Comment bien choisir sa salle de réunion : les critères clés pour une réunion attractive
Il est extrêmement important, afin de préparer une réunion professionnelle de la meilleure manière, de bien choisir sa salle de réunion afin de ne rien laisser au hasard. Car ce choix peut entraîner des effets souvent sous-estimés sur la productivité et l’efficacité du meeting. Une salle bien sélectionnée favorise rapidement une communication fluide, actionne certains leviers de la collaboration et de la créativité. Elle peut aussi faciliter l’organisation de la réunion en proposant certains services. Quels sont donc les critères clés à prendre en compte dans ce choix ?
Les critères de la taille de la salle, du budget disponible et du nombre de personnes attendues
Le critère clé le plus évident à prendre en compte au moment de choisir sa salle de réunion est évidemment celui du rapport entre le nombre de personnes attendues et la taille de la salle envisagée. Les agences performantes et réputées telle que Funbooker sont à ce sujet en mesure de fournir des salles de réunion sur-mesure pour n’importe quelle taille de collectif de travail.
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Cela permet de produire les conditions d’une réunion attractive en évitant que les participants n’associent l’idée de la réunion à un espace exigüe où se mélangent les odeurs de transpiration. L’idée de réaliser le meeting dans un endroit qu’ils connaissent et qu’ils identifient comme spacieux contribuera à installer dans leur esprit l’idée d’une réunion à laquelle ils auront envie d’aller. Attention cependant à bien adapter le budget au nombre de présents.
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Choisir sa salle de réunion en fonction l’attractivité de son emplacement
Le critère clé de l’emplacement vient ensuite. Il est crucial de le prendre en compte pour bien choisir sa salle de réunion. Il existe en effet des fonctions que les salles de réunion virtuelles pour les télétravailleurs ne peuvent pas remplir, comme celle de rendre une réunion attractive aux participants par la seule mention du nom du quartier dans lequel la salle donnée se situe.
Un emplacement idoine pour une salle de réunion peut grandement renforcer l’image d’une entreprise donnée et contribuer à sa notoriété. Ce phénomène s’appuie sur deux mécanismes. D’une part, cela renvoie au collaborateur l’idée qu’il y a une vie après la réunion, et qu’il ne se déplace pas uniquement pour travailler. D’autre part, on touche également ici à la possibilité de pouvoir avoir des échanges informels avec ses collègues, ce qui est toujours stimulant.
Le critère clé du standing et des services offerts
Un dernier critère clé n’est probablement pas le plus essentiel à première vue. Et pourtant, il sera un facteur déterminant dans certains cas afin de bien choisir sa salle de réunion. On parle ici du degré d’exigence que l’on porte aux services supplémentaires affectés à une salle en particulier. Il peut s’agir de services utiles pour faciliter la gestion de la réunion, comme les équipements mis à disposition sur place.
La possibilité pour le participant de pouvoir compter sur des rafraîchissements ou des en-cas seront aussi des critères d’importance. Et surtout, le standing de la salle peut à lui seul faire comprendre à un investisseur potentiel pourquoi investir en France : assister à une première réunion sur une péniche parisienne ou à l’Hôtel Dame des Arts ne sera pas pour lui un événement anodin.
