Comment mettre en place un serveur vocal pour votre entreprise ?

Dans notre société connectée, où la différence d’appréciation se fait bien souvent en fonction de la qualité de la relation client, il est impératif de pourvoir à une communication efficace. Permettre à vos clients de vous contacter en toutes circonstances, avec des temps d’attente raisonnables, induit une meilleure image de votre entreprise et la marque du sceau du professionnalisme, car la prise en considération de leurs requêtes est déterminante fidéliser les clients.

Mettre en place un serveur vocal pour votre entreprise vous permet ainsi d’offrir des réponses rapides et pertinentes aux sollicitations de vos clients. L’automatisation du procédé a largement évolué ces dernières années, notamment grâce à la progression des technologies numériques en général et celle du Cloud en particulier. Recourir à cet outil facilite le traitement des appels tout en vous permettant d’effectuer de belles économies d’échelle. Explications.

Pourquoi mettre en place un serveur vocal pour votre entreprise ?

Une bonne gestion des appels entrants est indispensable pour les entreprises qui s’attachent à répondre rapidement et de manière pertinente aux sollicitations de leurs clients. En quête d’aide, de services ou d’informations, le client en demande est bien souvent pressé et rarement satisfait d’être mis en attente pendant de trop longues minutes. Avec le serveur vocal interactif, vous optimisez la transmission des appels vers les services les plus à même de répondre aux demandes.

Avec les solutions connectées, vous pouvez directement configurer un serveur vocal dans le Cloud, ce qui vous permet d’automatiser le traitement et de réduire le coût de chaque appel entrant, tout en améliorant l’expérience client. Messages de bienvenue, saisies de codes, diffusion d’annonces ou encore enregistrement des appels, le serveur vocal permet non seulement d’améliorer la satisfaction de vos interlocuteurs mais elle permet aussi d’optimiser la formation de vos équipes.

Une arborescence personnalisée pour vos appels entrants

Une des particularités du serveur vocal interactif est de permettre la mise en place d’une arborescence personnalisée, qui facilite la qualification et la redistribution des appels entrants vers les services les plus à même de répondre à des demandes spécifiques. Grâce à l’insertion de menus DTMF, vous pouvez guider vos appelants et connaître précisément leurs souhaits afin de les aiguiller vers un interlocuteur compétent pour les prendre en charge.

L’arborescence est un outil modulable qui s’adapte à toutes les formes d’entreprise. Son objectif principal est de créer des parcours clients souples et réactifs en répondant aux exigences structurelles de votre entreprise. Elle peut ainsi être simple ou complexe et utilise divers procédés comme la reconnaissance vocale ou bien le langage naturel. Une fois configuré, elle agit comme un filtre qui traite, dirige et redistribue tous vos appels entrants, pour une gestion plus rationnelle et efficace du contact client.

La réduction des coûts de vos appels pour votre entreprise

Ainsi, un serveur vocal interactif dans le Cloud permet d’automatiser la qualification des appels, tout en prenant en charge leur redistribution au sein de l’organigramme vers le service le plus pertinent. Cet outil simple à mettre en place établit donc un routage client intelligent, paramétrable selon vos propres besoins, et générant de multiples statistiques à utiliser pour améliorer votre stratégie de relation client. Il est en outre intégrable à vos autres outils d’optimisation comme les webservices ou les API.

Grâce à ses caractéristiques, le serveur vocal interactif permet de libérer vos agents de centre d’appel des tâches les plus fastidieuses et les plus répétitives. Vous pouvez ainsi les affecter à d’autres activités, à plus haute valeur ajoutée, qui vous permettront de mobiliser vos ressources pour répondre de manière précise aux attentes de vos clients. Vous diminuerez ainsi le coût par appel entrant tout en développant votre image de marque auprès de vos clients et donc leur fidélisation !