Fournitures de bureau : 3 façons de faire des économies
Les fournitures de bureau représentent souvent un budget conséquent pour une entreprise. En France, on estime ce marché à environ 5 milliards d’euros. Chaque année, cela représente une dépense moyenne de 215 euros par employé. Pour plus d’informations à ce sujet, vous pouvez consulter la page dédiée au marché des fournitures de bureau sur le site de l’UCANSS. Que vous travailliez dans une PME ou une structure plus grande, vous avez tout intérêt à faire quelques ajustements pour réduire ce poste de dépenses. Voici donc 3 façons de faire des économies au niveau des fournitures de bureau.
Zéro papier (ou presque)
Vous le savez certainement: le papier est le consommable de bureau le plus utilisé. Encore trop de personnes impriment une multitude de documents sans en avoir réellement besoin. Résultat: l’entreprise dépense une fortune en papier et en encre, tout en produisant beaucoup de déchets. Sans oublier l’entretien et le remplacement de l’imprimante, qui sont fatalement plus fréquents.
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Encouragez donc le zéro papier, notamment via des campagnes de sensibilisation. Réduction des impressions, priorité au noir & blanc, recto-verso uniquement, réutilisation de feuilles partiellement usagées… Vous pouvez mettre en place beaucoup d’actions économiques et écologiques !
Dans la même idée, lorsque vous utilisez l’imprimante à usage professionnel de votre entreprise, évaluez bien vos besoins. N’imprimez que si c’est nécessaire, et de préférence en divisant une étiquette en deux. De cette façon, vous consommerez moins d’encre et moins d’étiquettes vierges. C’est une excellente façon d’optimiser votre impression d’étiquettes autocollantes, pour permettre à votre société de faire des économies.
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Néanmoins, veillez à ce que vos économies ne mettent pas en danger les protocoles de sécurité de votre entreprise. Dans certains domaines, comme le domaine de l’industrie, ou encore des laboratoires, l’utilisation des étiquettes est une question de sécurité. Pour ces étiquettes qui doivent supporter des conditions extrêmes, mieux vaut utiliser une imprimante d’étiquettes adaptée.
Commandes de grandes quantités
Ensuite, vous ferez également des économies en passant des commandes en gros. En effet, la plupart des fournisseurs de matériel de bureau proposent des prix dégressifs selon les quantités. Ainsi, si vous commandez un grand volume de fournitures, vous profiterez certainement de tarifs plus avantageux.
En pratique, voici 2 conseils:
- Avant de passer une commande groupée, faites l’inventaire de toutes vos fournitures. Puis demandez à vos employés de lister leurs besoins. De cette façon, vous éviterez les demandes individuelles, qui entraînent des commandes à l’unité (et donc plus coûteuses). C’est aussi une bonne façon de responsabiliser vos collaborateurs quant à la gestion de leur matériel.
- Lorsque vous commandez des fournitures de bureau, achetez une quantité légèrement supérieure à vos besoins. Vous bénéficierez alors d’une réduction plus importante, tout en constituant un stock qui sera pratique à l’avenir. Par exemple, commandez un lot de 200 stylos au lieu des 110 dont vous avez besoin actuellement. Ils vous seront toujours utiles dans le futur.
Matériel d’occasion
En ce qui concerne le matériel plus coûteux, vous pouvez également considérer le marché de l’occasion. En effet, de nombreuses entreprises renouvellent leur mobilier après seulement quelques années (bureaux, chaises, caissons, armoires…). L’amortissement étant terminé, elles le vendent alors à des prix très avantageux. Profitez-en !
Jetez aussi un œil aux équipements informatiques de seconde main, mais parfaitement opérationnels. Vous pourriez faire de très bonnes affaires.
Un dernier conseil
Pour terminer, nous vous conseillons vivement de demander des devis à plusieurs fournisseurs. Prenez le temps de comparer différentes offres pour choisir la plus intéressante en fonction de vos besoins spécifiques.
