Audit archivage : pourquoi réaliser un audit des archives
Pour toutes les structures, qu’elles relèvent du domaine public ou de l’entrepreneuriat privé, l’archivage est une nécessité gestionnaire mais aussi une obligation légale. La loi oblige en effet les acteurs de la vie économique ou politique à conserver pendant des durées variables différents documents attestant de la vie de la structure. Par ailleurs, pour optimiser leurs actions, ces entreprises, associations ou collectivités nécessitent un archivage précis de leurs documents pour espérer améliorer leur process.
Comme de nombreux aspects de la vie de l’entreprise, l’archivage doit être soumis à des méthodes et à une organisation spécifiques pour être efficient. Réaliser un audit archivage est ainsi un excellent moyen de d’abord faire un état des lieux des pratiques, puis de les améliorer afin d’optimiser le fonctionnement de la structure. En termes clairs, faire exécuter un audit des archives, c’est gagner du temps, de l’argent et économiser des ressources humaines. Explications.
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Qu’est ce qu’un audit des archives ?
L’archivage des documents n’est pas une simple mesure rendue obligatoire par la législation. De sa bonne conduite résulte bien souvent la souplesse des actions menées par l’entreprise ou la collectivité qui les gèrent, et de là une réactivité bien plus importante. Réaliser un audit archivage permet de faire le point sur les techniques employés pour conserver les documents grâce à l’expertise d’un agent extérieur et habilité pour cette tâche spécifique.
L’audit des archives est un outil essentiel pour optimiser les process de l’entreprise ou de la collectivité. L’expert analyse en premier les lieux les solutions de gestion employées puis il propose des orientations plus adaptées, permettant de libérer du temps pour les employés affectés à cette tâche par exemple. Il peut aussi les former à l’utilisation d’un GED (système de gestion de documents) et ainsi promouvoir l’amélioration continue au sein de la structure.
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De l’intérêt de l’audit archivage
L’audit archivage permet d’abord de faire un état des lieux des documents conservés et d’en faire l’analyse complète. En établissant des critères adaptés à l’activité de votre structure, l’expert peut vous conseiller et vous orienter vers des pistes d’amélioration concrètes comme par exemple la dématérialisation de certains documents prioritaires. Son diagnostic posé, vous pourrez avec lui rechercher la solution la plus efficace avec toujours pour objectif d’optimiser votre fonctionnement.
Un audit bien réalisé pourra par exemple vous faire gagner de la place dans vos locaux si une solution de système d’archivage électronique est adopté, libérant ainsi de la place pour d’autres activités de l’entreprise ou de la collectivité. Enfin, les personnels affectés à la gestion des archives pourront eux aussi se libérer des tâches ingrates et fastidieuses et employer leur énergie ailleurs dans la structure.
L’audit archivage : un procédé encadra par la Loi
L’audit archivage, comme la conservation des archives, est réglementé par le Code du Patrimoine. A ce titre, faire appel à un expert pour réaliser son audit, c’est s’assurer le concours d’un professionnel qualifié, capable non seulement d’optimiser le fonctionnement de la structure mais aussi de garantir sa bonne conformité avec les directives réglementaires. Pour une politique d’archivage optimisée et un positionnement juridique qui ne l’est pas moins.
Profiter de l’expertise d’un professionnel, c’est aussi se prémunir contre les fuites de documents et les éventuels tracas administratifs ou communicationnels qu’elles peuvent engendrer. Les professionnels reconnus ont fait de leur discrétion et du respect de la confidentialité des arguments de distinction majeurs et complètent leur compétences par le souci permanent de conseiller au mieux leurs clients. En matière d’archivage, faire appel à des experts est donc source d’amélioration continue, d’économies de toutes sortes et de mise en conformité avec la Loi. Un triptyque des plus réjouissants !
