Comment accompagner le déploiement de vos employés à l’international ?

À l’échelle de l’entreprise, la mondialisation se traduit par la mobilité internationale des collaborateurs. Qu’il s’agisse d’un voyage d’affaires en vue d’une rencontre avec des clients étrangers, d’un déplacement dans le cadre d’une formation ou d’une rencontre avec d’autres professionnels, l’envoi d’un employé à l’étranger représente un tremplin important pour le développement des activités de votre entreprise. Au-delà de cet aspect positif, la mobilité internationale des salariés constitue souvent une source d’angoisse autant à votre niveau que pour l’employé concerné. Il existe des solutions efficaces pour faciliter l’administration financière de la mobilité internationale des collaborateurs.

La mobilité internationale des salariés, une véritable source de frustration

Le déploiement des employés à l’étranger constitue une source d’angoisse en ce qui concerne la gestion des notes de frais. Vous devez tout planifier de manière à ce que le voyage d’affaires ne coûte pas trop cher pour l’entreprise et que le salarié soit parfaitement à son aise durant le déplacement et le séjour pour mener à bien ses missions professionnelles. Dès le retour de votre collaborateur, vous devez consacrer des heures pour vérifier les justificatifs de frais et saisir les notes de frais au niveau de la comptabilité. Sans compter la complexité des opérations liées à l’utilisation des devises, à la déduction de la TVA, à la définition du mode de remboursement le plus approprié.

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Un voyage d’affaires à l’étranger peut aussi représenter une source de frustration pour l’employé concerné. En plus de la réalisation de ses missions professionnelles, ce dernier doit penser à maîtriser ses dépenses, car il doit avancer toutes les dépenses, à conserver les justificatifs de frais, à dresser les notes de frais en vue d’un remboursement qui peut se faire attendre.

Les solutions efficaces pour faciliter le déploiement des salariés à l’étranger

Une bonne organisation est la clé d’un meilleur accompagnement pour la mobilité internationale de vos employés. Vous devez anticiper le maximum de dépenses et recourir à l’utilisation des solutions innovantes de gestion des notes de frais, comme la carte de paiement entreprise Mooncard.

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Anticiper un maximum de dépenses

Vous pouvez régler certaines dépenses comme l’achat des billets d’avion, de train et l’hébergement peuvent être réglées à l’avance et à distance. Le transport et l’hébergement engagent les dépenses les plus importantes dans le cadre d’un voyage d’affaires. Les compagnies de transport et les grands hôtels disposent généralement de plateformes de réservation en ligne. Les entreprises peuvent bénéficier de tarifs préférentiels.

Une fois sur place, votre employé ne paiera plus que ses déplacements, ses repas, et les autres frais que vous ne pouvez pas anticiper tels que les frais relatifs à l’application du télétravail (communication, connexion Internet, etc.).

Des solutions innovantes pour une meilleure gestion des notes de frais

L’utilisation de la carte de paiement entreprise vous permet de vous décharger définitivement de la tâche prenante qu’est la gestion des notes de frais. Ce système innovant vous permet de mettre à la disposition de vos collaborateurs une carte prépayée à utiliser pour régler toutes les dépenses qui sont à la charge de l’entreprise pendant un déplacement professionnel. Pour optimiser le budget et sécuriser les opérations, vous avez accès à une application de gestion qui vous permet de paramétrer la carte en fixant un plafond journalier, en déterminant les commerces auprès desquels votre collaborateur peut réaliser un paiement…

De son côté, l’utilisateur doit enregistrer tous les justificatifs de frais au fur et à mesure qu’il les reçoit dans l’application mobile. Pour ce faire, il n’a qu’à prendre les factures et autres tickets de caisse en photo. Cela vous exempte des tâches à faible valeur ajoutée comme la saisie des notes de frais. Les données numériques sont directement intégrées dans votre comptabilité.