Dématérialisation de la fiche de paie : Quels sont les avantages ?
La fiche de paie est considérée comme un justificatif de paiement que l’employeur a le devoir de transmettre au salarié. Ce document peut être transmis en version papier ou sous forme électronique. Autrefois, la délivrance d’une fiche de paie électronique était obligatoirement soumise à l’accord du salarié. Cependant, depuis le 1er janvier 2017, la nouvelle loi du travail a allégé la procédure aux employeurs qui ne sont plus tenus d’avoir l’approbation du salarié avant la délivrance d’une fiche de paie électronique. Pour les entreprises, la dématérialisation de la fiche de paie présente une panoplie d’avantages très intéressants. Découvrez dans cet article les avantages de la dématérialisation de la fiche de paie.
Dématérialisation de la fiche de paie : réalisation d’économie
L’impression et l’envoi des bulletins de paie en version papier nécessitent un investissement conséquent de la part de l’entreprise. En effet, ce type de transmission engendre des frais de mise sous pli, des coûts d’impression, mais aussi des coûts d’affranchissement. Après les calculs, l’on constate que l’envoi d’une fiche de paie par courrier coûterait entre 1,50 euro et 2 euros par mois pour chaque employé. Ces coûts représentent des charges supplémentaires à supporter par l’entreprise. Cependant, en optant pour la fiche de paie électronique, l’entreprise réalisera une importante économie puisque son coût total est évalué à 0,50 euro par employé. Ainsi, l’entreprise réduira de trois fois ses charges en termes de transmission de bulletin de paie.
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Dématérialisation de la fiche de paie : optimisation du temps
Avec la fiche de paie dématérialisée, les employés du service des ressources humaines (RH) seront libérés des activités chronophages tels que l’affranchissement, la mise sous pli et la distribution des courriers. En plus de prendre beaucoup de temps, ces activités n’apportent aucune valeur ajoutée à l’entreprise. Ainsi, grâce à la digitalisation du bulletin de paie, ce service pourra se concentrer sur des tâches très importantes pour la performance de l’entreprise. De plus, grâce à cette dématérialisation, la gestion RH sera entièrement informatisée, ce qui permet d’optimiser les différentes procédures. L’informatisation des fiches de paie offre, en effet, la possibilité aux salariés d’avoir un libre accès aux informations les concernant. Ceux-ci peuvent imprimer des duplicatas de leurs bulletins de paie sans avoir à perturber le service RH. Par ailleurs, lors des contrôles de l’administration fiscale ou de l’URSSAF, le service RH pourra, en quelques secondes, fournir le double de tous les bulletins de paie. Cependant, afin de produire les fiches de paie électronique, les professionnels en management recommandent d’opter pour un logiciel de paie en ligne en raison de ses multiples avantages. En effet, ce type de logiciel :
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- offre une meilleure flexibilité et une facilité d’utilisation ;
- ne nécessite pas un téléchargement ;
- évite les soucis de compatibilité avec les systèmes d’exploitation.
Ainsi, en vous rendant sur www.karotpay.com, vous aurez la possibilité de créer des bulletins de paie en ligne, ceci en moins de deux minutes.
Dématérialisation de la fiche de paie : amélioration de l’image de l’entreprise
En optant pour la dématérialisation de la fiche de paie, l’entreprise s’inscrit dans une dynamique de modernisme. Cette transmutation vers le moderne jouit d’une image à la fois attractive et innovante, car elle témoigne du désir de la structure de se conformer aux nouvelles technologies. De plus, la digitalisation de la fiche de paie a un impact important dans la préservation de l’écosystème. En effet, ce passage à la dématérialisation est un geste éco responsable permettant de réduire l’empreinte carbone de l’entreprise.
