L’archivage en entreprise : voici comment optimiser le stockage de vos documents
La plupart des entreprises sont soumises à une obligation d’archivage de leurs documents. Les raisons de cette obligation sont nombreuses. Elles sont tantôt tenues par la loi de conserver certaines pièces ou données pendant une période déterminée, comme cela est le cas dans le cadre de contrats passés ou de litiges juridiques. Il s’agit parfois de documents liés au passif de l’entreprise et qui sont importants sur le plan stratégique, ou simplement d’archives intéressantes à conserver. Quoi qu’il en soit, au regard de la somme de documents que tout ceci représente, il est impératif de parvenir à mener une politique optimisée d’archivage en entreprise. Quelles sont les meilleures solutions pour stocker vos documents sensibles ?
Avantages et inconvénients de l’archivage physique
Une première méthode d’archivage en entreprise consiste à stocker physiquement les documents. Les avantages évidents de cette méthode sont que ces données sont alors consultables sans dépendre pour autant d’un équipement informatique ou d’une connexion à internet. L’archivage physique est fiable au sens où aucune panne ne saurait le compromettre. Vos données sont également protégées parfaitement dans un coffre-fort, et aucune cyberattaque ne peut alors vous mettre dans l’embarras. Mais l’archivage physique présente des inconvénients tout aussi évidents.
Le premier d’entre eux concerne l’espace à allouer à ce stockage. Mais il est également question ici de parvenir à trouver rapidement le document dont vous avez besoin dans le labyrinthe que constituent des documents accumulés sur de nombreuses années. Enfin, il existe toujours un risque de sinistre dans les locaux. Pour s’épargner ces désagréments, des société spécialisées comme SGA vous proposent des solutions pour l’archivage physique et électronique de vos documents.
L’archivage électronique : une solution récente mais imparfaite
Il existe naturellement une autre manière de régler la question de l’archivage en entreprise : l’archivage numérique ou archivage électronique. Les avantages d’un tel système sautent aux yeux : il ne demande qu’un espace de stockage réduit puisque de simples ordinateurs sont en mesure de contenir un nombre extrêmement élevé de données. On peut alors trouver les documents souhaités très rapidement, le partage de données devient très simple. Une manière d’optimiser la question du stockage ?
Malheureusement non. L’archivage numérique réclame une infrastructure technologique fiable et sécurisée qui peut s’avérer très onéreuse. Si un tel système de gestion représente un moyen d’archivage synonyme de gain de temps important pour les chefs d’entreprise, il ne les rend pas moins grandement dépendants de la technologie en question. Des mises à jour fréquentes et la peur de l’obsolescence de leurs systèmes de sécurité les hanteront en permanence. L’optimisation du stockage de documents en entreprise est-elle donc impossible ?
Opter pour une politique d’archivage en entreprise parfaitement ajustée à ses besoins
Il existe différentes manières pour optimiser la question de l’archivage en entreprise. La première consiste à en déléguer la gestion à des structures spécialisées. Dans le cas où vous souhaiteriez vous en occuper en interne, il convient de vous poser plusieurs questions, à commencer par celle de la masse de documents à stocker et de leur importance. Ensuite, en fonction des résultats de cette enquête, on peut envisager des modes de stockage hybride.
Assurez-vous de n’avoir qu’un petit nombre de documents physiques, peut-être les plus importants et les plus sensibles, afin de vous garantir la possibilité d’organiser un plan d’évacuation en cas d’incendie sur votre lieu de travail qui permettrait de les sauver. Le stockage numérique ne présente que des avantages dès lors qu’il ne concerne pas des données très confidentielles. Enfin, établissez un budget à consacrer à cette question, et appréciez-le en fonction des conditions matérielles de sécurisation de vos archives.
