Pour gérer efficacement une entreprise, il faut maîtriser et traiter une très grande quantité d’informations : flux comptables, ventes, temps dédié à chaque tâche… L’outil le plus efficace pour cela est le tableau qui centralise, traite et affiche de façon ergonomique toutes les informations utiles pour assurer la bonne marche de l’entreprise.

Tableau de bord : de quoi s’agit-il ?

Le tableau de bord est, vu du dirigeant de l’entreprise une console sur laquelle est affichée de nombreuses informations de l’état de santé économique de l’entreprise. Il peut s’agir du niveau des stocks, du volume des recettes et des dépenses du mois ou de l’exercice en cours, des factures impayées ou encore des prestations en cours.

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Ces données proviennent d’un ensemble de source qui peuvent être des insertions manuelles du chef d’entreprise, issues automatiquement d’autres logiciels ou encore renseignées par l’ensemble des salariés.

Les données sont ensuite traitées et affichées de manière à faire ressortir des informations utiles pour la gestion ou le pilotage de l’entreprise.

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Dans certains cas, des alertes peuvent être configurés pour détecter rapidement les situations critiques et agir en conséquence.

En 2 mots, le tableau de bord est donc l’outil principal utilisé par la direction d’une entreprise pour mesurer son état de santé et de performance afin de prendre toutes les décisions liées à la gestion et au pilotage de l’entreprise.

Les différents types de tableaux de bord

Les tableaux de bord n’ont pas toujours le même rôle. En fonction des informations qui y sont présentées et de l’objectif de l’outil, ils peuvent être classées dans différentes catégories.

Tableau de bord de gestion

Lorsqu’on évoque le tableau de bord, c’est souvent celui-ci qui à l’esprit en premier. Le tableau de bord de gestion remonte principalement des données comptables et est très régulièrement actualiser. Il permet de mesurer l’écart entre le prévisionnel et la réalité. On y renseigne dans la durée les devis envoyés, les factures payées et les charges de l’entreprise afin de suivre l’état de l’épargne et de la trésorerie, passées, en cours et actuelle.

Tableau de bord stratégique

Le tableau de bord stratégique a une vision à plus long terme et permet de prendre en compte différents indicateurs de performances pour que les dirigeants puissent décider des orientations à prendre.

Il renvoie généralement des informations sur l’état des finances de l’entreprise, le suivi de prestations dans la durée, les processus internes et les problèmes de gestion.

Tableau de bord opérationnel

Ce tableau de bord accompagne les chargés de projet de l’entreprise. Il permet de mesurer dans la durée l’évolution d’un projet et est lié à des aspects très spécifiques de l’entreprise (gestion d’un projet client, d’un flux de stocks, d’un fournisseur, d’un déménagement…)

Définir les indicateurs

Une fois qu’on a conscience des principaux tableaux de bords existants et surtout des objectifs qui se cachent derrière chacun de ces outils, les tableaux de bord doivent être alimentés avec des indicateurs. Ceux-ci peuvent être renseignés au niveau des données transmises à l’outil ou dans le traitement qui en est fait. Cette étape est très importante pour déterminer l’efficacité de l’outil.

Choisir la solution technique

Après cette partie théorique, il est nécessaire de choisir la solution technique à utiliser pour construire et installer son tableau de bord. On distingue généralement deux grandes familles de solutions.

Tableau de bord avec Excel

Le logiciel de la Suite Office, Microsoft Excel est un excellent outil de tableau de bord grâce à la possibilité de le personnaliser précisément et à sa forte comptabilité avec l’écosystème des logiciels de gestion.

En effet, c’est l’outil de base pour manipuler des données de travail et il est généralement possible de le lier nativement avec de nombreuses suites logicielles.

Il est également performant grâce à ses possibilités d’automatisation via le langage VBA. En revanche, il demande une certaine expertise pour être totalement maîtrisé ou alors il faut passer par des prestataires extérieurs tels qu’Officentrale.

Avec un logiciel spécialisé

L’autre solution est de faire appel à un éditeur de logiciel de tableau de bord tels que SAP ou CEGID pour mentionner les plus connus. Ces fournisseurs proposent à la fois des logiciels en local ou en SaaS.

L’avantage est la plus grande facilité d’installation, d’utilisation et de maintenance ainsi que la large offre de service assurée derrière par les éditeurs.

En revanche, il est important de s’assurer de leur inter-comptabilité avec les autres logiciels de gestion utilisés dans l’entreprise (en comptabilité, gestion des stocks, ressources humaines…) afin de pouvoir faire remonter automatiquement les données d’une application à une autre.