Comment préparer un déplacement professionnel ?

Les déplacements professionnels se veulent l’une des responsabilités à la charge des salariés dans le cadre de leur travail. Un déplacement professionnel peut consister à rencontrer des partenaires d’affaires, des clients, des fournisseurs ou encore se rendre à un séminaire ou à un salon professionnel. L’organisation d’un tel déplacement nécessite de la préparation. Comment préparer un déplacement professionnel ? Découvrez ici les réponses à cette question.

Prévoyez votre transport

Pour que votre déplacement professionnel se passe bien, commencez par planifier votre transport. Pour un déplacement nécessitant un voyage en train ou en avion, réservez vos billets assez tôt pour éviter les mauvaises surprises. S’il s’agit d’un déplacement sur une distance pas trop longue, vous pouvez y aller en voiture ou contacter un taxi. Prévoyez aussi vos moyens de déplacement une fois arrivé sur place. Renseignez-vous sur les moyens de transport adaptés pour vous déplacer sans difficulté et pour éviter le retard à vos rendez-vous. Lorsque votre déplacement professionnel doit s’effectuer vers un autre pays, prenez le temps de vérifier les formalités à suivre.

Veillez au respect de la loi Montagne

Pour tout déplacement en voiture durant la saison hivernale et principalement dans les régions montagneuses, vous devez vous conformer aux dispositions de loi Montagne. Cette dernière impose aux voitures et camping-cars de s’équiper de pneus hiver ou de dispositifs antidérapants. Pensez à vérifier si votre déplacement professionnel vous conduira à traverser l’un des départements concernés par la loi Montagne en voiture. Cela vous permettra d’éviter qu’un évènement vienne compromettre votre déplacement ou vous retarder, car il existe une sanction à appliquer en cas de non-respect de la loi Montagne.

Calculez vos frais de déplacement

N’oubliez pas de calculer vos frais de déplacement à l’avance pour savoir approximativement le budget à prévoir. Par ailleurs, un salarié en mission pour son entreprise peut se voir obligé d’effectuer des voyages professionnels en dehors de ses heures de travail ou de dormir hors de son foyer. Ainsi, le calcul des frais de déplacement ne tient pas uniquement compte du montant de transport, mais aussi des frais d’hébergement, des frais de repas, etc.

L’ensemble des frais engagés devront intégrer le calcul. À cet effet, vous pouvez utiliser le barème fixé par l’USRSSAF pour aider les entreprises à calculer correctement leurs frais professionnels. Par ailleurs, vous devrez présenter les justificatifs des dépenses liées au déplacement professionnel pour obtenir le remboursement. Pour un voyage en train ou en bus, vous pouvez comparer les frais des billets pour obtenir de meilleurs tarifs. Vous pouvez aussi opter pour le covoiturage afin de réduire vos dépenses dans le transport.

Réservez votre hébergement

Pour un déplacement professionnel qui doit durer plusieurs jours, pensez à réserver votre hébergement avant votre départ. La réservation vous permet d’obtenir les meilleurs tarifs, mais vous évite aussi le stress de dernière minute. Certaines entreprises privilégient une chaîne hôtelière avec laquelle elles entretiennent un partenariat. Si votre entreprise se trouve dans ce cas, vous pourrez bénéficier d’une réduction sur les factures.

Renseignez-vous sur les options que propose l’hôtel. Vous saurez mieux maitriser vos dépenses si vous choisissez par exemple un établissement qui sert les repas. En outre, préférez un hébergement qui se situe à proximité de vos lieux de réunion pour réduire les frais de transport.

Souscrivez les assurances nécessaires

Au moment de préparer votre déplacement professionnel, vous devez absolument penser aux diverses assurances à souscrire. Bien que les cartes bleues et la responsabilité civile offrent une couverture à leurs détenteurs, assurez-vous que votre entreprise prévoit une assurance pour couvrir les déplacements professionnels de ses salariés.

En effet, l’article L.412-1 du Code du travail stipule que l’entreprise doit assurer chacun de ses salariés au sein des locaux de l’entreprise et à l’étranger dans le cadre d’un voyage d’affaires. Cette assurance se veut une solution pour gérer les situations pouvant survenir durant le déplacement. Elle permet aussi de limiter vos dépenses en cas d’incident et de couvrir les frais médicaux ainsi que le rapatriement.

Préparez les documents essentiels au déplacement professionnel

Après la réservation de l’hôtel et des billets de transport, assurez-vous d’imprimer les reçus de réservation et placez-les dans le dossier où se situent les documents liés à votre déplacement. Pensez aussi à lister tous les documents professionnels que vous devrez utiliser dans le cadre de votre déplacement professionnel. Il s’agit notamment des dossiers, des documents d’entreprise, des contrats, des notes de synthèse, etc. Rédigez aussi votre planning avec les coordonnées des interlocuteurs que vous devez rencontrer et les heures des divers rendez-vous.