Les étapes indispensables pour l’organisation d’un événement professionnel

La vie de l’entreprise est ponctuée d’événements divers qui participent à son développement. Congrès, conférence, assemblée générale élargie au personnel, team building, convention, etc., sont autant de manifestations que l’entreprise est amenée à organiser. L’événement d’entreprise est effectivement un puissant levier de communication interne et externe. Ce type de rencontre, qui est généralement de grande envergure, demande de la préparation et de l’organisation afin que les objectifs soient atteints. Quels que soient le type et l’objet de la rencontre, son organisation suit toujours les mêmes étapes. Ayez toujours à l’esprit que la clé de succès d’un événement professionnel réside dans sa planification. Explications.

Événement professionnel : la location de matériel informatique

Une rencontre professionnelle se prépare des mois à l’avance. Elle nécessite de l’anticipation d’où l’importance de disposer d’un matériel informatique performant qui vous aidera aussi à planifier toutes les étapes. Doté d’applications spécialement conçues pour les manifestations, ce matériel informatique paramétrable sur mesure vous aide à avoir de la visibilité dans tout ce que vous faites. Si vous ne disposez pas d’un tel équipement, vous devez penser à en louer : vous pouvez par exemple aller sur le site Neoloc.fr qui vous propose un large panel de matériels informatiques adaptés à tous vos besoins. À cet effet, vous avez le choix entre les ordinateurs de bureau, des portables et des tablettes ou iPad qui offrent une plus grande mobilité. Mis à disposition des collaborateurs, un tel équipement favorise l’interactivité entre les équipes lors de l’événement.

Vous pouvez également opter pour des bornes multimédias afin d’offrir une expérience hors du commun à vos participants.

Définition des objectifs de la rencontre

Chaque rencontre vise un objectif précis. À un moment donné, il arrive que naissent des conflits au sein du personnel ou que les équipes se disloquent. Il se peut aussi que les nouvelles recrues aient du mal à trouver leur place dans la société. Quelques fois également, le personnel manque de motivation ce qui a nécessairement un impact sur la productivité. Dans ces cas, un team building ou un séminaire de motivation s’impose.

Les rencontres sont des leviers ultra-performants qui servent à aplanir les difficultés et à véhiculer un message afin d’influencer certains comportements. Ils ont également pour but de féliciter et encourager les équipes afin de leur apporter plus de valeur.

La manifestation peut également avoir pour but de faire connaître l’entreprise et de promouvoir les produits. En fait, plusieurs raisons peuvent motiver la tenue d’un événement professionnel (recherche d’investisseurs, conquête de nouveaux marchés, etc.).

Dans tous les cas, vous devez fixer des objectifs bien précis afin de mieux vous organiser. En effet, la définition des objectifs vous aidera à déterminer la forme de la manifestation à donner.

Identifier votre public cible

Cette étape est la suite logique de la précédente. La définition des objectifs vous permet de connaître l’audience et de déterminer le nombre de participants à la manifestation. C’est le moment également de connaître les sujets à aborder et les différents intervenants. Pour ce faire, vous devez vous poser un certain nombre de questions qui vous seront utiles pour affiner votre planification. Il s’agit ici de connaître :

• le public qui répondra le mieux aux objectifs fixés, dans une entreprise de très grande taille par exemple, il peut être plus judicieux de n’inviter que les syndicats et représentants du personnel avec les chefs d’équipe
• ce que le public retiendra de la rencontre, pensez ici à ce qui peut les motiver à participer à la réunion
• s’il s’agit d’une rencontre payante, vous devez déterminer le public qui sera prêt à payer

Trouver des réponses à toutes ces interrogations vous permettra d’être plus précis dans l’identification de votre cible.

Retenir une date pour la rencontre professionnelle

Une fois les objectifs et la cible précisés, vous devez à présent fixer une date. Une rencontre d’une telle envergure ne se décide pas à la dernière minute. Vous devez retenir une date le plus tôt possible afin d’avoir une importante marge de manœuvre pour les préparatifs. Cela vous garantit également la participation effective de la grande partie des personnes invitées. Que ce soit un événement interne ou une rencontre publique, les participants doivent être prévenus à l’avance. Cela leur permettra d’anticiper leur planning en conséquence et de dégager un créneau pour se rendre disponibles.

Tenez compte des événements extérieurs (grèves, élections, championnats, Jeux olympiques, etc.) pour retenir votre date. En effet, si votre programme coïncide avec l’un de ces événements, il y a de fortes chances que vous n’ayez pas beaucoup de participants. Dans votre programmation, vous devez aussi tenir compte des départs en congés, des jours fériés ou des vacances scolaires (cas des rencontres internes).

Définir des activités pour les participants

Le but de la rencontre est de rassembler les participants autour d’une activité donnée. On ne saurait imaginer une manifestation d’entreprise sans activités. S’il s’agit d’une conférence, vous devez trouver un thème en adéquation avec vos objectifs. Pour cela, le sujet doit être développé et constituer le fil conducteur durant tout le déroulement de la séance proprement dite.

Pour une rencontre interne, l’enthousiasme des collaborateurs ne sera stimulé que si vous prévoyez des activités qui peuvent les intéresser. Pour motiver les équipes, proposez des activités qui nécessitent de se surpasser : compétitions, vélo, courses, etc. Dans le même ordre d’idées, si le but est de favoriser la cohésion et la bonne collaboration, nous conseillons d’opter pour des activités collectives, à réaliser en équipes.

Retenir un lieu pour l’événement

Il est loin le temps ou les réunions se déroulaient dans des espaces clos avec une atmosphère stressante et étouffante. La donne a changé et la tendance est désormais à l’originalité et à l’inhabituel. Pour que votre événement rencontre un franc succès, vous devez trouver la salle idéale. Trouvez un espace adapté à vos besoins, loin des locaux de l’entreprise. Vous devez choisir la salle qui correspond le plus aux activités prévues et au nombre des participants. Il est également primordial que vous trouviez une salle qui dispose d’équipements et de services dont vous aurez besoin (sonorisation, hébergement, vestiaire, restauration, etc.). En bref, tout ce qu’il faut pour assurer le confort des participants et la bonne tenue des activités. Le lieu retenu doit également être suffisamment sécurisé pour mettre vos convives en confiance.

Élaboration du budget de l’événement professionnel

Votre planning doit être chiffré pour vous permettre de connaître le coût de la rencontre. La budgétisation est indispensable pour savoir le lieu à retenir ainsi que les différents services à proposer aux participants. Tous les moindres détails doivent être inclus dans l’estimation : le transport, la location du matériel, le parking, etc. Prévoyez également une ligne pour les imprévus afin de vous éviter des désagréments de dernière minute.