Comment gérer les notes de frais liées au télétravail ?

Dans les situations les plus courantes, la gestion des notes de frais concerne un salarié en présentiel en bureau qui réalise des déplacements professionnels et en averti son patron. Mais, quand ce même salarié se met à travailler en télétravail du jour au lendemain, comment cela se passe-t-il concrètement ? Comme s’organise justement la gestion de ces mêmes notes de frais ? La situation est alors bien différente et des nouvelles modalités sont mises en place. En télétravail, les notes de frais concerneront plus le matériel professionnel que les déplacements ou les trajets pour rendre visite à un client. Voici donc comment organiser vos notes de frais en télétravail par la présentation des différentes catégories qui sont le plus concernées.

Le fonctionnement général

La gestion des notes de frais en télétravail implique de mettre en place un règlement net et précis pour tous les travailleurs concernés. De ce fait, un lien de confiance doit s’instaurer entre les salariés en télétravail et leur employeur car, ce dernier n’est pas présent sur place pour tout vérifier. Le chef d’entreprise doit, dès le début, fixer les principales modalités liées aux notes de frais en télétravail. En ce sens, il doit fixer un plafond par mois à ne pas dépasser pour fixer des limites à tous les travailleurs. Il doit également valider les notes de frais qui disposent d’un justificatif pour éviter toutes les fraudes possibles. Un cadre bien précis doit être dessiné dès le début du télétravail pour la gestion des notes de frais soient bien claires pour tout le monde. Pour pouvoir bien vérifier chaque note de frais, le chef d’entreprise aura accès à la plateforme créée pour l’occasion pour analyser les notes de frais en temps réel dépensées par chaque salarié. Ces notes de frais seront donc bien transférées et les remboursements seront effectués pour tous les frais réels. C’est ce dernier mode de fonctionnement qui est le plus adapté à la situation du télétravail en entreprise.

Notes de frais en télétravail : noter toutes les dépenses professionnelles

Pour le salarié qui effectue son travail depuis son domicile en télétravail, un travail minutieux devra être effectué régulièrement. En ce sens, le travailleur devra noter une par une les notes de frais dépensées et garder précieusement tous les justificatifs correspondants. Pour chaque note de frais enregistrée, il devra se connecter sur la plateforme créée pour la gestion des notes de frais de l’entreprise et avertir son employeur de chaque dépense effectuée. Pour le salarié, l’organisation au quotidien est donc primordiale pour ne pas se sentir perdu et pour, par la suite, recevoir un remboursement rapide et efficace de la part du chef d’entreprise.

En télétravail, la gestion des notes de frais implique donc une grande autonomie de la part du salarié qui gère ses dépenses professionnelles à la lettre. Ce même travailleur doit donc faire preuve de sérieux et doit régulièrement communiquer avec son patron. Pour une meilleure gestion des notes de frais, même en télétravail, des logiciels comme Expensya, sont une véritable aide au quotidien et facilitent la tâche des salariés en télétravail. Ces logiciels sont des opportunités à saisir pour être bien organisé dans la gestion des notes de frais quand on travaille chez soi.

Les frais liés à un local

Le plus souvent, un salarié qui est concerné par l’organisation du télétravail travaille chez lui, depuis son domicile principal. Mais, ce n’est pas le cas pour tous. Pour certains, le télétravail rime avec local. Ce dernier est alors loué et engendre des frais dépensés par le salarié en question. Ce sont donc des notes de frais professionnelles liées au télétravail. Pour information, pour être estimé dans les notes de frais, ce local doit être utilisé uniquement à des fins professionnelles. Le salarié pourra donc noter dans sa gestion des notes de frais, le loyer mensuel concerné ainsi que les différentes taxes liées à la location du local. Ce dernier pourra être loué par une ou plusieurs personnes, ce qui changera littéralement l’organisation des frais s’ils sont partagés ou non. Toujours est-il que ce local à destination professionnelle est considéré comme un équipement du salarié en télétravail. Il est donc important de noter toutes les dépenses liées à ce local de travail.

Télétravail : le matériel professionnel

Une autre catégorie est la plus concernée par les notes de frais en télétravail. Il s’agit du matériel et, plus précisément, du matériel informatique. Cet équipement indispensable au télétravail fera l’office de notes de frais régulières et récurrentes avec, par exemple, l’achat d’un ordinateur plus performant, l’acquisition d’une imprimante, l’utilisation d’encre, de papier ou encore de cartouches. Tout ce qui touche au domaine de la bureautique compose aux trois quarts les notes de frais liées au télétravail. Ce qui est évident puisque c’est l’outil pour rester en contact avec sn patron et réaliser le travail demandé.

Les notes de frais générées par le matériel professionnel concernent aussi tout ce qui touche à l’ameublement. En ce sens, cela peut être l’achat d’un bureau (le meuble en lui-même), de luminaires pour travailler plus efficacement, d’un fauteuil ou encore de diverses fournitures. Toujours est-il que chaque dépense sera notée en tant que note de frais et directement envoyés au chef d’entreprise pour qu’il soit averti de la situation du salarié.

Les notes de frais liées aux différents abonnements

Une catégorie qui compose essentiellement les notes de frais en télétravail concerne tous les abonnements auxquels a souscrit le salarié qui travaille depuis chez lui. Ces abonnements sont principalement envisagés dans le cas d’utilisation de téléphone et de forfait pour travailler avec internet. Ils sont donc importants pour garder un lien direct avec l’entreprise et font partie des notes de frais importantes et indispensables au télétravail.
Les abonnements sont étroitement liés à la catégorie des logiciels nécessaires pour être fonctionnel en télétravail. En ce sens, il s’agit de logiciels payants de traitement de texte ou tout autre logiciel spécifique essentiel au travail du salarié (graphique, logiciel professionnel de visio-conférence, logiciel comptable…). Tous ces abonnements importants seront comptabilisés dans les notes de frais mensuelles du salarié en télétravail.

Les notes de frais en télétravail : le tableau officiel de l’URSSAF

Pour pouvoir mieux se retrouver dans la gestion des notes de frais en télétravail, l’URSSAF a mis en place un tableau complet et détaillé qui décrit toutes les catégories concernées par cette situation. Dans ces catégories du tableau figurent celles dont nous venons de parler (le local, le matériel, les abonnements…) Mais, avec encore plus de précisions pour vous apporter plus d’informations sur le remboursement des notes de frais liées au télétravail. Ce même tableau présente tous les frais fixes et les frais variables qui concernent les notes de frais en télétravail. Il est donc la référence à prendre en compte pour être en règle même en télétravail et ainsi éviter tout redressement. La gestion des notes de frais pour un salarié en télétravail doit donc être bien organisée pour être efficace.