Pourquoi externaliser l’archivage physique de ses documents d’entreprise ?

L’externalisation du traitement des archives est devenue une pratique très courante de nos jours. Avec les centaines, voire les milliers de documents qui transitent dans les entreprises quotidiennement, elles ne possèdent pas toutes les compétences ni les moyens de gérer cette tâche en interne. Ce qui fait que pour la plupart, il s’agit d’une contrainte. Heureusement, confier ses archives à un professionnel offre de nombreux avantages. Lesquels ? Les réponses…

Finis les problèmes de place avec l’archivage physique de ses documents d’entreprise

Les entreprises spécialisées dans l’externalisation d’archives physiques sont aujourd’hui de plus en plus nombreuses. Et pour cause, la demande ne cesse d’augmenter. Du privé (TPE, PME, grandes marques, cabinet comptable…) au public (hôpitaux, etc.), tous sont débordés par les documents. Factures, notes de frais, pièces administratives en tout genre… il faut savoir où mettre tout ça. La plupart sont rapidement saturés et ne disposent pas des moyens logistiques pour accueillir des documents en masse. Externaliser la gestion des archives permet donc de gagner en espace. Il devient inutile d’aménager une pièce pour stocker les documents pour un délai. En règle générale, les documents administratifs (exemple : pièces de banque, factures, etc.) doivent être conservés pendant plusieurs années, entre 7 à 10 ans selon le type.

L’archivage externe, une solution économique

Quand une entreprise choisit de garder en interne ses archives, il doit prévoir un espace considérable dédié à cet effet. Parfois, une petite pièce ne suffit plus avec le temps et l’entassement. Les compagnies d’assurance ont par exemple de grandes salles de plusieurs centaines de mètres carrés prévues à cet effet. Or, dans certaines grandes villes, les prix du mètre carré peuvent très vite s’envoler. Donc pour un locataire, ce n’est pas l’idéal, car cela peut revenir très cher pour une pièce qui ne sert pratiquement qu’à garder des documents. À côté, les solutions d’externalisation demeurent bien plus avantageuses, car moins coûteuses. À titre d’information, ces prestataires arrivent à trouver leurs comptes et à proposer des tarifs plus concurrentiels en établissant la plupart du temps l’entreposage en dehors des villes où les prix de l’immobilier sont plus abordables.

Une politique d’archivage en faveur de la confidentialité

Les prestataires spécialisés dans le domaine de l’archivage appliquent toujours une politique de confidentialité stricte. Il s’agit d’une norme qui garantit un service fiable et de qualité. Pour s’assurer de la confidentialité des documents, le spécialiste doit mettre en place un système d’archivage compartimenté. Dans la pratique, le client lui fournit d’habitude une liste d’utilisateurs avec les niveaux d’accès différents. Ce type d’options peut être difficilement mis en place en interne, car cela requiert des connaissances particulières. Cependant, un prestataire externe le propose systématiquement. Le sujet de la confidentialité reste très sensible, surtout pour certains documents, d’où l’importance de faire appel à un prestataire.

Un service sur mesure pour l’archivage physique des documents d’entreprise

Photo Arcalys : Externalisation d’archives

Même si l’adage dit que « l’on n’est jamais mieux servi que par soi-même », il faut reconnaitre qu’archiver des documents physiques dans les règles de l’art et dans le respect de ce qu’indique la loi n’est pas facile. Il faut avoir les moyens logistiques et humains nécessaires. Malheureusement, peu d’entreprises en possèdent et même dans ces cas-là, elles ne peuvent pas prétendre à une parfaite maîtrise de l’archivage. Contrairement, les professionnels de l’archivage ont la possibilité de proposer une palette de services adaptables à tous les besoins : niveau de confidentialité accrue, plusieurs garanties au choix, une surface ajustable à la demande, etc.

Pour approfondir : Quelle durée de conservation des documents comptables ?