Check-list du matériel et des fournitures à prévoir lors d’un salon professionnel

Participer à un salon professionnel fait partie désormais de toute stratégie marketing et commerciale d’une entreprise qui désire booster sa notoriété et accroitre son chiffre d’affaires. Mais cela nécessite toutefois une organisation des plus rigoureuses pour mettre vos chances de votre côté.

Élaborer un planning des tâches à faire pour la salon pro

Pour réussir un salon professionnel, il importe d’être le plus minutieux possible et d’avoir un sens aiguisé de l’organisation. Commencez par établir une liste des clients potentiels et des prospects à inviter. Prévoyez du matériel pour parer à toute éventualité : cartes de visite en nombre important, agrafeuses et agrafes, stylos, scotchs, blocs électriques, rallonges électriques, cahiers pour les prises de note, post-it, eau à boire, gobelets réutilisables, ordinateurs portables, etc. Pensez, en parallèle, aux messages que vous désirez véhiculer durant le salon professionnel.

En même temps, pensez à votre emplacement idéal et à vos besoins :

• Quel type d’emplacement avez-vous besoin (en allée, dans un coin, à l’entrée, etc.) ?
• Quelle taille de stand souhaitez-vous ? De quel mobilier avez-vous besoin ?
• N’oubliez pas d’accorder votre stand avec l’image de marque de votre entreprise :
  • Logo, design, charte graphique, objets de communication (roll-up, totem, affiches, etc.)

Comptez en moyenne 4 à 6 mois de préparation en amont entre la demande de participation à un salon et l’arrivée sur les lieux.  Cette organisation en amont est cruciale pour réussir votre participation au salon professionnel. La préparation prime toujours sur l’action. En déterminant les raisons de votre participation, en décidant quels produits présenter et en décidant d’allouer une équipe dédiée à l’événement (qui pourra gérer autant l’aspect administratif que l’aspect matériel et marketing), vous mettez toutes vos chances de votre côté.

Une check-list matérielle nécessaire lors du salon

Voici une liste non exhaustive du matériel et des fournitures à prévoir pour l’installation de votre stand professionnel.

• Pour l’organisation commerciale : cartes de visite, fiches individualisées d’information pour les clients, plaquettes commerciales, bons de commande préremplis et un lecteur de badges pour récupérer les coordonnées (souvent proposé en location à la journée sur les salons).
  Pour la décoration du stand : panneaux, étagères, plantes, supports, cadres, affiches, roll-ups, ampoules de rechange si besoin.
• Pour le rangement : étagères, présentoirs
• Pour le mobilier pratique durant le salon : chaises, petites tables, cafetières ou théières, bouilloires, etc., mais aussi des produits alimentaires (eau, gâteaux, jus de fruits, barres énergétiques, etc.)
• Pour l’aspect promotionnel et marketing : lecteur DVD et écran, DVD et CD, clés USB, matériel informatique et vos Goodies personnalisés (t-shirt, stylos, mugs, tote-bags, sac de collecte de déchets pour voiture, etc.)
• Pour l’entretien et le nettoyage du stand : sacs poubelle (on les oublie toujours), chiffons, trousse à outils, crochets

exposition voitures

Pendant et après le salon professionnel

Le salon professionnel ne se prépare pas uniquement en amont. C’est aussi pendant et après le salon qu’il est important d’avoir le matériel adéquat et d’assurer un suivi avec les clients, les prospects, tous les visiteurs. Soignez toujours la présentation de votre stand avec du matériel neuf, non usé, avec des produits en bon état. Faites attention à la décoration du stand. Il doit donner envie aux prospects de découvrir votre offre. Toutefois trouver un élément différenciant pour sortir du lot par rapport aux stands proches du vôtre ou de vos concurrents. L’accueil de vos prospects reste un élément important dans votre démarche de prospection. Vous n’avez que 2 secondes pour donner une bonne impression de votre entreprise à vos futurs clients. Et n’oubliez pas de préparer vos équipes physiquement car les salons demandent énormément d’énergie.  Le soir après la fermeture du salon, pensez aussi à réunir votre équipe lors d’un diner pour les remercier de leur participation active. Participer à un salon ressemble souvent à un marathon. Il faut pouvoir conserver son énergie sur toute la durée (y compris pour le démontage du stand et le retour pour les salons éloignés des lieux de résidence). Enfin, le salon professionnel, c’est aussi l’occasion de récolter de nombreux renseignements sur vos clients et vos concurrents. Pourquoi ne pas analyser ces informations en faisant des sondages, en interrogeant directement les prospects sur ce qu’ils ont aimé, sur ce qu’ils aimeraient retrouver ? De même, facilitez la participation de vos clients avec des moyens de paiement variés (terminal de paiement mobile, chèque, etc.).

Vous pourrez vous améliorer de salon en salon jusqu’à atteindre la perfection !