Pour assurer l’archivage électronique de vos informations et documents numériques, vous pouvez choisir de le gérer en interne avec les risques que cela représente (voir ci-dessous) ou bien confier cette gestion à un tiers-archiveur.
Qu’est-ce qu’un tiers-archiveur?
Le tiers-archiveur est un prestataire de confiance chargé de la gestion de l’archivage de vos données. Son rôle consiste à :
Eliminer les risques en assurant, dans un environnement de confiance :
- La réception des documents numériques par canal crypté
- La conservation des données dématérialisées pour la durée souhaitée
- La restitution des dossiers
- Leur force juridique probante
- Leur accessibilité en ligne 24H/24
Protéger vos secrets professionnels par notre engagement et notre savoir-faire garantissant :
- La confidentialité
- L’intégrité des données restituées
- La valeur juridique probante attachée aux documents archivés
- La sécurité des coffres-forts numériques et de leur contenu
- La pérennité de votre patrimoine numérique
Epaule votre structure par son action directe dans :
- Le plan de reprise d’activité (PRA) : en cas de sinistre, l’accès en ligne immédiat des données déposées dans le coffre permet la poursuite de l’activité économique de l’entreprise
- La gestion de ses documents les plus sensibles
archives électroniques
Gestion de patrimoine numérique
Votre patrimoine numérique est constitué de tous vos dossiers numériques (texte, image et son) reçus ou produits dans le cadre de votre activité professionnelle ou privée
Le Code du Patrimoine leur reconnaît la valeur d’Archives (article L211-1)
Au même titre que votre patrimoine immobilier relève de la compétence du notaire, que votre patrimoine de valeurs mobilières de celle de votre banquier et/ou de votre expert comptable, votre patrimoine numérique est l’apanage du tiers-archiveur.
Certains éléments majeurs de ce patrimoine nécessitent d’être protégés en vue de leur restitution dans les hypothèses prévues par la Loi.
L’archivage électronique
Archiver n’est pas sauvegarder. La sauvegarde a essentiellement pour but de figer une simple copie d’un document sur du court terme.
Bien au delà de la sauvegarde ou sauvegarde en ligne, l’archivage électronique vise à conserver les données numériques sur le long et le très long terme à des fins de preuve en cas de contrôles et litiges…
Dans ce cadre, le tiers-archiveur met à disposition des coffres-forts numériques sécurisés accessibles et consultables par tous les abonnés accrédités.
Un coffre-fort numérique sécurisé permet, sur le long terme et le très long terme de
- Déposer tous vos documents
- Conserver ceux qui méritent d’être protégés
- Restituer chaque élément à la demande
L’archivage numérique et les dispositifs qui le garantissent, comme le SAE (système d’archivage électronique) sont encadrés par la norme NF Z42-013 qui est devenue internationale.
Les engagements du tiers-archiveur
En confiant cette mission sensible à ce type de prestataire, celui-ci s’engage contractuellement à garantir :
La sécurité
Authentification, certificat d’identité numérique, signature numérique, contrôle d’accès, technologie SSL, redondance des serveurs et des sites d’archivage, cryptage, salles blanches,…
La confidentialité
Chambre des coffres, autorisation d’accès à plusieurs niveaux définis lors de l’audit, certificat d’identité numérique classe 3, autorité de certification, partition de la base de données,…
La fiabilité
Disponibilité permanente sous réserve des besoins de maintenance, normes législatives et réglementaires liées à l’archivage légal, logiciel éprouvé et choisi par certains grands comptes,…
La simplicité de mise en œuvre et d’utilisation
Portail d’accès sécurisé, interface intuitive, Paire » Certificat – Coffre fort « , formation assurée, personnalisation de la solution,…
Les bénéfices de l’externalisation de l’archivage numérique:
Une fois mise en œuvre, cette prestation procure à l’entreprise (ou autre organisme) des avantages multiples :
Vos bénéfices économiques
- Diminuer les coûts liés aux matériels et logiciels : investissement et maintenance
- Diminuer les coûts d’espace et de fonctionnement liés au stockage physique des papiers
- Diminuer les coûts de gestion et de restitution des documents stockés
- Alléger le coût du PRA – Plan de Reprise de l’Activité économique de l’entreprise
- Ouvrir un bureau mobile exonéré des coûts connexes
Vos bénéfices fonctionnels
- Disposer de solutions d’archivage légal jusqu’alors réservées aux seuls grands comptes
- Utiliser un système d’archivage interfaçable et accéder en ligne aux informations en temps réel
- Améliorer la productivité et le partage des connaissances
- Bénéficier d’une technologie de Très Haute Fiabilité perpétuellement mise à jour
- Se conformer aux réglementations et/ou normes techniques et spécifiques propres à chaque profession
Vos bénéfices sécuritaires
- Prévenir les risques liés au système d’information (sinistres : vandalisme, vol, incendie, destruction, piratage, intrusion….)
- Permettre le maintien de l’activité économique en cas de sinistre dans l’entreprise (PRA : plan de reprise de l’activité)
- Garantir, conformément à la législation, l’authenticité, l’intégrité, la pérennité, la traçabilité et donc lisibilité des données numériques dans le temps
- Supprimer les risques de perte et d’obsolescence de formats de données
Vos bénéfices patrimoniaux
- Donner une valeur juridique probante à une archive numérique
- Externaliser l’archivage chez un tiers-archiveur pour se focaliser sur son cœur de métier
- Sécuriser son patrimoine numérique à composantes historique, administrative, documentaire, juridique, comptable, fiscale, sociale, commerciale, technique
- Protéger vos secrets professionnels et savoir-faire
