En quoi consiste le métier de secrétaire en 2021
Un secrétaire est chargé de la gestion des tâches administratives d’un service ou d’une personne. En d’autres termes, il a pour fonction de décharger le chef service ou son employeur de ses tâches administratives. Il peut intervenir dans plusieurs départements d’une entreprise. Il s’agit notamment de la comptabilité, des ressources humaines et du secteur commercial. Découvrez ici l’essentiel à savoir sur le métier de secrétaire en 2021.
Quelles sont les taches d’un secrétaire ?
Selon le service dans lequel il intervient, le secrétaire peut gérer l’accueil téléphonique et les messages et accueillir les visiteurs. Il peut aussi traiter le courrier administratif, rédiger des courriers et e-mails, saisir et mettre en forme des documents utiles. Il peut également constituer, suivre et procéder au classement et à l’archivage des documents. Il s’agit concrètement pour cet employé de veiller à :
- tenir un agenda
- gérer la relation avec des fournisseurs et autres services et
- mettre à jour des bases de données.
Il faut préciser que les cahiers de charge d’un secrétaire peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Il est donc appelé à organiser son CV en fonction de ses compétences.
Les évolutions des missions d’un secrétaire
Le secrétaire a aussi pour fonction d’éditer la facturation, de relancer les clients et de traiter des litiges provenant de fournisseurs et organismes partenaires. Celui ou celle qui aspire au poste de secrétaire est appelé à organiser son CV de sorte à inclure ses compétences dans le domaine. Dans ce cadre, il est recommandé de faire recours à un prestatairequi peut vous aider à promouvoir vos compétences .
Par ailleurs, certains secrétaires se voient confier beaucoup de responsabilités tandis que d’autres ont des tâches bien définies. D’autres encore interviennent uniquement au niveau de la gestion administrative. Dans le secteur privé, les secrétaires sont aussi sollicités dans les tâches d’organisation.
Quel diplôme avoir pour être secrétaire ?
Le métier de secrétaire n’est pas réglementé. Il n’existe donc pas de diplôme pour devenir secrétaire. Vous pouvez donc trouver des offres d’emploi sans niveau d’étude particulier. Cependant, les recruteurs exigent très souvent un diplôme de niveau BAC/BAC +2. Il est conseillé d’atteindre ces niveaux d’études pour augmenter les chances de trouver des postes avantageux et évoluer plus facilement tout au long de votre carrière.
L’entrée dans la fonction publique par exemple, est conditionnée par un concours externe, interne et le « 3ᵉ concours ». Ces derniers sont initiés par l’Éducation Nationale au profit de tous les ministères. Le concours externe vous donne la possibilité d’intégrer le 1er niveau. Il est destiné aux personnes détentrices du niveau BAC. L’on peut également passer le second niveau avec le BAC +2. Quant à la spécialisation, les baccalauréats technologiques ou de gestion-administration sont les bienvenus. Ces derniers vous permettent de prétendre valablement à ce poste.
En définitive, le métier de secrétaire est accessible à tous puisqu’il ne requiert pas un diplôme particulier. Cependant, qu’il s’agisse du secteur public ou privé, il est conseillé d’obtenir au minimum le BAC ou encore le BTS. Pour vous offrir plus de débouchés et d’opportunités, il est recommandé de faire une formation de BTS option gestion de PME. Ce diplôme est fortement exigé par les employeurs. Ainsi, vous maximisez vos chances pour faire la différence avec votre candidature.
