Comment archiver et mieux exploiter les informations métier ?
Avec l’avènement du numérique, faire l’archivage ne se limite plus au classement et à la conservation des documents papier uniquement. Il est désormais possible d’archiver des documents en ligne. Plusieurs solutions sont alors disponibles pour rendre l’opération moins complexe et améliorer l’exploitation des informations métiers. C’est le cas par exemple du logiciel d’archivage électronique.
Le logiciel d’archivage électronique : ce qu’il faut savoir
Un logiciel d’archivage électronique est un outil numérique permettant de conserver et de classer les versions finales des documents. Le logiciel d’archivage permet d’avoir un œil sur chaque document d’archives de l’entreprise. De cette façon, ils pourront servir de preuve devant un tribunal si le besoin se fait sentir. Pour préserver la vocation probatoire de ces documents, le logiciel d’archivage électronique travaille sur 5 axes.
Axe 1 : la pérennité
Pour conserver les documents et leurs métadonnées pour une durée précise, le logiciel assure la préservation de leur lisibilité. Ainsi, vous pourrez accéder aux fichiers à tout moment. Des conversions régulières de formats et des migrations de support de stockage sont régulièrement effectuées.
Axe 2 : l’intégrité
Avant d’utiliser un document d’archives, il faut prouver qu’il n’a pas subi de modification depuis son archivage. À cet effet, le logiciel de gestion documentaire permet de faire l’horodatage, le calcul d’empreinte et la journalisation de toutes les opérations effectuées.
Axe 3 : la confidentialité
Pour répondre à cet objectif, le système d’archivage électronique permet de faire le cloisonnement logistique et physique des documents puis la gestion des habilitations. Cette dernière consiste à mettre sur pied des droits d’accès personnalisés à chaque document selon sa sensibilité.
Axe 4 : la disponibilité
Cet axe a pour but de rendre les documents accessibles et exploitables aux utilisateurs. Ils sont alors indexés et classés dans un ordre structuré facilitant les recherches à partir du logiciel ou d’une interface de gestion.
Axe 5 : la réversibilité
L’objectif de cet axe est de permettre à l’entreprise de récupérer toutes ses données, documents et journaux de preuve lorsqu’elle change de dispositif.
Les avantages du logiciel d’archivage numérique
En faisant l’archivage de documents via un logiciel d’archivage électronique, vous avez de nombreux avantages :
- le gain de place : l’entreprise gagne de l’espace, car les documents sont désormais conservés sur un disque SSD que dans un bureau. L’entreprise bénéficie également d’un gain de temps,
- le gain de temps : il suffit de quelques clics pour dénicher un document alors qu’auparavant, il fallait consacrer de longues minutes, voire des heures à la recherche, au tri ou encore à la destruction des documents,
- la baisse des dépenses relatives à l’usage des papiers : l’entreprise n’a plus besoin d’imprimer des factures, contrats ou autres justificatifs. Les risques de destruction d’informations par le feu et l’eau sont limités.
En dehors de ces avantages, l’utilisation d’un logiciel d’archivage numérique rend plus faciles la manipulation et le partage des documents. Il est possible d’accéder aux données numériques de n’importe quel endroit. En plus, l’accès aux données archivées est mieux sécurisé. Quant à l’information, elle peut être restituée sur différents supports, projecteurs ou écrans. Il est même possible de l’imprimer s’il le faut.
