Durée de conservation des documents comptables, ce qu’il faut savoir
La législation impose une durée de conservation des documents comptables à respecter. Ainsi, vous avez l’obligation d’archiver les factures de vos clients et fournisseurs. Vous désirez connaitre la durée de conservation des documents comptables selon la loi ? Dans cet article, découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur ce délai d’archivage obligatoire. Des différents modes de conservation aux risques encourus en cas de non-respect, en passant par les outils requis.
Comment conserver vos documents comptables ?
Archiver des documents comptables est une nécessité pour le suivi de l’activité de l’entreprise, ainsi que les déclarations à l’administration fiscale. Que ce soit la version numérique ou la version papier, le choix vous appartient.
En optant pour une sauvegarde au fichier numérique, vous évitez les risques de perte, mais aussi, vous garantissez la sécurité de vos documents. Vous avez la possibilité de choisir une solution de stockage en ligne qui vous garantira en plus de la sécurité, un accès immédiat et facile à vos documents.
Ainsi, vous pouvez choisir un logiciel de comptabilité pour votre entreprise, en fonction de vos besoins et de votre budget. Cependant, si vous optez pour une solution digitale, sachez que vous devrez respecter certaines obligations. Vous devrez notamment veiller aux conditions de conservation, et garantir la protection de vos données. L’objectif est d’assurer l’intégrité des documents stockés, afin que ces derniers conservent la fiabilité et la valeur des documents originaux.
Quelle est la durée de conservation des documents comptables selon la loi ?
Le délai d’archivage dépend du type de documents conservés :
- Les factures clients et fournisseurs doivent être conservées pendant 10 ans, après la date de clôture de l’exercice. Il s’agit d’une durée minimale pendant laquelle votre entreprise doit tenir les documents comptables à disposition des services de contrôle de l’administration. Si vous le jugez utile ou nécessaire, il est possible de les archiver sur une durée plus longue que ces 10 années.
- Lorsqu’il s’agit des contrats immobiliers, la durée de conservation est relativement plus longue. La loi exige de les garder pendant 30 au minimum.
- En ce qui concerne les factures obtenues par voie électronique, la durée de conservation est de 3 ans après la clôture de vos comptes. Notons également qu’une facture reçue au format numérique doit être conservée à ce format pendant 3 ans, passé ce délai ? Il est possible de les conserver au format papier pendant 10 ans.
- Les documents commerciaux classés dans le lot des dossiers comptables, sont conservés pendant 5 ans au minimum.
- Les documents fiscaux doivent être conservés pendant un délai de 3 années civiles suivant celle au titre de laquelle la taxe est devenue exigible. Il s’agit notamment des déclarations d’impôts sur les sociétés et sur le revenu, la taxe sur le salaire, les déclarations de la TVA.
- Les documents relatifs aux déclarations sociales ont une durée minimum de 3 ans, les documents sociaux propres aux sociétés commerciales ont quant à eux un délai minimum de 5 ans. Il s’agit entre autres, des statuts de la société et des registres.
Pourquoi faut-il conserver vos documents comptables ?
La conservation des factures vous permet de garder les traces des transactions effectuées, dans le respect du délai imposé. Cela est utile pour prouver les conditions d’un échange commercial, notamment en cas de litige avec un client ou un fournisseur.
Il est également important d’être capable de produire des documents, en cas de demande de la part de l’administration fiscale lors d’un contrôle inopiné. Archiver les factures demandées permet de montrer au fisc que votre entreprise remplie correctement ses obligations.
Par ailleurs, en conservant vos documents, vous garder la traçabilité de vos déclarations. Une manière de les conserver en toute sécurité est d’opter pour un cabinet d’expertise comptable. Ainsi, vous bénéficierez d’un espace de gestion comptable dédié en ligne.
De même, l’accès à vos documents comptables sera plus facile, et vous pourrez les retrouver à tout moment. Nous tenons à préciser délai de conservation des documents comptables est déterminé par la loi et vous avez l’obligation de le respecter.
Les peines encourues
Lorsque vous ne respectez pas ces délais de conservation ou que vous refusez de les communiquer, vous vous exposez à des sanctions. Par exemple, s’il vous est impossible d’accéder à vos documents lors d’un contrôle, l’administration fiscale peut interpréter ce manquement comme délit, et procéder à une taxation d’office sur votre chiffre d’affaires.
