Comment la technologie participe-t-elle à améliorer la productivité en entreprise ?

Nous vivons maintenant à l’ère de la quatrième révolution industrielle. Cela peut constituer un carrefour important pour les entreprises. De nos jours, les entreprises doivent choisir d’embrasser et d’intégrer les avancées technologiques ou de continuer avec les anciennes méthodes et risquent de rester à l’écart. Les technologies plus récentes et une numérisation complète de l’espace de travail peuvent entraîner l’amélioration de la productivité de l’entreprise en mettant en œuvre des solutions rapides et efficaces pour toute une série de défis auxquels une entreprise peut être confrontée. Les entreprises qui adoptent l’innovation numérique réduisent également la consommation d’énergie en offrant une pause environnementale indispensable tout en rationalisant et en améliorant les processus de production, de connectivité, d’organisation, ainsi que les conditions de travail des employés des entreprises 4.0 à travers le monde.

Cet article examine six approches différentes pour améliorer l’efficacité tout en évitant les pertes de productivité typiques des environnements de travail technologiquement désorganisés.

Investir dans la technologie intuitive

Les nouvelles technologies, du cloud computing aux systèmes IoT, ont un effet considérable sur la façon dont les gens utilisent Internet pour travailler. De tels outils hautement intuitifs ont un effet direct sur l’amélioration de la productivité au travail.

Le préfixe « smart » est devenu un terme universel pour la nouvelle vague de technologie des années 2010. De nos jours, presque tout le monde connaît le terme (« smart-phone », « smart-car » « smart-house » etc.). Cependant, pour certains, le terme est associé à la complexité. Par conséquent, l’objectif principal de toute prétendue solution « smart » est une garantie de convivialité, d’intuitivité et d’automatisation.

L’automatisation fait partie intégrante de la simplification même des tâches de base dans l’espace de travail. Une fois que n’importe quel appareil ou logiciel a été efficacement paramétré, il libère l’utilisateur de certaines activités fastidieuses comme celle d’avoir à insérer ces préférences à chaque accès ou utilisation. Après la configuration initiale, les utilisateurs peuvent facilement rationaliser la numérisation, le développement et le stockage des documents.

Applications d’affaires, travail à distance et apprentissage en ligne

Il existe plusieurs applications commerciales qui peuvent être liées de manière transparente aux serveurs de l’entreprise, ce qui rend les documents de travail et les mémos accessibles même à domicile. Les postes de travail à distance sont en augmentation, réduisant ou éliminant les trajets perdus, tout en offrant aux employés d’énormes avantages en optimisant les tâches quotidiennes dans le confort de leur foyer. Les entreprises bénéficient également de la réduction des coûts de location et de déplacement tout en atteignant des niveaux de productivité plus élevés.

Les outils d’apprentissage en ligne se répandent également. Tout nouvel employé peut recevoir une formation professionnelle immédiate à partir d’un certain nombre de plateformes d’apprentissage en ligne normalement subdivisées en deux groupes :

1. Propriétaire : plates-formes qui présentent généralement l’inconvénient de ne pas être personnalisables.
2. Open Source : plates-formes modulaires qui sont constamment mises à jour par des communautés de développeurs et qui sont entièrement personnalisables en fonction des besoins spécifiques.

Améliorer la communication, l’organisation et la portabilité

L’intégration d’outils de collaboration communicative offre aux entreprises une meilleure connectivité entre les employés. Avec une pléthore d’applications gratuites telles que les suites cloud de Google pour partager des documents et des informations avec des travailleurs distants et hors site. Google Hangouts, Slack, Cisco Park et Workzone ne sont que quelques-unes des nombreuses plates-formes propriétaires basées sur le cloud utilisées pour communiquer efficacement entre collègues, dont beaucoup offrent une sécurité de premier ordre pour les messages et données sensibles de l’entreprise. Ce logiciel permet également une polyvalence incroyable avec laquelle les emails simples ne peuvent rivaliser. Les discussions commerciales les plus vitales sont plus accessibles, il y a des espaces dédiés à différents sujets de travail au lieu d’une seule boîte de réception surchargée et de nombreuses autres fonctionnalités conçues pour simplifier la communication et réduire les barrières physiques entre les employés.

Le logiciel de suivi du temps basé sur le cloud est également incroyablement utile lorsqu’il s’agit de gérer et de surveiller les heures des employés, le kilométrage, les dépenses et d’autres facteurs logistiques. Les informations vitales de l’entreprise peuvent être stockées et accessibles aux superviseurs, aux employés et même aux clients. Cela est également lié à l’accessibilité, en particulier en ce qui concerne les travailleurs à distance et les clients. La mise à jour des appareils mobiles et des logiciels de communication est essentielle pour tenir toutes les parties bien informées. Un appel téléphonique manqué ou un email sans réponse peut dégrader ou même ruiner un accord commercial potentiel. UC (Unified Communications) pour les entreprises devient un pilier dans les entreprises modernes avec des plateformes qui intègrent les appels, le chat, la vidéoconférence, la convergence fixe-mobile (email, messagerie vocale, fax), le partage de données et d’autres fonctionnalités mobiles.

Meilleurs systèmes de courrier, de facturation et d’archive

Les archives sont d’une importance fondamentale pour une entreprise, par conséquent, un système d’archivage peut soit simplifier les activités, soit générer des problèmes (en particulier lors de l’utilisation de versions dépassées ou obsolètes).

Des pratiques de facturation électronique et d’email mieux organisées peuvent également aider à réduire non seulement le gaspillage de papier et d’encre, mais aussi l’empreinte carbone causée par les e-mails eux-mêmes (l’utilisation de huit e-mails en watts entraîne la même pollution qu’une voiture roulant sur 1 km).

Intégration de l’e-procurement

L’e-procurement (ou approvisionnement électronique) est le processus de gestion des achats de biens et services pour les entreprises via des plateformes numériques. L’approvisionnement électronique réduit les coûts du service des achats et de la logistique et améliore la productivité du personnel grâce à une convivialité améliorée et simplifiée et une sécurité supérieure pour les transactions B2B. De plus, les informations sur les transactions peuvent être facilement traitées en interne ou dans le cloud, ce qui les rend accessibles aux employés via plusieurs canaux via Internet.

Une multitude de fournisseurs différents peuvent être recherchés, évalués et finalement sélectionnés par le service d’achat en ligne, ce qui garantit un service logistique efficacement rationalisé. Le prix des marchandises, des services, des matières premières et même du personnel peut être négocié avec chaque fournisseur pour offrir les meilleurs tarifs possibles à l’entreprise. Cela signifie que les collaborateurs d’une entreprise n’ont pas à investir temps et argent à la recherche de produits ou de fournisseurs spécifiques. La sécurité des transactions est également considérablement améliorée, car toutes les plateformes d’e-procurement légitimes fonctionnent selon une norme stricte qui garantit également la récupération et la maintenance des données. Toutes les activités liées aux achats et aux ventes effectuées par l’acheteur et le fournisseur peuvent être vérifiées et suivies, garantissant une transparence totale aux deux extrémités.

La technologie et la numérisation changent notre façon de faire des affaires, être dans la boucle ou même en avance sur la courbe est non seulement recommandé mais vital pour le succès continu. Non seulement cela, mais les avantages dans la satisfaction des employés et des clients et les effets positifs sur l’environnement (la numérisation réduit le gaspillage de fabrication et les coûts de transport) sont trop nombreux pour être ignorés.