Comment choisir son logiciel de facturation digitale : les critères incontournables

La facturation est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise. Cependant, cette tâche peut prendre beaucoup de temps, surtout si le personnel est limité. Votre entreprise peut traiter, recevoir et suivre les paiements plus rapidement en rationalisant votre flux de facturation. Mais pour ce faire, vous devez d’abord choisir le bon logiciel de facturation. Découvrez dans cet article les critères essentiels pour choisir votre logiciel de facturation digitale.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation digitale ?

Un logiciel de facturation digitale est un outil ou une solution logicielle qui automatise la création de factures pour les produits ou services que vous avez fournis ou rendus à vos clients. Cet outil permet d’assurer le recouvrement des paiements en temps voulu tout en évitant la saisie manuelle des données. Des logiciels de facturation conviviaux sont également disponibles pour les petites entreprises.

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Choisir le meilleur logiciel de facturation digitale : les critères essentiels

• Expédition et réception automatisées

Même si, à l’heure actuelle, la plupart des entreprises n’utilisent qu’une seule de ces deux fonctionnalités (généralement, celle de l’expédition), l’utilisation combinée des deux permettra d’obtenir le retour sur investissement souhaité et la rentabilité en général. Un système intégré qui permet la gestion complète de toutes les factures électroniques, qu’elles soient entrantes ou sortantes, peut accroître l’efficacité, réduire les dépenses et offrir une certaine extensibilité.

• Une prise en charge complète des normes

Vous ne devez pas forcer vos clients à changer leur mode de fonctionnement. Au contraire, vous devez choisir une solution qui prendra en charge les factures de vos clients (indépendamment des normes qu’ils utilisent – imprimées, électroniques, EDI/XML, PDF, etc.) et les convertira en factures électroniques avec un format de données spécifiquement structuré et lisible par machine, sans nécessiter aucune intervention humaine.

• Prise en charge de différentes devises et réglementations

Si votre entreprise opère dans des régions géographiques spécifiques ou coopère avec des fournisseurs internationaux, vous devrez vous assurer que vos factures sont conformes aux différentes lois fiscales et réglementaires de ces pays. Votre logiciel de facturation électronique doit apporter une solution pratique et simplifiée à ces problèmes, en garantissant automatiquement la conformité.

• Intégration avec les systèmes existants

L’intégration à un environnement ERP est un défi et certains systèmes de facturation électronique ne sont pas conçus pour des environnements complexes. Si vous souhaitez que votre logiciel s’intègre de manière transparente à des systèmes commerciaux spécifiques, vous devrez faire confiance à votre fournisseur pour relever ce défi.

• Archivage

De nombreuses raisons justifient le passage d’un système d’archivage de factures imprimées à un système électronique : moins d’espace et de ressources nécessaires au stockage des factures, une sécurité et une intégrité maximales des données, ainsi qu’un accès en ligne à toute facture dont vous pourriez avoir besoin. L’efficacité et la réduction significative des coûts sont des résultats immédiatement visibles.

Avec une solution de facturation électronique, vous pouvez stocker les documents appropriés pendant la durée nécessaire et les détruire lorsque cette période obligatoire est écoulée, tout en pouvant y accéder facilement afin de rationaliser vos processus et de faciliter les audits.

• Analytique

L’intelligence économique est devenue une nécessité, surtout lorsqu’il s’agit de prendre des décisions « intelligentes », ce qui affecte votre performance globale. Une solution de facturation électronique offrira à votre entreprise une analyse intégrée, vous fournissant des informations exploitables, complétées par des tableaux de bord graphiques pour l’analyse des tendances et d’autres fonctions importantes. En bref, il est important de choisir une solution de facturation électronique capable d’extraire des informations importantes de vos données.