Quelles solutions pour gérer mon CSE ?

Vous êtes Trésorier de CSE et votre CSE propose de nombreuses activités aux bénéficiaires (billetterie, chèques vacances, sorties et voyages, commandes groupées, remboursements sports, enfance, …). Évidemment, Excel montre ses limites, y compris pour tenir votre comptabilité.

Nous avons recensé les différentes solutions qui s’offrent à vous :

• un logiciel classique installé sur votre PC,
• une solution globale en ligne,
• un expert-comptable,
• et une approche hybride avec un logiciel CSE intégré et un accompagnement de service incluant un expert-comptable, comme le propose aujourd’hui par exemple Ekipea.

Du logiciel « stand alone » sur PC vers les solutions en ligne

Même si on trouve encore sur le marché quelques logiciels à installer en local sur PC, ils sont de plus en plus rares. Car ils n’offre aucun avantage ni pour les clients, ni pour les éditeurs. Le seul réel avantage pour le client, reste une acquisition unique en une fois, souvent à un prix modéré, quelques fois couplé avec un contrat de maintenance.

Aujourd’hui, tous les logiciels de Comités d’Entreprises des principaux éditeurs (Proweb, Kalidea, DeltaCE, Advango, Comiteo, ….) sont en ligne ou en « mode SaaS » (Software as a Service)

Attention toutefois au niveau de service proposé par votre prestataire, souvent limité à une prestation d’hébergement et de maintenance.

Les avantages d’un logiciel de gestion de CSE en ligne

Si tous les éditeurs proposent leurs solutions en ligne, c’est parce qu’il présente de nombreux avantages pour les élus des CSE :

1. Simplicité de déploiement

Aucune installation n’est nécessaire. Un ordinateur connecté web suffit, mais soyez vigilant aux questions de sécurité et vérifiez où sont hébergées vos données.

2. Mise à jour automatique

La mise à jour des applications est automatique et incluse dans l’abonnement proposé par le prestataire. Vous disposez toujours de la dernière version, à chaque fois que vous vous connectez.

3. Accessibilité

Le logiciel du CSE est accessible en ligne depuis un simple PC connecté sur Internet. Attention au côté responsive du site si vous envisagez de travailler sur une tablette par exemple.

4. Sécurité des données

Dans votre logiciel, vous allez stocker des données personnelles de vos salariés et la comptabilité du CSE. Soyez vigilant à la qualité de l’hébergement et du Data Center. Mais en général ils sont évidemment plus sécurisés qu’un simple PC au CSE ; qui plus est si les sauvegardes ne sont pas automatisées.

5. Maintenance applicative

Le prestataire assure la maintenance technique de son infrastructure d’hébergement : bases de données, application, serveur de fichier, passerelle mail, firewall,  …

Mais le prestataire assure également la maintenance applicative, à savoir les corrections des Bugs ou les évolutions de la plateforme. Le mode en ligne permet au prestataire d’intervenir efficacement et plus rapidement.

6. L’ouverture vers les salariés

Le mode en ligne vous permet également d’ouvrir votre CSE aux bénéficiaires 24/24 et 7j/7. Toutes les solutions des prestataires de logiciels CSE proposent un site web et/ou une application mobile. Les salariés peuvent ainsi être informés, s’inscrire aux activités ou commander et même payer en ligne.

Un expert-comptable pour mon CSE ?

Le point important au moment de votre choix de solution portera sur le niveau de service que vous attendez, sur le logiciel proprement-dit, mais aussi sur la comptabilité.

Concernant la comptabilité, vous pouvez opter pour un Expert-comptable. C’est la garantie pour vous de présenter à la Direction des comptes corrects, révisés et respectant le cadre légal et les normes de présentations définies pour les CSE.

Mais la difficulté réside souvent dans le mode de fonctionnement avec l’Expert-Comptable. Trop souvent, il travaille sur son propre logiciel, soit en saisissant ou ressaisissant tout ce qui lui est communiqué par le CSE. Voire en procédant par des exports-imports à partir des données saisies dans le logiciel CSE par le Trésorier. Cela n’est pas fluide, et cela fait monter le prix de la prestation de l’Expert-Comptable.

Et trop souvent la prestation de révision intervient une fois par an, ce qui a pour conséquence que le CSE navigue à vue tant que la compta n’est pas établie.

Définissez bien le niveau d’accompagnement que vous attendez avec votre logiciel CSE

Lors de l’acquisition ou la mise en place d’une plateforme logicielle CSE, vous serez évidement accompagné par votre prestataire qui va vous proposer différentes prestations, comme le paramétrage initial, l’import de vos fichiers bénéficiaires, et évidemment une formation.

Mais une fois cette formation terminée, c’est « à vous de jouer ».

Et souvent, après quelques jours passés en formation, vous avez un peu de travail en retard par ailleurs. On ne s’y remet pas tout de suite, et alors cela devient de plus en plus compliqué. Vous disposez évidemment d’une hot line, mais cette assistance n’est destinée qu’à répondre à des questions ponctuelles précises.

Soyez vigilants sur ces questions, car les logiciels CSE sont tout sauf simples, si on n’est pas habitués à travailler sur informatique, et sans des connaissances minimum en comptabilité.

Une solution : optez pour un accompagnement fort

Peut-être que le modèle « hybride », nouvellement proposé par Ekipea peut répondre aux enjeux décrits ci-dessus, mais aussi à un réel besoin d’être accompagné.

Ekipea est une solution globale pour les CSE, alliant une plateforme logicielle de gestion & comptabilité CSE, une application mobile (PocKet’CE) et une e-Billetterie digitale.

Pour les élus, la solution comprend à la fois la plateforme, mais aussi le service associé avec un coékipier et un Expert-comptable.

Le Coékipier est un véritable salarié administratif externalisé du CSE. Dédié au CSE, il est tout à la fois le bras droit, le conseiller et l’assistant des élus, et assure toutes les tâches chronophages et complexes de back office : paramétrage des activités, préparation des fichiers de commandes auprès de vos fournisseurs  (ANCV, CESU, Commandes groupées), préparation des fichiers SEPA prélèvement/virement, saisie de la comptabilité, …

Quant à l’Expert-Comptable partenaire, il assure, en étroite relation avec le Coékipier, toutes les prestations relatives à la comptabilité et révisent et clôture les comptes du CSE en fin d’exercice.

Chez Ekipea, on parle de « logiciel de CSE partagé ». Les tâches administratives et comptables sont partagées entre les élus, le coékipier et l’Expert-Comptable partenaire.