Comment modifier le KBIS de son entreprise suite à un changement de dirigeant ?

La vie d’une entreprise est soumise à de nombreux changements dont certains ont des répercussions administratives. Elles entraînent une actualisation du registre de commerce et des sociétés (RCS) pour obtenir un nouvel extrait de KBIS à jour. Pour ce faire, vous devez suivre diverses procédures. Découvrez les démarches à effectuer suite à un changement de dirigeant.

Qu’est ce qu’il y a à savoir sur l’extrait KBIS ?

Pourquoi actualiser l’extrait KBIS ?

En plus du caractère obligatoire de l’immatriculation au RCS, l’extrait KBIS est vraiment indispensable pour effectuer certaines démarches administratives. Par exemple, vous en aurez systématiquement besoin pour ouvrir un compte bancaire professionnel dans une banque ou acheter certains matériels auprès de fournisseurs professionnels.

Le document qui est à fournir doit dater de moins de trois mois. La modification du KBIS n’engendre aucun coût supplémentaire. En tant que chef d’entreprise, vous pouvez l’obtenir gratuitement en ligne à chaque fois que vous en avez besoin, contrairement aux autres.

Que contient l’Extrait KBIS ?

L’extrait KBIS est le document qui atteste de l’immatriculation d’une société commerciale au registre du commerce et des sociétés (RCS).
Souvent comparé à la carte d’identité d’une entreprise, il contient les données suivantes :

• Nom du greffier du tribunal de commerce qui a signé l’immatriculation
• Dénomination ou raison sociale, sigle, enseigne
• Code APE
• Forme juridique : SARL, SA, GIE, SCI…
• Montant du capital social
• Adresses du siège, de l’établissement principal ou des établissements secondaires
• Age de la société (durée d’existence)
• Date de sa création
• Activité détaillée
• Nom de domaine du ou des sites internet
• Fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes
• Référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées

Il mentionne aussi toutes les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives : sauvegardes, redressements et liquidations judiciaires.

Quelles sont les trois étapes d’une modification de KBIS suite à un changement de dirigeant ?

En réalité, pour modifier son entreprise suite à un changement de dirigeant, vous devez modifier les statuts de la société. Cela implique nécessairement les trois étapes suivantes.

Étape 1. Une décision collective des associés ou des actionnaires.

La décision collective fixe les modalités d’accord des associés et des actionnaires pour l’entériner.
Cette procédure varie selon la forme juridique de votre entreprise :

• SARL (société à responsabilité limitée) : Pour changer de gérant, un ou plusieurs associés peuvent voter et approuver la décision collective. Mais, ils doivent représenter plus de la moitié des parts sociales, sauf si une majorité plus élevée est prévue dans les statuts. Si le gérant est désigné dans les statuts, le changement de gérant exige une modification des statuts. Sinon, les associés peuvent décider de supprimer simplement la mention du nom du gérant dans les statuts.
• SAS (société par actions simplifiée) : Pour changer de président, les associés votent et approuvent le changement de président dans les conditions de modifications spécifiées dans les statuts. Dans ce cas, le changement exige une modification de statut.
• Il arrive aussi qu’un comité, un conseil ou un associé majoritaire nomme le nouveau président.
• SA (société anonyme) : La décision collective concerne le président du conseil d’administration ou le directeur général. Le conseil d’administration la vote et l’approuve à la majorité de ses membres, à moins que les statuts prévoient une majorité plus élevée.
• SNC (société en nom collectif) : En cas de gérant statutaire, la décision collective doit être votée et approuvée à l’unanimité. En cas de gérant non statutaire, elle est entérinée dans les conditions prévues dans les statuts, à la majorité ou à l’unanimité. Si rien n’est prévu dans les statuts, l’unanimité est requise.
• Les associés doivent absolument représenter plus de la moitié des parts sociales pour voter et approuver la décision collective.

Le changement de dirigeant lui, doit toujours être retranscrit dans un procès-verbal comprenant le nom et prénom du dirigeant entrant et le nom et prénom du sortant.

Étape 2. Une publication de l’avis de modification dans un journal d’annonces légales

Cette procédure doit intervenir dans un délai d’un mois. Cet avis de modification reprend les mentions suivantes :

• le nom du dirigeant sortant et le motif du départ,
• Le nom du nouveau dirigeant et sa date de prise de fonction.

L’avis de modification doit rappeler les renseignements de la société :

• sa dénomination sociale
• sa forme juridique,
• l’adresse de son siège social,
• le numéro unique d’identification (numéro Siren),
• le montant du capital social
• Mention « RCS » avec le nom de la ville du greffe dont elle dépend.

Une attestation de parution de l’avis de modification vous est délivrée après parution.

Étape 3. L’enregistrement du remplacement du dirigeant

Vous devez déclarer au Centre des formalités des entreprises (CFE) ou au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre société.
Le greffe va insérer automatiquement le changement du Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc). Ceci le rendra opposable aux tiers.
Pensez à y joindre les documents obligatoires suivants :

• Exemplaire du procès-verbal de changement du dirigeant ;
• Formulaire M3 rempli et signé en 3 exemplaires ;
• Attestation de parution de l’avis dans un support d’annonces légales ;
• Exemplaire des statuts mis à jour après modification ;
• Copie de la carte d’identité nationale, du passeport, ou du titre de séjour du nouveau dirigeant ;
• Déclaration de non-condamnation sur l’honneur, signée par le nouveau président ou dirigeant ;
• Attestation de filiation du nouveau dirigeant : nom et prénoms du père, nom de jeune de fille et prénoms de la mère ;
• Chèque pour le règlement des frais de modification à l’ordre du greffe.

Où effectuer la modification des renseignements au RCS ?

La modification des renseignements figurant au RCS votre entreprise peut s’effectuer en ligne.
Votre demande parvient directement au RCS où elle est traitée. Pour ce faire :

• Saisissez votre numéro SIREN de votre entreprise
• Sélectionnez les modifications à effectuer.
• Remplissez le formulaire en ligne.
• Numérisez les pièces justificatives.
• Ajoutez-les au dossier avec votre règlement.

Quelles sont les autres modifications courantes ?

En dehors du remplacement du dirigeant, les modifications statutaires les plus courantes sont les suivantes :

• Changement de dénomination sociale
• Modification de l’objet social
• Transfert du siège social
• Transformation de la forme juridique
• Modification de la durée de la société
• Modification du capital social
• Fusion avec une autre société

La plupart exigent une mise à jour préalable des statuts de la société. Elles concernent les formes juridiques suivantes : SARL, SAS, SA, SNC, SCI.

Où obtenir votre nouvel extrait KBIS ?

Les démarches obligatoires pour modifier des renseignements déclarés au RCS peuvent se faire en ligne ou en se déplaçant sur place. Pour effectuer ces démarches en ligne :

• Rendez-vous sur le site des Greffes des tribunaux de commerce.
• Munissez-vous de votre numéro Siren.
• Indiquez le greffe dont vous dépendez.
• Abonnez-vous au certificat au préalable en le commandant en ligne. Pensez à fournir tous les documents exigés.
• Après avoir fini vos modifications, vous obtiendrez votre extrait KBIS. Vous devez en amont créer votre espace personnel ou vous y connecter si vous en possédez déjà un.