Comment organiser un voyage d’affaires !

Vous avez un rendez-vous qui approche avec un partenaire commercial potentiel ou existant et vous n’êtes pas certain de par où commencer pour l’organisation de votre voyage ? Pas de stress, nous venons à votre secours et vous détaillons dans cet article tous les détails important à prendre en compte pour vous assurer de commencer du bon pied.

Organisez votre trajet

Selon que vous deviez vous rendre à l’étranger, à l’autre bout de la France ou à quelques dizaines de kilomètres de chez vous, certaines solutions de transport s’imposent comme plus pratique d’autres.

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Quel moyen de transport choisir ?

Lorsqu’il s’agit de faire votre choix, considérez bien sûr le coût du trajet, mais aussi et surtout « le coût d’opportunité ». En effet, si vous gagnez 50 € en prenant la voiture plutôt que l’avion, mais que vous passez trois heures de plus dans les transports, ce n’est pas nécessairement une très bonne affaire. Vous serez nécessairement plus fatigué et vous n’aurez finalement pas véritablement beaucoup économisé en comparaison de ce que vous auriez pu gagner en travaillant durant ces trois heures.

Finalement, c’est la valeur que vous accordez à votre temps qui déterminera le meilleur compromis pour vous.

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S’organiser pour l’aller

Prendre vos billets de train ou d’avion ou repérer votre itinéraire en voiture ne suffit malheureusement pas à couvrir toutes vos arrières. Si vous devez prendre l’avion ou le train par exemple, il vous faudra penser à organiser votre trajet vers la gare ou vers l’aéroport.

Si vous décidez de prendre la voiture, pensez à bien réserver votre stationnement. Trouver un Parking Roissy abordable et disposant d’emplacements libres est bien plus simple lorsque vous avez réservé en avance. Il en va de même pour les gares qui connaissent souvent une forte affluence tôt le matin.

Si vous décidez de prendre un taxi, prenez garde de bien réserver en avance. Vous ne paierez pas moins cher, mais vous serez assuré qu’il reste des disponibilités pour votre créneau.

S’organiser pour votre arrivée et le retour

N’oubliez pas non plus de réfléchir à votre organisation une fois arrivé dans votre ville de destination. En effet, depuis l’aéroport ou votre gare d’arrivée, il vous faudra rejoindre votre hôtel ou votre hôte. Avez-vous besoin d’un taxi ? Les transports en commun sont-ils efficaces ? Devez-vous louer un véhicule ?

Il est essentiel que vous répondiez à ces questions dès aujourd’hui. Vous prendrez ainsi la route l’esprit léger avec l’assurance que tout est déjà prévu.

Pensez à votre logement

Si vous vous déplacez à l’étranger, ou que vous prévoyiez un rendez-vous sur toute une journée, voire plusieurs jours, alors un hébergement se révèle indispensable.

Bien sûr, l’hôtel est la solution qui saute aux yeux, mais louer un logement en AirBnb est également une solution possible (seul inconvénient, il vous faudra cuisiner). Le principal critère auquel il vous faudra prêter une attention toute particulière c’est de trouver un hébergement disposant d’une position stratégique.

Pour les séjours courts pour lesquels vous décidez de passer la nuit, car vous finissez trop tard ou décidez de repartir très tôt le lendemain, alors l’idéal est de réserver un hôtel à proximité de l’aéroport ou de la gare. A l’aller, vous pourrez y déposer votre valise rapidement, et retour, vous n’aurez qu’à sortir de l’hôtel et vous serez déjà à destination !

Dans le cas où votre rendez-vous se déroule sur plusieurs jours, ou si vous assistez à un salon ou une convention, alors il est plus judicieux d’opter pour un logement à proximité immédiate de là où votre rendez-vous se déroule. De cette façon, vous perdrez aussi peu de temps et d’énergie que possible.

Assurez-vous de double/triple check avant le départ

Vêtements, ordinateur portable, validité de vos documents de voyage, réservations etc… Prenez bien soin de vérifier que vous avez tout ce dont vous aurez besoin pour faire de votre voyage d’affaires un succès.

Enfin, n’oubliez pas non plus ce qui vous amène à voyager ; conclure des affaires ! Au-delà des aspects purement opérationnels de votre voyage, prenez donc bien le temps de vous assurer que votre argumentation est sans faille et que vous disposez de tous les éléments dont vous aurez besoin pour convaincre. On pourra notamment citer vos cartes de visite, présentations PowerPoint, statistiques…

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour partir l’esprit léger, mais préparé.