La réglementation des logiciels de caisse pour un commerce
Dans le cadre de la Loi Finances pour 2018, l’État a mis en place une réglementation renforcée pour le contrôle des logiciels de caisse. Le ministère de Bercy s’est en effet élevé contre la fraude fiscale en France, une orientation potentiellement rémunératrice car facilitée par l’inadaptation du matériel de collecte de données sur les ventes, et a donc imposé de nouveaux logiciels pour s’attaquer aux contrevenants. Les commerçants concernés avaient en théorie jusqu’en janvier 2018 pour se mettre en conformité. Tous n’ont pourtant pas effectué la transition.
Pour régulariser sa situation, il faut en effet se doter d’un nouveau matériel, qui réponde aux nouvelles exigences formulées par les autorités compétentes. Pour certains, une simple mise à jour du logiciel sera suffisante tandis que pour d’autres, notamment ceux qui disposent d’un matériel ancien, il faudra peut-être s’équiper d’un nouveau logiciel, voire d’une nouvelle caisse enregistreuse. Un investissement important qu’il convient de bien adapter aux exigences de la nouvelle réglementation des logiciels de caisse pour un commerce. Explications.
Les nouvelles normes en matière de logiciels de caisse
Pour répondre aux attentes du ministère chargé de l’application des directives, les commerçants concernés doivent de se doter d’un nouveau matériel, si celui-ci ne répond pas l’ensemble des quatre grands principes directeurs qui construisent la nouvelle réglementation des logiciels de caisse. Le premier principe est l’inaltérabilité, qui signifie que le logiciel de caisse puisse enregistrer toutes les données relatives au règlement sans que celles-ci puissent être altérées par la suite, au cours de manipulations tardives.
Le deuxième concerne la sécurisation des données. Le logiciel se doit d’être en mesure de sécuriser les données d’origine mais aussi les modifications ultérieures éventuelles ainsi que les pièces justificatives qui leur seront associées. Le logiciel doit également être capable de conserver les données, en les enregistrant pour une période spécifique, et de clôturer l’exercice. Enfin, le matériel doit permettre l’archivage sécurisé et inviolable des données. Il doit donc être muni de ressorts techniques permettant la conservation figée de données datées tout en garantissant l’intégrité des informations emmagasinées par le dispositif.
Qui est concerné par la nouvelle réglementation des logiciels de caisse ?
La Loi de Finances 2018 n’impose pas aux commerçants d’utiliser un logiciel de caisse ou une caisse enregistreuse. Cette nouvelle directive ne s’applique donc qu’aux professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent le paiement de leurs clients via ce type de matériel. Ceci s’applique à tous les secteurs d’activité, aussi bien au e-commerce qu’aux établissements physiques. Pour certains, une simple mise à jour du logiciel sera suffisante, mais ce sera toujours au commerçant de demander le certificat de conformité à son fournisseur.
Pour ceux qui utilisent un logiciel multitâche, comme fastmag, il est important de noter que seule la fonction logiciel de caisse / caisse enregistreuse devra être certifiée. Sachez également que vous serez concernés par l’obligation de certification si vous usez d’un système de logiciel en ligne et que si vous disposez d’appareils équipés de logiciels de caisse interconnectés, il vous faudra les faire certifier séparément. Enfin, sachez que la nouvelle réglementation des logiciels de caisse ne s’applique pas dans plusieurs cas, que vous retrouverez ici.
Comment savoir si mon logiciel de caisse est conforme à la législation ?
Pour être sûr d’être en conformité avec la réglementation des logiciels de caisse actualisée, il sera indispensable de contacter son fournisseur ou son éditeur de caisse et de lui demander la délivrance d’une attestation de conformité individuelle ou bien d’un certificat d’homologation, dûment rempli par un organisme tiers accrédité. Cette démarche est essentielle, d’autant que, pour rappel, c’est au commerçant propriétaire de la caisse enregistreuse ou du logiciel de caisse de faire preuve de sa bonne volonté de se mettre en conformité. Sachez que l’amende est fixée à 7500 pour toute infraction constatée.
Si vous doutez de votre situation, vous pouvez dans un premier temps estimer la conformité de votre matériel. Pour cela, essayez de réaliser un certain nombre d’actions, désormais hors la loi et sujettes à surveillance, comme un abandon de saisie de vente, la suppression d’une ligne d’un ticket en cours de saisie, la datation décalée d’une opération en cours, l’annulation de tout ou partie d’un ticket encaissé ou encore la modification de ses données. Si vous le pouvez, contactez votre fournisseur et mettez-vous rapidement en conformité !
