Comment faire une déclaration préalable à l’embauche pour un nouvel employé ?

En France, la vie d’une entreprise est jalonnée d’obligations administratives incontournables auxquelles il est indispensable de répondre sous peine de sanctions juridiques. De l’obtention d’un numéro de Siret à la comptabilité en passant par la gestion des ressources humaines ou la formation, tous les secteurs de l’entreprise sont concernés. Lors de l’embauche d’un salarié notamment, la société est tenue de déclarer ses intentions auprès de l’Urssaf par l’intermédiaire de la DPAE.

Faire une déclaration préalable à l’embauche pour un nouvel employé impose un calendrier précis et s’applique à l’ensemble des salariés, hormis quelques exceptions que nous détaillerons dans le corps de l’article. La DPAE doit contenir de multiples informations et oblige l’entreprise vis à vis de l’administration mais aussi du salarié concerné. Voici donc les règles à suivre en matière de rédaction et d’envoi de la déclaration préalable à l’embauche.

A qui s’adresser pour faire une déclaration préalable à l’embauche pour un nouvel employé ?

Le Cerfa de la dpae doit être obligatoirement adressé à l’Urssaf au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible d’embauche du nouveau salarié. Elle doit nécessairement être déposée dans la juridiction territoriale où l’entreprise a implanté son siège social. Aujourd’hui, la plupart des dépôts s’effectuent par voie électronique mais il est toujours possible de réaliser l’opération par voie postale si la dématérialisation n’est pas envisageable.

Pour vous aider à remplir et à adresser votre déclaration préalable à l’embauche pour un nouvel employé, il est possible de s’adresser à une agence spécialisée dans la comptabilité d’entreprise comme www.pagny-associes.com. Cette enseigne propose en outre de multiples services liés à l’activité des sociétés et accompagne ses clients dans des projets aussi divers que l’optimisation fiscale, la gestion des ressources humaines, la formation ou le pilotage d’une stratégie de développement.

Quels salariés sont concernés par la DPAE ?

La dpae ou déclaration préalable à l’embauche est un passage obligé pour les entreprises qui recrutent. Les dispositions législatives leur imposent de déclarer l’ensemble des embauches auprès de l’Urssaf, et ceci quelle que soit la nature ou la durée du contrat. Contrats à durée déterminées ou indéterminées, intérimaires, apprentis, pigistes ou intermittents, tous sont concernés par cette mesure. Seuls les stagiaires sont exemptés et n’ont pas besoin d’être déclarés.

Parmi les salariés, il existe tout de même quelques exceptions. Les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au Titre firmes étrangères (TFE) ou au chèque emploi associatif (CEA) sont exemptés car la dpae est automatiquement intégrée à ces dispositifs d’embauche. Veillez à bien remplir les formulaires dans le délai imparti car cette déclaration est nécessaire pour accomplir de nombreuses demandes comme, entre autres, l’immatriculation de l’employeur au régime générale de sécurité sociale ou l’affiliation du salarié au régime d’assurance chômage.

Quelles sont les informations à lister dans la déclaration préalable à l’embauche ?

Remplir la dpae peut être long et fastidieux mais est pourtant indispensable à l’ouverture de nombreux droits des salariés et entreprises. Il est donc recommandé de recourir aux services d’une agence spécialisé pour gagner en temps, en énergie et donc en ressources. Les informations à collecter et à lister sur la déclaration préalable à l’embauche pour un nouvel employé sont nombreuses. On y trouve notamment des informations relatives au statut de l’entreprise.

Dénomination sociale, code APE, adresse du déclarant, numéro du système d’identification au répertoire des entreprises mais aussi le service de santé au travail de l’employeur doivent impérativement y figurer, quel que soit son statut juridique. Par ailleurs, la déclaration doit comporter des renseignements précis permettant l’immatriculation d’un nouveau salarié. On y inscrit ainsi son état civil (nom, prénoms, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité Sociale) mais aussi les informations spécifiques à son embauche (date et heure de la prise de fonction) et à son contrat.

La DPAE, une obligation sous peine de sanctions

Faire une déclaration préalable à l’embauche d’un nouvel employé permet de se mettre en conformité avec la loi et donc de répondre aux éventuelles demandes des instances administratives le cas échéant. L’entreprise sera ainsi capable, en cas de contrôle, de produire l’accusé de réception de l’Urssaf, qui doit être conservé jusqu’à l’établissement de la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales), ou les pièces qui justifient qu’elle a entamé les démarches.

Par ailleurs, l’entreprise est tenue de fournir au futur salarié une copie de la dpae, ou de l’accusé de réception reçue en réponse, lors de son embauche. On considère que cette obligation est satisfaite à partir de l’instant où le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, sous condition qu’il mentionne l’organisme destinataire de la déclaration. En cas de défaut, l’entreprise pourra être sanctionnée d’une d’une amende de 4<sup<ème ou de 5<sup<ème classe, voire d’être sanctionnée au titre de travail dissimulé, s’il y a volonté manifeste de se soustraire à l’obligation de déclaration.