RH : comment calculer l’absentéisme ?

Pour le service des ressources humaines ou RH, la gestion des jours d’absence constitue un véritable casse-tête. Il en est de même pour les congés. Au moins une fois dans l’année, un salarié se voit contraint de s’absenter pour de multiples raisons. Mais rassurez-vous, cette situation n’est pas une fatalité. Avec les bons outils de suivi et de gestion, l’absentéisme ne sera plus un fléau qui gangrène la productivité et l’environnement social de votre entreprise.

Le suivi de l’absentéisme au niveau de la RH

Le Code du travail stipule qu’un salarié bénéficie de 30 jours de congé par an, à raison de 5 semaines ouvrables. Par décomposition, cela correspond à 2 jours et demi d’absence par mois.

Autre fait : des études sur le taux d’absentéisme en France révèlent qu’un salarié comptabilise en moyenne 17,2 jours d’absence par an*. Il s’agit ici des arrêts maladie, accidents de travail et maladies professionnelles.

Sur le terrain, la situation est parfois difficile à gérer pour les entreprises en ce qui concerne le suivi de ces absences. Certaines d’entre elles, mal justifiées ou mal motivées, voire abusives, entraînent une gymnastique éreintante pour la RH.

C’est pourquoi grâce à un logiciel RH, calculer les périodes d’absence et repérer d’éventuels abus devient plus facile. Ces logiciels se veulent particulièrement intuitifs. Ils permettent une meilleure gestion des ressources humaines. En effet, en identifiant les jours d’absence des salariés, la PME peut anticiper les congés programmés. Elle aura également une vue globale des différents types d’absences qui relèvent d’un événement personnel. Grâce à cet outil, vous bénéficierez d’un suivi optimal et moderne.

Digitaliser la gestion de l’absentéisme : les avantages

Plusieurs entreprises calculent le solde des absences de leurs employés via Excel. En général, il s’agit d’additionner le nombre de jours ou d’heures d’absence d’un salarié sur une période définie avec le nombre de jours ou d’heures de travail théoriques sur la même période.

Toujours d’actualité, cette pratique reste toutefois chronophage et stressante pour le personnel de la RH ; d’où la nécessité d’utiliser un logiciel dédié. Cet outil permet non seulement de gérer le dossier d’un salarié, mais aussi de calculer automatiquement ses heures de travail et son solde de congés payés.

Les différentes causes de l’absentéisme

Bien évidemment, un salarié peut s’absenter un jour ou deux, à condition d’avancer des motifs valables et de ne pas tomber dans l’excès. Pour ce qui est de l’absentéisme à proprement parler, de nombreuses situations peuvent en être la cause.

Identifier, intervenir, anticiper et régler les problèmes d’absentéisme, tels sont notamment le rôle du RH. C’est ainsi que le domaine de « l’humain » devrait prendre le dessus pour offrir un environnement confortable aux salariés.

Les causes socioprofessionnelles

Parfois, l’absentéisme découle de l’environnement socioprofessionnel du salarié. Ainsi, ce phénomène peut être dû à :

• un manque de compétence ou une surqualification par rapport au poste occupé
• un manque de motivation
• une mauvaise relation avec le manager
• une mauvaise relation avec les collaborateurs
• un désintérêt ou un manque d’implication dans le travail

Les causes personnelles

On retrouve également différentes causes plus personnelles qui touchent la plupart des salariés. On cite :

• les RTT
• les congés sans solde
• le congé sabbatique
• le congé arrêt maladie
• le congé enfant malade
• le congé parental ou postnatal
• les autorisations d’absence pour assister à 3 examens médicaux obligatoires (grossesse)
• les congés payés
• les congés création d’entreprise
• le congé pour service national
• le congé pour catastrophe naturelle

Les sanctions à envisager en cas d’absentéisme

Notons que les différentes causes suscitées représentent des congés autorisés avec présentation de justificatifs. En ce qui concerne les absences injustifiées, c’est-à-dire sans aucune raison valable, elles sont parfaitement punissables.

Les sanctions varient en fonction du degré de la faute professionnelle. Il peut s’agir de :

• un avertissement
• une réduction ou une suppression de la prime d’assiduité
• une suspension du contrat de travail
• un non-renouvellement de contrat (CDD ou intérim)
• un licenciement

Les impacts de l’absentéisme sur la société

Quelle que soit la taille d’une entreprise, du moment qu’elle emploie des salariés, la gestion de l’absentéisme est un fait qu’il ne faut pas prendre à la légère. En effet, cette situation influe grandement sur l’organisation interne de l’entreprise en général. Par exemple, si un salarié s’absente ne serait-ce qu’une journée, le RH ou le manager peut-être amené à le remplacer pour maintenir un certain niveau de productivité.

À la longue, cette gestion influera sur la masse salariale de l’entreprise, surtout si celle-ci est souvent amenée à faire face à un effectif restreint. Ce phénomène affecte même l’environnement social, selon les motifs de l’absence.

Enfin, si un salarié s’absente environ 17,2 jours par an, c’est déjà 7,2 % de temps de travail en moins dans l’année. Inévitablement, la productivité de l’entreprise sera touchée. Elle le sera d’autant plus si les absences constituent un abus et concernent plusieurs employés.

Comment remédier efficacement et durablement à l’absentéisme ?

Pour faire face à l’absentéisme, le manager ainsi que le service RH devront anticiper et minimiser autant que possible les absences des salariés. Cela commence par l’organisation des congés programmés (formations, congés syndicaux, congés payés, congés maternité et paternité…). Le but est de limiter le nombre important des absents au sein de la société.

Le télétravail s’impose également comme une véritable solution pour un salarié heureux et une entreprise épanouie. Depuis le déconfinement, on estime que 84 % des salariés veulent poursuivre le télétravail. Si on se base sur plusieurs critères, on constate aussi une meilleure motivation :

• plus d’engagements de la part du télétravailleur : 34 %, + 9 points)
• plus d’efficacité : 34 %, + 6 points
• plus de conciliation vie professionnelle/vie personnelle : 42 %, +10 points**

À travers les outils de gestion RH, il est aussi possible d’identifier les absences répétées et d’en définir la cause. Certaines entreprises n’hésitent pas à adapter leurs conditions de travail en fonction de la disponibilité de leurs salariés (horaire écourté, volume de travail diminué, garderie au sein de l’entreprise, etc.).

*selon le baromètre annuel sur l’absentéisme au travail du cabinet de conseil Ayming

**Baromètre OPE de la Conciliation entre vie professionnelle, vie personnelle et familiale