B2B Infos

Main Menu

  • > Accueil
  • > A propos de B2B Infos
  • > Tous les articles
  • > Proposez un article
logo
  • > Accueil
  • > A propos de B2B Infos
  • > Tous les articles
  • > Proposez un article
  • Accord de non divulgation : qu’est-ce que c’est ?

  • Opportunités d’investissement et création d’entreprise au Monténégro : un eldorado pour les entrepreneurs

  • Décret tertiaire : qui est concerné et quelles sont les implications pour les entreprises ?

  • Comment le 4-Corner Model Peppol simplifie les transactions interentreprises

  • Comment faire un bilan de compétences pour booster votre carrière

Informatique, high tech et logiciel
Home›Informatique, high tech et logiciel›Comment signer un document reçu par mail et le renvoyer ?

Comment signer un document reçu par mail et le renvoyer ?

Ecrit par Barbara de Bauchamp
17 juillet 2023
4628
0
Partagez :
signer document

Dans un monde professionnel de plus en plus digitalisé, il est fréquent de recevoir des documents par mail nécessitant une signature. Pour gagner du temps et faciliter les échanges, il est essentiel de maîtriser les méthodes pour signer électroniquement et renvoyer ces documents. Dans cet article, nous vous expliquons comment signer un document reçu par mail et le renvoyer en suivant les meilleures pratiques, en toute sécurité et de manière légale.

Sommaire de l'article masquer
Choisir la méthode de signature électronique
Utiliser les outils adaptés pour signer électroniquement
Suivre les étapes pour signer et renvoyer le document

Choisir la méthode de signature électronique

Lorsque vous recevez un document par mail nécessitant votre signature, la première étape est de choisir la méthode de signature électronique qui convient le mieux à vos besoins et à ceux de vos interlocuteurs.

Signature électronique basique

La signature électronique basique consiste à apposer une image préalablement scannée de votre signature manuscrite. Elle est simple à mettre en place et peut être suffisante pour des documents internes à l’entreprise ou pour des échanges informels. Cependant, elle ne présente pas les garanties suffisantes pour des documents officiels ou des contrats.

Signature électronique avancée

La signature électronique avancée permet d’assurer l’authenticité de l’auteur et l’intégrité du document signé. Elle repose sur un certificat numérique délivré par un tiers de confiance, appelé Prestataire de Services de Certification Électronique (PSCE). Cette signature offre un niveau de sécurité et de reconnaissance juridique plus élevé que la signature basique.

Signature électronique qualifiée

La signature électronique qualifiée est la plus sécurisée et représente l’équivalent de la signature manuscrite. Elle nécessite l’utilisation d’un dispositif sécurisé de création de signature électronique (DSSCE) et d’un certificat numérique qualifié. Elle est recommandée pour les documents à enjeux importants, tels que les contrats commerciaux ou les actes notariés.

signer mail

Utiliser les outils adaptés pour signer électroniquement

Une fois la méthode de signature électronique choisie, il vous faut sélectionner les outils adaptés pour accomplir cette tâche.

Outils intégrés aux clients de messagerie

Certains clients de messagerie, tels que Microsoft Outlook ou Gmail, proposent des fonctionnalités intégrées pour signer des documents directement depuis l’interface de votre boîte mail. Ces outils conviennent généralement pour la signature électronique basique et peuvent être utiles pour gagner du temps.

Services en ligne dédiés

De nombreux services en ligne permettent de signer électroniquement des documents et d’assurer leur traçabilité. Parmi les plus connus, on peut citer DocuSign, Adobe Sign ou encore HelloSign. Ces services offrent des fonctionnalités avancées pour la signature électronique avancée ou qualifiée et permettent de gérer facilement le processus de signature entre plusieurs parties.

A lire aussi :   Les domaines d’application de l’intelligence artificielle

Logiciels de bureautique

Des logiciels de bureautique, comme Microsoft Word ou Adobe Acrobat, permettent également de signer électroniquement des documents. Ils offrent des options de signature basique, avancée ou qualifiée, en fonction de la méthode choisie et des certificats numériques associés.

Suivre les étapes pour signer et renvoyer le document

Une fois la méthode et les outils sélectionnés, suivez les étapes ci-dessous pour signer électroniquement le document reçu par mail et le renvoyer à votre interlocuteur.

  1. Téléchargez le document joint à l’email sur votre ordinateur ou votre périphérique mobile.
  2. Ouvrez le document avec l’outil de signature électronique de votre choix.
  3. Appliquez votre signature électronique, en respectant les consignes de sécurité et de confidentialité associées à la méthode choisie.
  4. Enregistrez le document signé, en veillant à conserver son format d’origine et à ne pas modifier son contenu.
  5. Renvoyez le document signé à votre interlocuteur, en répondant directement à l’email reçu ou en créant un nouvel email si nécessaire.
  6. Assurez-vous de conserver une copie du document signé pour votre propre usage et pour répondre à d’éventuelles exigences légales ou réglementaires.

Signer un document reçu par mail et le renvoyer efficacement nécessite de choisir la méthode de signature électronique adaptée, de sélectionner les outils appropriés et de suivre les étapes pour appliquer votre signature en toute sécurité. En maîtrisant ces techniques, vous faciliterez les échanges professionnels et gagnerez du temps dans la gestion de vos documents. N’oubliez pas de rester attentif aux évolutions technologiques et réglementaires pour adapter vos pratiques en matière de signature électronique.

0
Partagez
  • 0
  • +
  • 0
  • 0

Articles liés Du même auteur

  • solution progicielle BTP
    Informatique, high tech et logiciel

    Les avantages clés d’une solution progicielle pour une gestion intégrée dans le BTP

    13 juin 2024
    Ecrit par Emmanuel Perettes
  • Informatique, high tech et logiciel

    Comment les reseaux prives 4G/5G sont indispensables a bien des secteurs professionnels

    23 mai 2023
    Ecrit par Joaquim Thélinaus
  • plateforme email
    Informatique, high tech et logiciel

    Découvrez Klaviyo, un outil puissant pour l’email marketing

    21 novembre 2023
    Ecrit par Benoit Brodelau
  • activation certicode
    Informatique, high tech et logiciel

    Comment activer Certicode Plus de La Banque Postale ?

    9 juin 2023
    Ecrit par Benoit Brodelau
  • calendrier excel
    Informatique, high tech et logiciel

    Calendrier Excel : comment en faire un pour planifier votre année

    23 mai 2023
    Ecrit par Benoit Brodelau
  • partage photos ehpad
    Informatique, high tech et logiciel

    Un service de partage photos privé pour EHPAD

    3 avril 2022
    Ecrit par Clémence Régis-Fontaine

Laissez un commentaire Annuler la réponse

Vous aimerez aussi :

  • logiciel rh
    Emploi et ressources humaines

    Progressez grâce à un logiciel de gestion des talents

  • droit du travail
    Droit, loi et professions juridiques

    Quand et pourquoi doit-on faire appel à un avocat en droit du travail ?

  • vendeuse-utilisant-une-tablette
    E-commerce électronique et commerce

    Choisir une tablette numérique Huawei pour équiper ses vendeurs

A propos de B2B Infos

2B, pour deux secteurs ! B2B Infos est en effet un web magazine ouvert aux collaborations dédié aux entreprises du BtoC et du BtoB qui va vous permettre de lire, avec l'aide d'une équipe d’experts, des articles informatifs sur les divers secteurs professionels.

Vous pourrez donc, grâce à celui-ci, vous informer sur tous les secteurs pro que cela soit sur la biotech, le e-commerce et le commerce classique, le tourisme sans oublier les services aux collectivités et entreprises ou bien la construction de maison et le BTP.

SUIVEZ NOUS

TOUTES LES RUBRIQUES :

  • Aéronautique, aérospatial et défense
  • Alimentation, cuisine et gastronomie
  • Arts, culture et divertissements
  • Assurance et mutuelles
  • Beauté, cosmétique et coiffure
  • Biologie, biotech, chimie et pharmacie
  • Construction, travaux et bricolage
  • Création de site web, développement internet
  • Création et gestion d'entreprise
  • Décoration et aménagement de l'intérieur
  • Déménagement et stockage
  • Droit, loi et professions juridiques
  • E-commerce électronique et commerce
  • Emploi et ressources humaines
  • Energies et matières premières
  • Enseignement, éducation et formation
  • Environnement, nature et agriculture
  • Evénementiel, salons, et séminaires
  • Finance, gestion et comptabilité
  • Immobilier, achat, vente et locatif
  • Informatique, high tech et logiciel
  • Jardin, extérieurs et piscine
  • Management et stratégie d'entreprise
  • Marketing, stratégie de commercialisation
  • Nettoyage, désinfection et entretient
  • Produits et services des industries
  • Santé, hygiène et bien être
  • Secteur du jeux de hasard et d'argent
  • Secteur du sport et remise en forme
  • Secteur mode, textiles et cuir
  • Secteur nautique, plaisance et maritime
  • SEO, référencement naturel
  • Services à domicile et aux particuliers
  • Services aux collectivités et entreprises
  • Surveillance, sécurité et sûreté
  • Télécom, internet et communication
  • Tourisme, hôtellerie et restauration
  • Véhicules, transports et services connexes

NOUVEAUX SUR LE SITE :

Informatique, high tech et logiciel

Guide ultime : comment connecter une imprimante Epson en Wi-Fi facilement

Connecter une imprimante Epson à votre réseau Wi-Fi est un moyen exceptionnel de simplifier vos tâches d’impression. Grâce à cette connexion, il est possible d’imprimer depuis divers appareils sans avoir ...
  • contrat NDA

    Accord de non divulgation : qu’est-ce que c’est ?

    Ecrit par Benoit Brodelau
    23 mai 2025
  • découvrez les erreurs courantes à éviter lors de l'enregistrement comptable des vêtements de travail. apprenez à optimiser votre gestion comptable pour garantir la conformité et améliorer la gestion de vos dépenses professionnelles.

    Erreurs courantes lors de l’enregistrement comptable des vêtements de travail

    Ecrit par Aya Vanier
    23 mai 2025
  • opportunités investissement

    Opportunités d’investissement et création d’entreprise au Monténégro : un eldorado pour les entrepreneurs

    Ecrit par Tiago Martineau
    22 mai 2025
  • boîte aux lettres

    Pourquoi une plaque de boîte aux lettres professionnelle valorise votre entreprise

    Ecrit par Gaspard Daullaire
    22 mai 2025
  • A PROPOS | CONTACT | PROPOSER UN ARTICLE | PUBLICITÉ | CRÉDITS | MENTIONS LÉGALES |
  • PLAN DU SITE
Reproduction interdite sans autorisationTous droits réservés : B2B Infos © 2018 - 2023
Nous utilisons des cookies pour vous garantir la meilleure expérience sur notre site web. Si vous continuez à utiliser ce site, nous supposerons que vous en êtes satisfait.OK