B2B Infos

Main Menu

  • > Accueil
  • > A propos de B2B Infos
  • > Tous les articles
  • > Proposez un article
logo
  • > Accueil
  • > A propos de B2B Infos
  • > Tous les articles
  • > Proposez un article
  • Comment faire pour créer une petite entreprise : étapes, démarches, budget

  • Comment obtenir un crédit immobilier sans apport ?

  • 5 avantages de la vente à réméré

  • Pourquoi faire appel à un cabinet de gestion de patrimoine ?

  • Comment trouver des fournisseurs ou grossistes pour ma boutique ?

Services aux collectivités et entreprises
Home›Services aux collectivités et entreprises›Pourquoi externaliser l’archivage physique de ses documents d’entreprise ?

Pourquoi externaliser l’archivage physique de ses documents d’entreprise ?

Ecrit par Audrey Mauret
7 juillet 2019
3968
0
Partagez :

L’externalisation du traitement des archives est devenue une pratique très courante de nos jours. Avec les centaines, voire les milliers de documents qui transitent dans les entreprises quotidiennement, elles ne possèdent pas toutes les compétences ni les moyens de gérer cette tâche en interne. Ce qui fait que pour la plupart, il s’agit d’une contrainte. Heureusement, confier ses archives à un professionnel offre de nombreux avantages. Lesquels ? Les réponses…

Finis les problèmes de place avec l’archivage physique de ses documents d’entreprise

Les entreprises spécialisées dans l’externalisation d’archives physiques sont aujourd’hui de plus en plus nombreuses. Et pour cause, la demande ne cesse d’augmenter. Du privé (TPE, PME, grandes marques, cabinet comptable…) au public (hôpitaux, etc.), tous sont débordés par les documents. Factures, notes de frais, pièces administratives en tout genre… il faut savoir où mettre tout ça. La plupart sont rapidement saturés et ne disposent pas des moyens logistiques pour accueillir des documents en masse. Externaliser la gestion des archives permet donc de gagner en espace. Il devient inutile d’aménager une pièce pour stocker les documents pour un délai. En règle générale, les documents administratifs (exemple : pièces de banque, factures, etc.) doivent être conservés pendant plusieurs années, entre 7 à 10 ans selon le type.

L’archivage externe, une solution économique

Quand une entreprise choisit de garder en interne ses archives, il doit prévoir un espace considérable dédié à cet effet. Parfois, une petite pièce ne suffit plus avec le temps et l’entassement. Les compagnies d’assurance ont par exemple de grandes salles de plusieurs centaines de mètres carrés prévues à cet effet. Or, dans certaines grandes villes, les prix du mètre carré peuvent très vite s’envoler. Donc pour un locataire, ce n’est pas l’idéal, car cela peut revenir très cher pour une pièce qui ne sert pratiquement qu’à garder des documents. À côté, les solutions d’externalisation demeurent bien plus avantageuses, car moins coûteuses. À titre d’information, ces prestataires arrivent à trouver leurs comptes et à proposer des tarifs plus concurrentiels en établissant la plupart du temps l’entreposage en dehors des villes où les prix de l’immobilier sont plus abordables.

Une politique d’archivage en faveur de la confidentialité

Les prestataires spécialisés dans le domaine de l’archivage appliquent toujours une politique de confidentialité stricte. Il s’agit d’une norme qui garantit un service fiable et de qualité. Pour s’assurer de la confidentialité des documents, le spécialiste doit mettre en place un système d’archivage compartimenté. Dans la pratique, le client lui fournit d’habitude une liste d’utilisateurs avec les niveaux d’accès différents. Ce type d’options peut être difficilement mis en place en interne, car cela requiert des connaissances particulières. Cependant, un prestataire externe le propose systématiquement. Le sujet de la confidentialité reste très sensible, surtout pour certains documents, d’où l’importance de faire appel à un prestataire.

Un service sur mesure pour l’archivage physique des documents d’entreprise

Photo Arcalys : Externalisation d’archives

Même si l’adage dit que « l’on n’est jamais mieux servi que par soi-même », il faut reconnaitre qu’archiver des documents physiques dans les règles de l’art et dans le respect de ce qu’indique la loi n’est pas facile. Il faut avoir les moyens logistiques et humains nécessaires. Malheureusement, peu d’entreprises en possèdent et même dans ces cas-là, elles ne peuvent pas prétendre à une parfaite maîtrise de l’archivage. Contrairement, les professionnels de l’archivage ont la possibilité de proposer une palette de services adaptables à tous les besoins : niveau de confidentialité accrue, plusieurs garanties au choix, une surface ajustable à la demande, etc.

Pour approfondir : Quelle durée de conservation des documents comptables ?

 

0
Partagez
  • 0
  • +
  • 0
  • 0

Articles liés Du même auteur

  • Services aux collectivités et entreprises

    Les règles pour travailler avec des chasseurs de têtes dans le secteur des TI

    2 décembre 2020
    Ecrit par Bastien Richant
  • plaques professionnelles personnalisées
    Services aux collectivités et entreprises

    Plaque Professionnelle : que faut-il y inscrire pour la personnaliser ?

    14 septembre 2020
    Ecrit par Joaquim Thélinaus
  • Entreprises, quels sont les avantages de louer un garde-meuble ?
    Services aux collectivités et entreprises

    Entreprises, quels sont les avantages de louer un garde-meuble ?

    25 octobre 2022
    Ecrit par Foucault Lefebvres
  • Services aux collectivités et entreprises

    Annonce légale pour création de SAS

    14 novembre 2020
    Ecrit par Emmanuel Perettes
  • Services aux collectivités et entreprises

    RPO : en quoi consiste cette externalisation du recrutement ?

    17 juillet 2020
    Ecrit par Bastien Richant
  • Abracadaracks vente de rack de stockage
    Services aux collectivités et entreprises

    Abracadaracks, le spécialiste de la location et vente de rack de stockage

    19 octobre 2021
    Ecrit par Clémence Régis-Fontaine

Laissez un commentaire Annuler la réponse

Vous aimerez aussi :

  • Environnement, nature et agriculture

    Comment embellir les parterres de vos arbres en ville ?

  • E-commerce électronique et commerce

    Quelles sont les astuces pour vendre efficacement sur eBay ?         

  • Emploi et ressources humaines

    Emploi : le plébiscite des contrats flexibles

A propos de B2B Infos

2B, pour deux secteurs ! B2B Infos est en effet un web magazine ouvert aux collaborations dédié aux entreprises du BtoC et du BtoB qui va vous permettre de lire, avec l'aide d'une équipe d’experts, des articles informatifs sur les divers secteurs professionels.

Vous pourrez donc, grâce à celui-ci, vous informer sur tous les secteurs pro que cela soit sur la biotech, le e-commerce et le commerce classique, le tourisme sans oublier les services aux collectivités et entreprises ou bien la construction de maison et le BTP.

SUIVEZ NOUS

TOUTES LES RUBRIQUES :

  • Aéronautique, aérospatial et défense
  • Alimentation, cuisine et gastronomie
  • Arts, culture et divertissements
  • Assurance et mutuelles
  • Beauté, cosmétique et coiffure
  • Biologie, biotech, chimie et pharmacie
  • Construction, travaux et bricolage
  • Création de site web, développement internet
  • Création et gestion d'entreprise
  • Décoration et aménagement de l'intérieur
  • Déménagement et stockage
  • Droit, loi et professions juridiques
  • E-commerce électronique et commerce
  • Emploi et ressources humaines
  • Energies et matières premières
  • Enseignement, éducation et formation
  • Environnement, nature et agriculture
  • Evénementiel, salons, et séminaires
  • Finance, gestion et comptabilité
  • Immobilier, achat, vente et locatif
  • Informatique, high tech et logiciel
  • Jardin, extérieurs et piscine
  • Management et stratégie d'entreprise
  • Marketing, stratégie de commercialisation
  • Nettoyage, désinfection et entretient
  • Produits et services des industries
  • Santé, hygiène et bien être
  • Secteur du sport et remise en forme
  • Secteur mode, textiles et cuir
  • Secteur nautique, plaisance et maritime
  • SEO, référencement naturel
  • Services à domicile et aux particuliers
  • Services aux collectivités et entreprises
  • Surveillance, sécurité et sûreté
  • Télécom, internet et communication
  • Tourisme, hôtellerie et restauration
  • Véhicules, transports et services connexes

NOUVEAUX SUR LE SITE :

Télécom, internet et communication

Changements technologiques dans les télécommunications : objets connectés IoT, Cloud Computing, WiFi

Ce n’est un secret pour personne que l’industrie des télécommunications est aux prises avec le changement et fait face à des perturbations. Voici quelques-unes des technologies de pointe comme l’IoT ...
  • avantages MVNO

    Quelles sont les avantages du MVNO ?

    Ecrit par Clémence Régis-Fontaine
    27 janvier 2023
  • création entreprise

    Comment faire pour créer une petite entreprise : étapes, démarches, budget

    Ecrit par Clémence Régis-Fontaine
    27 janvier 2023
  • permis BVA

    Obtenir facilement un permis de conduire avec boîte de vitesses automatique

    Ecrit par Clémence Régis-Fontaine
    26 janvier 2023
  • obtention crédit

    Comment obtenir un crédit immobilier sans apport ?

    Ecrit par Clémence Régis-Fontaine
    26 janvier 2023
  • A PROPOS | CONTACT | PROPOSER UN ARTICLE | PUBLICITÉ | CRÉDITS | MENTIONS LÉGALES |
  • PLAN DU SITE
Reproduction interdite sans autorisationTous droits réservés : B2B Infos © 2018 - 2023