3 erreurs à éviter lors de la recherche et location d’une salle de séminaire

Lorsque l’on doit organiser un séminaire, passer par la location d’une salle peut s’avérer extrêmement judicieux. En effet, cela permet de bénéficier d’un espace parfaitement adapté aux besoins du moment, sans avoir à investir dans des infrastructures permanentes. On s’épargne également la gestion de l’organisation logistique et matérielle de l’événement, puisque le prestataire s’occupe de tout. Pour autant, il existe 3 erreurs à éviter lors de la recherche et de la location d’une salle de séminaire. Sous peine de gâcher le moment et de ternir l’image de votre entreprise.

Une erreur classique : omettre de définir précisément ses besoins lors de la recherche d’une salle

Avant de commencer votre recherche pour la location d’une salle de séminaire, prenez le temps de bien réfléchir à vos besoins : nombre de participants, configuration souhaitée ou équipements multimédias disponibles, rien ne doit être laissé au hasard. Cela vous permettra de cibler les salles correspondant à votre cahier des charges. Faute de quoi, vous risquez de vous retrouver dans un lieu inadapté ! Aussi, rappelez-vous cette devise : qui ne demande rien n’a rien.

En effet, il existe des sites spécialisés chargés de mettre en relation les prestataires avec les entreprises en recherche de lieu. Sur une plateforme telle qu’Aleou, vous pouvez trouver la salle de séminaire qui vous convient parfaitement. Pour cela, il vous est offert de renseigner un nombre impressionnant de critères, du standing attendu au nombre de couverts en passant par la localisation géographique. L’interface se charge d’opérer un tri efficace dans une large base de données, afin que vous puissiez dénicher rapidement le prestataire dont vous avez besoin.

Ne cédez pas à la facilité : ne vous contentez pas du premier devis reçu !

Lors de la recherche et de la location d’une salle de séminaire, trop d’entreprises cèdent également à la facilité. Sous prétexte de gagner du temps, elles vont donc accepter le premier devis qui paraît correspondre à leurs attentes. Là encore, il s’agit d’une grosse erreur ! Au contraire, prenez le temps de comparer plusieurs devis, car les prix sont susceptibles de beaucoup varier d’un prestataire à l’autre, pour des services relativement équivalents.

D’autre part, le prix le plus bas ne correspond pas toujours au meilleur choix de devis. C’est aussi pour cette raison que le recours aux diverses plateformes dont nous avons parlé a tout de la bonne idée. Après avoir regroupé quelques noms de lieux qui semblent vous convenir, vous pourrez utiliser l’interface pour accéder rapidement aux devis proposés. Il ne vous reste plus qu’à les comparer afin de prendre la décision idoine.

Louer une salle de séminaire sans avoir la moindre idée de ce à quoi ressemblent les lieux

Enfin, il est indispensable de posséder une bonne vision d’ensemble des lieux avant de signer un contrat de location d’une salle de séminaire. Pour ce faire, l’idéal reste de visiter l’espace. De cette manière, vous pourrez vous assurer qu’il correspond bien à vos attentes et qu’il est conforme aux informations contenues dans le devis. Cela vous permettra également de repérer et de corriger les éventuels problèmes concernant l’acoustique, l’éclairage ou le chauffage.

Cependant, il n’est pas toujours possible de se permettre un tel luxe logistique. C’est pourquoi les intermédiaires les plus tendances de l’industrie de l’événementiel se proposent toujours de vous communiquer de nombreux visuels des salles de séminaires mises à disposition par leurs prestataires. Faute de pouvoir vous rendre sur les lieux, vous aurez néanmoins une idée très précise des espaces que vous vous engagez à réserver. Rien de mieux pour éviter les mauvaises surprises !