Gestion de stock avec Excel : quelles données pour gérer votre inventaire

La gestion de stock est un élément crucial pour le bon fonctionnement d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Excel est un outil puissant et polyvalent qui facilite la gestion de vos stocks. Dans cet article, nous vous présenterons en détails les données à prendre en compte pour optimiser la gestion de votre inventaire avec Excel. Vous découvrirez les éléments clés à intégrer dans votre tableau de bord pour une gestion de stock efficace et dynamique.

Les données de base à intégrer dans votre tableau de bord

Pour démarrer, il est essentiel d’intégrer certaines données de base concernant vos produits, qui vous permettront de suivre et contrôler votre inventaire de manière efficace.

Références et descriptions des produits

Chaque produit doit être identifié de manière unique à travers un code produit ou une référence. Cette identification permettra de distinguer les différents articles et facilitera la recherche d’informations spécifiques. Il est également recommandé d’ajouter une description pour chaque produit, ainsi que des informations relatives aux catégories, marques ou fournisseurs.

Stock initial, entrées et sorties

Pour chaque produit, il faudra renseigner le stock initial ainsi que les entrées et sorties de stock. Les entrées correspondent aux réceptions de marchandises, tandis que les sorties englobent les ventes, les retours ou les pertes. Il est crucial de mettre à jour ces données régulièrement pour assurer une gestion de stock précise et à jour.

Stock actuel et seuil d’alerte

Le stock actuel est obtenu en soustrayant les sorties du stock initial et en ajoutant les entrées. Ce chiffre vous permettra de suivre la disponibilité de vos produits. De plus, il est important de définir un seuil d’alerte pour chaque produit afin d’être informé lorsqu’il est nécessaire de passer commande auprès de vos fournisseurs.

Les indicateurs clés pour optimiser la gestion de stock

Outre les données de base, il est important d’intégrer des indicateurs clés pour suivre et améliorer la performance de votre gestion de stock.

Taux de rotation des stocks

Le taux de rotation des stocks est un indicateur qui mesure la rapidité avec laquelle vos produits sont vendus et remplacés. Un taux de rotation élevé indique une bonne performance, tandis qu’un taux faible peut signaler un excédent de stock ou des problèmes de vente. Pour calculer ce taux, divisez le coût des marchandises vendues par la moyenne de votre stock sur une période donnée.

Délai de réapprovisionnement

Le délai de réapprovisionnement correspond au temps nécessaire pour recevoir de nouveaux produits après avoir passé commande auprès de vos fournisseurs. Il est primordial de prendre en compte ce délai pour éviter les ruptures de stock et satisfaire vos clients.

Coût de stockage et coût des ruptures

Le coût de stockage regroupe l’ensemble des dépenses liées à la conservation de votre inventaire, telles que les frais de location d’entrepôts, les coûts de personnel ou les assurances. De plus, il est important de considérer le coût des ruptures de stock, qui englobe la perte de ventes, les pénalités et les conséquences sur la satisfaction de vos clients.

Les fonctionnalités avancées d’Excel pour gérer votre inventaire

Excel offre de nombreuses fonctionnalités avancées pour simplifier et automatiser la gestion de votre inventaire.

Formules et fonctions Excel

Les formules et fonctions Excel permettent d’automatiser les calculs et les mises à jour de votre tableau de bord. Par exemple, la fonction SOMME() vous aidera à calculer le stock actuel en additionnant les entrées et en soustrayant les sorties.

Mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle est une fonctionnalité qui permet de mettre en évidence certaines données en fonction de critères spécifiques. Par exemple, vous pouvez utiliser cette fonction pour afficher les produits dont le stock actuel est inférieur au seuil d’alerte en rouge.

Trier et filtrer les données

Les fonctions de tri et de filtrage vous permettent d’organiser et d’analyser votre inventaire de manière plus efficace. Vous pouvez ainsi trier vos produits par catégorie, par fournisseur ou par date d’entrée en stock, et filtrer les données pour afficher uniquement les produits en rupture de stock ou ceux dont le taux de rotation est faible.

Conclusion : gérer votre inventaire avec Excel

En résumé, la gestion de stock avec Excel repose sur l’intégration des données de base et des indicateurs clés de performance, ainsi que sur l’exploitation des fonctionnalités avancées de ce logiciel. En adoptant ces bonnes pratiques, vous optimiserez la gestion de votre inventaire, réduirez les coûts et améliorerez la satisfaction de vos clients. N’oubliez pas de mettre à jour régulièrement vos données pour assurer une gestion de stock précise et dynamique.

… Pourquoi gérer son stock avec Excel ?

Pour gérer votre entreprise, vous devez faire attention à vos stocks. En effet, il est toujours important d’avoir suffisamment de stocks pour satisfaire vos clients. Pour que cette gestion soit efficace, vous pouvez tout à fait utiliser ce modèle gratuit ou certains templates prévus à cet effet. Si vous ne savez pas vraiment comment cela fonctionne et que vous souhaitez une solution clé en main, télécharger un modèle gratuit est de loin la solution que vous devez privilégier. 

Dans un premier temps, vous devez entrer l’ensemble de vos produits dans le fichier et en rajouter un quand vous entrez une nouvelle référence. En ayant une idée de vos stocks, vous pourrez alors optimiser les commandes passées aux fournisseurs et préserver votre trésorerie. En plus de cela, les modèles Excel vont vous aider à analyser vos données pour maîtriser au mieux votre inventaire et savoir ce que vous disposez en stock. Avec ce type de modèle, vous pourrez aussi de votre côté avoir une meilleure relation avec vos fournisseurs et suivre au plus près vos échanges avec eux. 

Vous pouvez utiliser des modèles Excel pour sa facilité d’utilisation, sa flexibilité ou encore le coût. Désormais, vous savez pourquoi gérer vos stocks avec cet outil bureautique.