Automatisez la gestion de vos documents RH avec l’OCR

Travailler dans les ressources humaines (RH), c’est traiter un nombre incalculable de documents différents. Ces documents sont nombreux et existent sous plusieurs formes : CV, lettre de motivation, déclaration d’employeur…

Il faut pour chaque candidat traiter et conserver ces documents. Leur archivage doit permettre de facilement se retrouver entre les différents contrats, candidatures et autres documents liés aux ressources humaines.

Le caractère répétitif de la tâche la rend chronophage : il faut lire, trier, classer, revenir sur un document pour retrouver telle ou telle information et répéter ce processus autant de fois qu’il sera nécessaire. Longue, redondante, propice à erreurs, cette action peut provoquer des maux de têtes et vite être frustrante.

Heureusement, la technologie de reconnaissance optique de caractères, ou OCR, révolutionne cette prise en charge des documents et favorise extraction et archivage.

Cet article vous présentera l’OCR pour les ressources humaines et comment cela peut améliorer considérablement votre gestion des ressources humaines.

Qu’est-ce que l’OCR ?

La reconnaissance optique de caractères, ou OCR, est une technologie automatisant la lecture et l’extraction des données. Il s’agit d’un logiciel personnalisable et adaptable à votre secteur d’entreprise.

La technologie OCR est utilisée pour convertir tout type d’image contenant du texte écrit (dactylographié, manuscrit ou imprimé) en données textuelles lisibles par une machine.

Scannez le document dont il faut extraire les informations nécessaires. L’OCR lit le document, extrait les données configurées et vous renvoie une analyse ordonnée et prête à être utilisée dans votre logiciel.

Ce que ça change et ce que vous gagnez au change

Pour les ressources humaines, l’utilisation de l’OCR RH est une avancée importante. Cela vous permet de traiter plus rapidement et plus facilement les différentes candidatures.  Relevez également les points que vous cherchez chez tel ou tel candidat. Ainsi, naviguez plus facilement dans vos candidatures.

Grâce à l’OCR RH, automatisez votre processus de recrutement. Extrayez automatiquement les informations nécessaires à votre prise de décision. Traitez les candidatures plus rapidement étant donné que vous pourrez filtrer et classer les CV en fonction de mots-clés et de recherches pré-établies.

Rendez les candidatures consultables dans votre base de données et facilitez ainsi votre processus de sélection et d’embauche.

Les avantages de l’OCR RH : une amélioration en tout point

Utiliser un logiciel OCR pour digitaliser votre processus de ressources humaines, améliore votre façon de travailler. Plus rapide, plus efficace, votre processus de recrutement ou tout simplement votre traitement de document est largement simplifié. Voici quelques-uns des avantages que vous pouvez tirer de l’application de la technologie OCR au sein de votre entreprise :

Meilleures rapidité et précision

Traitez les documents plus rapidement et plus précisément. Ainsi, procédez à plus d’analyse de candidatures et facilitez votre prise de décision. Améliorez votre précision grâce à l’extraction automatique de la technologie OCR, les données sélectionnées sont extraites et ordonnées. Tout cela en l’espace de quelques secondes.

Une organisation optimisée

Croisez les informations des différents CV qui retiennent votre attention et vérifiez plus facilement les informations importantes à votre choix. Cela vous permet d’optimiser votre flux de travail et votre prise de décision est donc simplifiée.

Une base de données consultable

Numérisés, les documents RH sont enregistrés dans votre base de données, ce qui vous permet de naviguer plus aisément entre les différents documents. Triez les candidats en fonction de critères spécifiques : par exemple si vous recherchez un certain degré d’éducation, ou résidant dans une ville spécifique.

Extraction de données sur un CV comment ça fonctionne et ce que vous pouvez en faire

Voici un exemple d’application de l’OCR RH. Ici l’exemple pris est celui de l’OCR RH de Klippa, entreprise néerlandaise spécialisée dans l’automatisation des procédés d’entreprise.

Observez les étapes que suit l’OCR pour extraire les données d’un CV.

Voici comment l’OCR Ressources Humaines fonctionne sur les documents RH. Par exemple, ici le fonctionnement de ce logiciel sur un CV. Cette extraction est faite en temps réel et de façon automatique, basée sur des champs que vous avez au préalable définis.

Le logiciel OCR Ressources Humaines suit trois étapes détaillées ci-dessous pour une meilleure compréhension.

Téléchargement du document RH

Tout d’abord, il vous faut scanner le document dont les informations sont à extraire, avec votre smartphone via l’application de l’OCR. Commencez par soumettre le CV que vous souhaitez traiter à l’application. Pour ce faire, vous pouvez soumettre la version PDF, ou scanner le CV en utilisant l’appareil photo de votre smartphone via l’application.

Extraction brute des informations du document

Dès réception par l’app, les informations textuelles présentes sont extraites mais pas encore structurées. L’étape 2 montre le travail d’extraction de l’OCR RH. Le logiciel OCR extrait l’intégralité du document. Cette extraction n’est pas structurée, c’est-à-dire que les informations sont totalement extraites mais pas encore exploitables.

Extraction structurée et données prêtes à l’emploi

Enfin, l’application OCR structure les données et vous permet de les traiter directement dans votre base de données. À présent, toutes les informations sont structurées et, en option, les signatures sont extraites. Les champs que vous avez au préalable définis sont extraits de façon structurée. Toutes les informations sont à présent consultables et prêtes à être intégrées à votre base de données.

Voilà comment l’utilisation d’un logiciel OCR pour documents ressources humaines facilite et accélère votre processus. Grâce à lui, traitez automatiquement et de façon plus précise tous les documents nécessaires au bon déroulement de votre activité.

Commencer avec l’OCR

Utiliser un logiciel OCR pour le traitement de vos documents RH est une bonne solution pour automatiser et améliorer votre processus. Gagnez en rapidité, précision et performance grâce à un traitement de document plus efficace. Trouvez votre fournisseur de logiciel OCR, et commencez la digitalisation de votre entreprise.