commerce, ou au CFE compétent, ou bien décider de passer par les services numériques, notamment ceux proposés par les plateformes d’accompagnement juridique, pour accélérer la procédure. On rappelle au passage que même s’il n’y a pas de transfert physique, comme c’est le cas pour de nombreux entrepreneurs du numérique par exemple, il est important de procéder au changement d’adresse du gérant et de faire changer son numéro SIRET par l’INSEE, car celui-ci est en partie déterminé par l’origine géographique de votre société.

Quels sont les documents nécessaires pour changer l’adresse d’une entreprise ?

Le changement d’adresse de la société est une procédure quasi incontournable dans la vie des entreprises. Certains disent même qu’une société qui n’a jamais déménagé est une société qui stagne ou bien qui a manqué des opportunités. Un déménagement de siège social apporte en effet un environnement inconnu et frais, une stimulation neuve et booste en général le moral des équipes. Cet événement peut donc être programmé pour faire partie aussi bien d’une stratégie de développement externe que d’une amélioration du sentiment de bien-être de vos collaborateurs. Mais pour cela, il faudra être sûr que tout se passe bien. Assurez-vous ainsi de bien réaliser l’opération, en vous faisant aider le cas échéant.

Lors de l’envoi de votre demande de transfert de siège social au greffe du tribunal de commerce ou au CFE dont vous dépendez, il faudra prendre soin de collecter et de rassembler tous les documents nécessaires. Les statuts devront être mis à jour, datés et certifiés conforme par le dirigeant, puis associés à la décision de transfert de siège social décidée en assemblée générale. En outre, il faudra aussi ajouter un justificatif de jouissance des nouveaux locaux, comme un bail commercial ou une facture d’électricité, l’attestation de parution remise par le journal d’annonces légales ainsi que le formulaire M2 dûment rempli et signé. Pensez bien à joindre au dossier le pouvoir du représentant légal s’il n’a pas signé lui-même les documents. La procédure de transfert de siège social est assez lourde, mais elle est aussi incontournable qu’essentielle, prenez donc bien le temps de la préparer pour en optimiser les effets.