Pourquoi choisir un logiciel de gestion de la formation ?

Si la formation constitue un élément majeur pour assurer la croissance et la performance d’une entreprise, les organismes de formation, eux, doivent parallèlement se mettre à jour en fonction de la demande du moment. En tant que pont entre la transmission d’un savoir-faire et d’une expertise, les centres de formation professionnelle ont l’obligation de se réinventer en permanence, tant dans l’offre que dans la manière de faire afin de répondre aux nouvelles compétences attendues : une maîtrise qui passe inéluctablement par l’utilisation d’un bon logiciel de gestion de la formation. Quelle est son utilité ? Comment juger de son efficacité ?

Entreprises et centres de formation, le regard tourné vers un même objectif

Dans le processus de gestion des talents, les entreprises et les centres de formation ont un objectif commun, celui de développer les compétences des apprenants. Pour l’entreprise, passer par cette étape est le gage d’un développement plus rapide notamment grâce à la montée en compétence de ses salariés. Mais pour les centres de formation, les enjeux vont bien au-delà. Hormis l’attente des apprenants, ils doivent en même temps offrir à leurs entreprises partenaires une qualité de service, dans la forme et dans le fond. En faisant appel à des solutions telles que Alcuin, éditeur de logiciels spécialisés dans la gestion des centres de formation, certains arrivent à relever ce défi. Zoom sur le logiciel de gestion de l’offre de formation.

Pour quelles raisons utiliser un logiciel de gestion de la formation ?

Depuis la mise en place de la réforme de la formation professionnelle, les organismes de formation ont dû revoir leurs formules. En effet, les instances publiques ont décidé une individualisation et une libéralisation de la formation professionnelle. Naturellement, cette décision a eu des impacts sur le fonctionnement des organismes de formation. Ceux-ci ne sont pas forcément négatifs, mais peuvent présenter des contraintes sur bien des échelles. La digitalisation fait, par exemple, partie de ces changements de cap que doivent inclure les centres de formation lors de cette transformation organisationnelle.

Dans ce cadre, recourir à un logiciel de gestion de la formation permettra de pallier des difficultés liées à la dématérialisation, au non-présentiel ou encore à l’automatisation de tâches chronophages pour mieux se concentrer sur l’essentiel.

Simplifier pour améliorer l’efficacité opérationnelle

Comme dans toute organisation, il y a toujours des tâches non essentielles. Dans le cas des centres de formation, elles font référence à tout ce qui se répète dans la procédure administrative : inscription, planification, gestion des questionnaires d’évaluation, production des attestations de formation, etc. Un logiciel de gestion permet de les automatiser au maximum pour gagner un temps considérable.

Il va sans dire que le logiciel devra ressembler au mieux à une plateforme de services partagés. Non seulement cela va réduire sensiblement le coût de la gestion administrative, mais il va permettre une réorientation de l’énergie sur la pédagogie en elle-même.

Se concentrer davantage sur le développement des compétences

À l’heure actuelle, la formation est une opportunité entièrement (ou presque) contrôlée par les salariés. Ils peuvent consulter directement les offres et y postuler grâce aux applications mobiles. Les centres de formation doivent alors adapter leurs offres au moment opportun, en fonction des talents. Un logiciel de gestion de formation va par conséquent les aider à identifier les besoins en formation selon leurs métiers, anticiper les besoins futurs en formations et compétences, que ce soit à moyen ou à long terme, et enfin repérer les talents et leur potentiel de développement.

Piloter le budget et analyser la rentabilité

Établir de manière systématique et en un temps record le rapport entre le budget d’une formation et sa rentabilité permet d’avoir une vue globale sur les indicateurs de retour sur investissement. Un logiciel de gestion de formation offre cette fonctionnalité avec une garantie d’optimisation des performances financières et opérationnelles. Par ailleurs, cela permettra de prendre des décisions stratégiques. Un atout essentiel pour attirer et fidéliser les entreprises collaboratrices.

Une expérience utilisateur ergonomique

Dans un monde où le digital fait partie intégrante de la vie quotidienne, le logiciel de gestion de la formation se doit aussi d’être facile à utiliser aussi bien pour les entreprises que pour les apprenants. Le développement de l’outil doit par conséquent être en « responsive design », c’est-à-dire adapté aux supports mobiles pour que l’interface soit toujours facile d’utilisation. La cohérence de l’affichage des fonctionnalités suit également la même logique.

De la transparence dans la divulgation des informations

Mettre à disposition une plateforme de services partagés à ses clients équivaut à informer la bonne personne au bon moment, donc, un tri s’impose à ce niveau. Un logiciel de gestion de la formation permet d’éviter que les informations ne s’entassent et que le centre de formation ne soit saturé de questions similaires.

Une utilisation intuitive par les collaborateurs à former

Un outil de gestion de formation est avant tout réservé aux organismes de formation. Ceci étant, les différentes fonctionnalités de celui-ci permettent aussi d’avantager les collaborateurs à former notamment en suivant leur parcours formation au sein de l’organisation. Ils peuvent y exprimer clairement leurs besoins en formation et consulter celles qui sont disponibles, mais surtout celles qui sont conformes à leurs souhaits. Dans certains cas, ils peuvent même avoir des suggestions personnalisées, toujours dans ce souci de faire monter les compétences. Une fois les formations terminées, ils ont la possibilité de donner leur feedback et peuvent par ailleurs partager leurs propres connaissances à leurs collègues.

Quelles fonctionnalités intégrer à son logiciel pour une meilleure gestion ?

Vous l’aurez compris, un logiciel de gestion de formation ne facilite pas uniquement les tâches inhérentes à la pédagogie elle-même. Il permet aussi un gain de temps à tous les acteurs du centre de formation. Il est donc important de choisir un logiciel qui répond aux besoins de chacun. Si on veut centraliser les informations, le mieux est de miser sur un logiciel de gestion de formation qui intègre directement des logiciels SIRH. Cette fonctionnalité est particulièrement bénéfique à la direction RH sur de nombreux points : on peut citer la gestion administrative et budgétaire, la gestion de la conformité, de l’offre de formation ou encore le suivi des parcours de carrière.

Le logiciel doit permettre de transformer intelligemment les organisations pour une gestion optimisée. Il vous faudra définir concrètement vos objectifs et impliquer tous les acteurs, les formateurs comme les collaborateurs, dans le choix de ceux-ci.