Pourquoi faut-il être méticuleux par rapport aux notes de frais ?
Les notes de frais représentent un cas particulier en ce qui concerne la gestion de trésorerie. En effet, si aucune entreprise ne peut se targuer de ne pas en avoir, il n’y en a pas non plus qui soit épargnée des sanctions encourues dans le cadre d’une déclaration non conforme à la réalité.
D’autre part, une mauvaise gestion des notes de frais peut être également assimilée à une mauvaise gestion de trésorerie. Ainsi, chaque entreprise doit trouver la forme et les mécanismes adaptés pour suivre et gérer au mieux la question des notes de frais dans sa gestion de trésorerie.
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La gestion de trésorerie
Rappel de notion
La gestion de trésorerie est l’activité qui consiste à placer les actifs liquides d’une entreprise dans les conditions idéales de rentabilité et de risques. Elle a pour but d’assurer la capacité de l’entreprise à faire face à ses dépenses à court, moyen et long terme afin d’assurer la pérennité de ses activités.
Les exigences d’une bonne gestion de trésorerie
Une bonne gestion de trésorerie requiert des personnes et des outils professionnels, de la méthode et de l’organisation. Elle doit permettre d’obtenir régulièrement des KPI (Key Performance Indicator) fiables pour la prise de décisions appropriées.
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En général, elle s’articule autour d’un suivi efficace du compte clients avec son échéancier, des échéances des fournisseurs, de la TVA, des comptes de trésorerie et de certaines dépenses professionnelles dont les notes de frais.
L’un des facteurs fondamentaux pour une bonne gestion de trésorerie est le suivi des dépenses de l’entreprise. Il doit être effectué sur la base des principes de :
- Ponctualité et la régularité ;
- Capacité à repérer les seuils d’alerte ;
- Disponibilité des évolutions chiffrées ;
- Disponibilité d’accès aux diverses informations détaillées.
Les notes de frais
La notion de notes de frais
Les notes de frais sont les documents sur lesquels figurent les dépenses effectuées par les salariés dans le cadre des activités de l’entreprise. Elles sont établies dans le but de permettre à l’employé de se faire rembourser par l’employeur.
Chaque note de frais doit être accompagnée des justificatifs des dépenses pour permettre une gestion de trésorerie fiable. Les notes de frais peuvent être remboursées au choix de l’employé soit au montant réel, soit par un montant forfaitaire.
Vous pouvez trouver comment contrôler vos dépenses hors politique relatives aux notes de frais sur ce site.
La réalité des faits
Dans la pratique, les notes de frais parviennent généralement tardivement à la comptabilité. C’est une situation qui alourdit le travail du responsable administratif et financier.
La gestion des notes de frais est plus compliquée lorsqu’elle doit prendre en compte des frais relatifs à des événements tels que les voyages, les factures imprévues, les salons professionnels, etc.
L’entreprise se retrouve bien vite avec un montant total significatif et surtout aléatoire. Ceci a une incidence sur la gestion de trésorerie étant donné que l’entreprise a l’obligation (faite par la loi) de rembourser les dépenses réalisées dans son intérêt.
Pourquoi faut-il être particulièrement vigilant face aux notes de frais ?
La justification des notes de frais relève de la gestion de trésorerie et doit s’appuyer sur les critères clairement établis par la loi.
A titre d’exemple, en dehors des tickets de carte bleue, il y a le barème des frais kilométriques qui doit être respecté dans tous les cas de figure. Il s’agit de la somme de 0,595 €/km pour les véhicules de 7 CV.
Si vous ne prêtez pas une attention particulière aux justificatifs présentés par les collaborateurs, vous risquez de vous retrouver avec un solde de remboursement qui dépasse les rémunérations. Ces vérifications constituent l’une des tâches importantes de votre gestion de trésorerie.
Si vous souhaitez avoir une idée claire des frais de déplacement qui comptent pour les notes de frais, cliquez ici.
Les sanctions encourues en cas de non-respect des règles
Dans le cas où les contrôles de l’URSSAF décèlent que les montants des frais sont anormalement plus élevés que les rémunérations, votre entreprise risque de perdre ses remboursements. Pire, vous risquez de vous faire relever vos bases de cotisations sociales.
Pour éviter ces sanctions, vous devez donc veiller à ce que tous les justificatifs soient valides et éviter trop de largesse dans les montants alloués à ce type de frais. Il vous sera également utile de vous servir d’un logiciel adapté pour votre gestion de trésorerie.
