Comment prévenir les impayés en BtoB ?

Comment prévenir et éviter le défaut client après le premier retard de paiement ? Votre facture est impayée depuis une semaine et vous contactez votre client par téléphone. S’il n’y a pas de litige commercial réel, cela signifie que vos clients ont des problèmes de trésorerie.

Neuf fois sur dix, il attend lui-même qu’un de ses clients vous paie. Après plusieurs rappels, vous avez enfin reçu votre paiement. De ce fait, comment prévenir les impayés clients ?

L’analyse du risque client, un préalable utile

En B2B, les entreprises ont différentes approches pour évaluer le risque client. Les données financières librement accessibles sur le web renseignent sur le chiffre d’affaires et le bilan annuel d’une entreprise. Un bon point de départ pour mesurer la solvabilité des clients.

Demander une copie de l’extrait K-bis renseigne sur le nombre d’actions, une bonne garantie de solvabilité, et la pérennité de l’entreprise (indicateur de la fiabilité du client). Armé de ces données, vous pouvez prédire le comportement de paiement de vos clients et prendre certaines mesures en ajustant vos termes et conditions :

• En spécifiant des délais de paiement plus longs ou plus courts ;
• En exigeant le paiement intégral des factures précédentes avant toute nouvelle commande ;
• Et en ajustant votre plan de relance, le nombre de relances, le contenu du message et le délai d’exécution.

En faisant cela, vous réduisez le risque de non-paiement

Attention : Malgré vos précautions, vous pourriez être surpris par le comportement de paiement des nouveaux clients. Difficultés financières particulières, restructuration au sein du groupe : une entreprise solvable peut devenir un mauvais payeur. C’est pourquoi vous devez combiner votre précédente analyse du risque client avec d’autres meilleures pratiques en aval.

Documents commerciaux : un outil pour prévenir les non-paiements

Les documents commerciaux sont indispensables pour prévenir les risques de non-paiement. Ils doivent d’abord jalonner la transaction pour honorer la promesse du client et éviter les litiges ultérieurs (bons de commande, bons de livraison).

La signature des CGV servira de cadre juridique pour prévoir certaines conditions commerciales dissuasives. Enfin, des factures valides réduiront les délais de paiement et augmenteront la crédibilité de l’entreprise.

Facturer immédiatement et débloquer avant l’échéance de la facture

Pour minimiser le risque de non-paiement, vous devez facturer immédiatement après la vente. Ensuite, rappelez votre client avant la date d’échéance de la facture pour vous assurer que rien ne bloque son paiement à la date d’échéance.

Vous pouvez également automatiser le processus de relance. À noter qu’en ce sens, différents services peuvent être mis en place, comme le SMS, l’email, le courrier papier. Par conséquent, vous disposerez de plusieurs canaux pour suivre vos factures impayées.

Remercier les clients d’avoir construit un cercle vertueux.

La dernière étape de la scène de suivi, remercier le client. Peu d’entreprises s’y conforment, et c’est pour cette raison qu’elle représente une réelle valeur ajoutée pour les créanciers. En remerciant les clients, vous pouvez mettre en avant la qualité de votre service client et entretenir une communication régulière et cordiale, notamment avec le service comptable peu habitué !

Un cercle vertueux s’instaure : il y a une bonne communication avec vos clients, ils s’habituent à votre processus de suivi, et finalement décident de payer leurs factures plus rapidement. Donc, à terme, vous misez sur une réduction des délais de paiement.

Contacter un expert

Si, malgré tous vos efforts, le dossier n’est toujours pas résolu, vous devez contacter un cabinet de recouvrement dans les plus brefs délais.

Les entreprises professionnelles interviennent toujours en toute neutralité et mettent leur expertise au service de votre collection. Confier votre collection à un expert présente plusieurs avantages :

• Vous pouvez vous concentrer sur vos clients et votre chiffre d’affaires.
• Vous pouvez libérer du personnel chargé du suivi des dossiers qui nécessitent des délais de traitement plus spécifiques et nécessairement plus longs.
• Vous optimisez les encaissements et obtenez des prévisions plus cohérentes.