Faire une facture : quelles sont les différentes options pour une TPE, PME ?
Pour la plupart des entreprises, faire une facture est un acte obligatoire, fastidieux et parfois chronophage. Par ailleurs, les nouvelles réglementations de l’administration fiscale se font plus strictes pour lutter notamment contre la fraude à la TVA. La nomenclature en la matière est de plus en plus cadrée et les antiques documents édités sur Word ou Excel sont destinés à disparaître dans un futur proche.
Ce qui pourrait être une mauvaise nouvelle pour les petites entreprises, qui ne peuvent s’offrir les services d’un expert comptable, est en fait une véritable opportunité de modifier leurs pratiques. Grâce aux logiciels de facturation gratuits, l’édition, la sécurisation et l’archivage des factures se simplifie et permet d’optimiser le temps de travail des collaborateurs en les libérant d’une tâche ingrate et fastidieuse. Explications.
La facture, une preuve juridique
La facturation est le procédé qui établit une note des marchandises ou des services vendues par un entrepreneur à son client. Entre professionnels, elle doit toujours être rédigée en deux exemplaires, en français et doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Les professionnels qui facturent à des particuliers sont légalement tenus de le faire uniquement s’il s’agit de vente de marchandises et que le client en fait la demande, en cas de vente à distance ou, lors d’une prestation de services, si le montant TTC dépasse 25 euros ou que le client en fait la demande.
L’entreprise est tenue de faire une facture et de la mettre à disposition de son client dès la vente réalisée ou la prestation effectuée, bien qu’il existe des cas particuliers de factures différées ou périodiques. La transmission de la facture peut se faire par courrier postal, remise en mains propres ou par voie électronique. Ce dernier vecteur est de plus en plus utilisé, à travers notamment le logiciel de facturation gratuit qui facilite l’édition, la sauvegarde et la surveillance de la comptabilité de l’entreprise.
Comment éditer une facture réglementaire ?
Dans la majorité des situations, il est donc obligatoire de faire une facture en bonne et due forme. Chacune d’entre elles doit comporter plusieurs mentions obligatoires parmi lesquelles l’identité de l’entreprise, celle du client, la liste détaillée des marchandises ou services facturés, leur prix, la TVA ou encore le délai et le mode de règlement. Par ailleurs, chaque facture doit être dotée d’un numéro spécifique et unique. Celui-ci peut, par exemple, comporter l’année, le mois et un numéro supplémentaire pour faciliter le classement des documents.
Depuis la loi de novembre 2014, la facturation électronique à des entreprises publiques est petit à petit rendue obligatoire. D’ici à 2020, c’est l’ensemble des sociétés qui seront tenues de passer par ce biais pour facturer leurs clients du domaine public. Il y a fort à parier que cette obligation facturation électronique soit ensuite étendue à l’ensemble des transactions inter-professionnelles. Pour s’y préparer, les logiciels gratuits du web sont une aide précieuse.
Faire une facture simplement avec les logiciels gratuits du web
Les logiciels gratuits de facturation deviennent incontournables à mesure que la facture électronique s’impose dans les usages. Si certains utilisent encore Word et Excel, cette habitude tend à disparaître du fait des nouvelles directives de l’administration fiscale. Par ailleurs, les logiciels de facturations certifiés anti-fraudes présentent de nombreux avantages pratiques qui ne cessent de convaincre les utilisateurs. Ils répondent à quatre critères : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données de vente.
Ils facilitent notamment le processus de facturation en l’automatisant. Grâce à eux, vous pouvez éditer des factures n’importe où depuis un appareil connecté. En outre, vous pouvez suivre l’état de vos factures en attente, opérer une recherche rapidement et modifier, dupliquer ou envoyer un document en quelques secondes ! Avec un logiciel de facturation en ligne, plus besoin d’expert-comptable, vous optimisez votre temps, rassemblez l’ensemble de vos ressources clients sur une seule plateforme et contrôlez vos ressources en temps réel ! Faire une facture deviendra un jeu d’enfant…
