Comment optimiser le traitement des notes de frais ?
Dans le monde de l’entreprise, les individus sont de plus en plus mobiles. Pareil à l’environnement qui les entoure, les salariés se doivent en effet de parcourir le monde pour trouver de nouveaux secteurs à conquérir, rencontrer des fournisseurs qualitatifs et intéressants ou encore participer à des salons sectoriels, toujours propices à la rencontre fructueuse. Mais tout cela implique des dépenses de voyage. Voici donc comment optimiser le traitement des notes de frais.
Pourquoi optimiser le traitement des notes de frais ?
Depuis que le monde est commerce entre groupes, des individus particulièrement doués pour la relation sociale sillonnent les chemins armés de leur seul bagout. Leur but ? Rencontrer de nouveaux individus et leur faire comprendre tout l’intérêt de ce qu’ils ont à leur vendre. Ces personnes si particulières, que l’on nommera ici commerciaux au sens large, vivent donc sur les routes et se doivent de justifier leurs dépenses auprès de leur employeur, notamment par la présentation de notes de frais.
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Mais ces notes de frais ont toujours suscité de vives tensions dans les entreprises. Pour les commerciaux qui doivent les présenter, ce n’était jusque là pas toujours simple de conserver les reçus papiers pour les transmettre à qui de droit. Par ailleurs, il fallait aussi compiler ces innombrables bouts de papier pour être en mesure de les présenter en cas de contrôle de l’URSSAF, mais aussi pour bénéficier de la réduction de la TVA. Optimiser le traitement des notes de frais est donc essentiel. Et le faire avec un logiciel pour traiter les notes de frais comme celui de concur.fr est une évidence !
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Des notes de frais dématérialisées pour en faciliter la gestion
Les professionnels de la digitalisation estiment qu’en France, seulement 63% des entreprises ont déjà engagé ou terminé leur plan de dématérialisation des notes de frais. Ce chiffre peut paraître important, mais il faut bien comprendre qu’optimiser le traitement des notes de frais constitue un vrai pas vers l’amélioration de ses process internes, et ceci à plus d’un titre. Il est donc particulièrement important que celles qui affichent un retard en la matière prennent conscience des enjeux sous-jacents.
La transition digitale n’est en effet pas seulement une étape obligatoire pour fluidifier les composantes de l’entreprise et leurs articulations. Les avancées techniques permettent en effet un tel renforcement des capacités que les sociétés qui les ignorent risquent bien de ne plus pouvoir suivre le rythme imposé par leurs concurrentes. Amélioration du bien-être des salariés, réduction de l’affectation des effectifs à la tâche, optimisation de la conformité législative, les avantages d’une transition digitale réussie sont déterminants !
Comment optimiser le traitement des notes de frais ?
Les entreprises qui ont déjà intégré des outils comme les CRM pour recruter, optimiser la formation ou simplement augmenter le nombre de ses prospects, comprennent instinctivement en quoi le fait d’optimiser le traitement des notes de frais à l’aide d’un logiciel numérique est une étape décisive. Mais encore faut-il pouvoir compter sur un outil efficace, sûr et adapté à ses besoins propres.
C’est pour cela que nous vous recommandons le site concur.fr, qui propose un outil particulièrement bien noté par les utilisateurs. Il consiste en une simple application mobile, totalement gratuite et extrêmement simple d’utilisation. Il suffit de noter ses dépenses puis de prendre une photo des justificatifs et le tour est joué ! Pas de papier à conserver, une meilleure visibilité pour vos dépenses professionnelles et de multiples moyens d’intégrer l’outil à votre ERP, le logiciel de Concur est comme un homme toute main pour votre entreprise !
