Comment réussir l’organisation d’une réunion de travail ?

La grande majorité des travailleurs considèrent la réunion comme un moment ennuyeuse, voire une perte de temps. Une bonne organisation est la clé de la réussite d’une réunion de travail. Il vous incombe justement de planifier la prochaine séance de travail ?

Voici quelques conseils pour réussir l’organisation…

Bien choisir la date et l’heure

Commencez par définir la date et l’heure de la réunion en fonction des sujets à aborder. Pour des thèmes importants qui requièrent une décision rapide, tâchez de planifier la réunion à la date la plus proche. Vous devez également tenir compte de la disponibilité des participants. Pour ce faire, vous n’avez pas nécessairement à questionner chaque intervenant sur son horaire. Mettez vos talents d’organisateur à contribution pour choisir le créneau le plus opportun.

Choisissez un jour ouvrable pour vous assurer que tous les participants soient présents au bureau. Veillez à ne pas empiéter sur les horaires de travail afin que chacun puisse se concentrer uniquement sur l’ordre du jour. Vous pouvez planifier la réunion de travail en fin de matinée, voire à la pause de midi. En prévision d’un prolongement de la séance de travail et pour vous assurer d’accommoder au mieux les intervenants, pensez aux plateaux repas pour vos déjeuners en réunion. Ainsi, l’assemblée prendra les allures d’un repas convivial entre collègues ou collaborateurs. Cette ambiance détendue et chaleureuse est propice aux prises de décision et aux débats collégiaux.

Trouver l’endroit idéal

La recherche de l’endroit idéal représente également une étape clé et déterminante pour la réussite de l’organisation d’une réunion.

S’il s’agit d’une séance en interne qui ne regroupera que les collaborateurs travaillant au sein de la même entreprise, vous pouvez réserver la salle de réunion qui se trouve dans les locaux de la société. A défaut de salle de réunion, vous pouvez réquisitionner une salle assez vaste pour recevoir l’ensemble des participants. N’hésitez pas à aménager l’endroit en agençant l’emplacement des meubles afin que tous les participants puissent s’y sentir à leur aise.

Dans le cas où les salles situées dans les locaux de la société ne conviennent pas, optez pour la location d’une salle de réunion. De nombreux professionnels de l’immobilier proposent ce service et mettent à la disposition des locataires différents types de salles : petits espaces pour accueillir moins de 50 personnes, 50 à 100 personnes, un très grand nombre de personnes, des salles dotées de tout le mobilier et de tout l’équipement nécessaire comme une grande table ronde et des chaises, des prises électriques pour chaque participant, des salles de conférence… Sélectionnez une salle bénéficiant d’une bonne localisation géographique : en centre-ville, au plus près des transports.

Rédiger l’ordre du jour

Dès que vous avez fixé la date, l’heure et le lieu de la réunion, préparez l’ordre du jour. La rédaction nécessite une grande disponibilité. Vous devez, prévoir du temps pour rassembler toutes les informations importantes pour définir le sujet et le plan des thèmes à aborder et élaborer le programme horaire à suivre pour optimiser au mieux le créneau disponible et la durée de la séance de travail.

Informer les participants

L’ordre du jour fait office d’information et de convocation. Vous devez le transmettre au plus tôt à chaque participant. Informer les intervenants à l’avance leur permettra d’établir leur programme pour se rendre disponible et pouvoir assister à la réunion de travail. Cela évite les indisponibilités de dernière minute qui peuvent compromettre la tenue de la séance et les prises de décision.