Contrats fournisseurs : pourquoi adopter un outil de gestion ?
Garder en permanence une vue d’ensemble sur les contrats de partenariat est d’une importance capitale pour la bonne croissance d’une entreprise. Soumis à des suivis précis, toutes les équipes responsables doivent ainsi avoir à portée de main les informations, toute convention signée avec un fournisseur se doit d’être vérifiée constamment pour garantir son respect par les deux acteurs. Afin de réduire tous risques de pertes créant une irrégularité de suivi, il est ainsi urgent pour les entreprises de trouver une solution efficace pour manager au mieux les contrats fournisseurs. Les outils de gestion se présentent comme étant une solution parfaite pour maximiser le management des contrats avec les fournisseurs. Zoom sur cette pratique à multiple avantage.
En quoi consiste la dématérialisation de gestion de contrats ?
La méthode de gestion manuelle des conventions entre une entreprise et un fournisseur est à l’origine de plusieurs irrégularités importantes. Au-delà de la limitation de la connaissance des informations importantes, cette pratique oblige les professionnels à réaliser des tâches chronographes et répétitives. Le stockage de tous les contrats fournisseurs au sein d’un unique espace dédié exige en effet une vérification une à une de chaque convention pour détecter celui recherché. À l’origine d’une énorme perte de temps, la productivité de l’entreprise est aussi victime d’un ralentissement extrême.
En choisissant de miser sur la dématérialisation pour la gestion de tous contrats de collaboration, les entreprises jouiront d’une plateforme unique qui répertorie l’ensemble des conventions. Fluidifiant les échanges, le processus d’approbation, mais aussi la signature entre les deux parties, cette solution va jusqu’à permettre une évaluation simplifiée des risques juridiques et financiers d’un contrat.
Les avantages de l’usage d’un outil de gestion contrat
En misant sur l’adoption d’un outil unique comme leeway pour une gestion efficace des conventions, une entreprise pourra profiter de plusieurs avantages non négligeables à savoir :
- Atteinte plus facile des objectifs de performance : avec des informations nettement plus accessibles, le suivi des conventions ne sera que meilleur. L’équipe achat, financières et juridiques pourront ainsi gagner un temps précieux dans le suivi des contrats ce qui aboutira à une meilleure productivité. Que ce soit pour la rédaction de la convention, la vérification du respect des termes du contrat ou même la signature, le procédé se voit plus aisé.
- Réduction importante des coûts de gestion : contrairement aux idées reçues, l’usage d’un outil performant pour le management des documents de collaboration est moins coûteux que la gestion manuelle. La faculté de pouvoir comparer les différents prix pratiqués par les fournisseurs pour un même service ou produit permet de faire des économies importantes. De même, le gain de temps perçu au traitement manuel des contrats assure une réduction des dépenses liées au processus. Par ailleurs, la solution technologique donne droit à l’anticipation des coûts liés aux échéances. L’outil est en effet muni d’une interface qui met en exergue l’ensemble des caractéristiques de chaque contrat permettant ainsi de prévoir efficacement tous les éléments susceptibles de créer des dépenses pouvant être évitées.
- Analyse facile de la performance des fournisseurs : pour garantir la bonne croissance d’une entreprise, ces collaborateurs devront être ultra-performants. La mise en place d’un outil de gestion des contrats permet d’avoir une vue sur les divers éléments au sujet d’un partenariat (délai, montant, engagement, résiliation, etc.). La mise en exergue de ces éléments permet d’avoir une idée précise de la performance de chaque fournisseur.
