Pourquoi intégrer un PMO (Project management office) ?
Pour la plupart des entreprises d’aujourd’hui, il est obligatoire de travailler sur de multiples projets en simultané afin de faire grandir leur réputation mais aussi d’augmenter la satisfaction de leurs clients. Pourtant, cette dispersion peut parfois générer de la désunion et de la confusion au sein même de la structure. Pour y remédier, il est donc important de pouvoir s’appuyer de supervision globale et donc d’intégrer un PMO aux process pour les optimiser. Explications.
Un PMO, C’est quoi ?
Le PMO, pour Project Management Office est généralement défini comme une unité organisationnelle permanente au sein des entreprises qui vise à gérer pour elles, ou pour l’un de leurs départements, de multiples projets en simultané. La plupart du temps, les sociétés qui souhaitent intégrer un PMO à leur fonctionnement font appel à des experts de l’accompagnement comme Teamsquare par exemple car le conseil en PMO est un métier qui nécessite des compétences bien spécifiques.
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Fortes de leur expertise technique mais aussi capables d’utiliser des outils innovants, ces entreprises spécialisées dans l’optimisation de projet peuvent ainsi prendre en charge de multiples aspects de la vie des entreprises. Il peut s’agir de la formation interne pour mieux utiliser les ressources en personnel, des méthodologies et des process pour optimiser le rendement ou encore d’un conseil en stratégie globale pour aider l’entreprise cliente à intégrer un PMO facilement et à mieux se développer.
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Pourquoi se doter d’un PMO ?
Le PMO est avant tout un outil fédérateur et cadrant qui se doit donc d’être positionné au plus haut de l’échelle hiérarchique pour montrer de l’efficacité. Ceci est important car la position préférentielle lui permet de bénéficier de toutes les informations nécessaires à une efficacité maximale mais aussi de pouvoir diffuser des orientations verticales vers le bas. Afin que chaque personne impliquée dans son projet puisse être ralliée à la cause suprême du bien commun de l’entreprise.
Pour savoir si vous avez besoin d’un PMO, demandez-vous si vous êtes submergé par le nombre de projets différents lancés par votre entreprise, si leur financement devient problématique ou encore si vous avez du mal à obtenir des informations fiables pour prendre vos décisions. Intégrer un PMO peut aussi être nécessaire pour organiser les ressources humaines et, surtout, il constituera un formidable outil pour déterminer vos priorités et trouver un cap fixe à votre stratégie globale.
Intégrer un PMO à vos process pour améliorer votre efficacité
Les PMO sont donc des outils indispensables aux entreprises ambitieuses, qui se développent tous azimuts pour maximiser leur productivité et leur rendement. Intégrer un PMO avec le soutien d’une entreprise spécialisée comme Teamsquare a toujours pour objectif d’améliorer les process dans un environnement multi-projets. Ces améliorations sont variables en fonction des entreprises clientes et de leurs attentes mais on peut tout de même définir quelques critères de réussite d’un bon PMO.
Tout d’abord, chaque projet de l’entreprise doit atteindre ses objectifs propres tout en s’accordant parfaitement avec les grandes orientations stratégiques décidées par les dirigeants. En outre, la culture de la gestion de projet doit peu à peu devenir plus fluide, plus efficace et permettre par exemple d’obtenir de vraies succès sur la concurrence. Les ressources doivent être mieux réparties et mieux utilisées tandis que les échéances non respectées doivent se faire plus rares et les prises de risques moins importantes !
