Archives physiques en entreprise : les 7 étapes d’une gestion efficace et sécurisée
A l’heure du tout numérique, il peut être tentant pour les sociétés de miser uniquement sur le stockage dématérialisé de leurs documents. Pourtant, malgré l’essor des nouvelles technologies, le format papier reste encore bien présent au sein des organisations. Entre obligations légales de conservation, sécurité des données et traçabilité, une gestion efficace des archives physiques en entreprise demeure primordiale. Pour y parvenir, 7 étapes clés sont à respecter.
Bien comprendre les différentes catégories légales d’archives physiques
Avant de se lancer dans l’organisation du système le plus efficace possible, il est essentiel de bien différencier les trois catégories existantes aux yeux de la loi. On distinguera ainsi les archives courantes, intermédiaires et définitives en fonction de leur usage et de leur durée de conservation. Cette classification déterminera les modalités de leur gestion future. Ce travail théorique doit absolument être fourni pour pouvoir travailler sur de bonnes bases !
Mettre en place une politique d’archivage adaptée à chacune de ces catégories
Une fois ces concepts assimilés, il s’agira de définir une politique adaptée aux documents conservés par la firme. Celle-ci devra déterminer les règles les plus pertinentes en matière de classement, de conservation, de sécurité et de communication. Si cela s’avère trop ardu à mettre en oeuvre en interne, des sociétés telles que la SGA sont spécialisées en gestion des archives physiques en entreprise. Elles vous apporteront une aide bienvenue pour mener à bien cette tâche complexe.
Etablir un plan de classement clair de l’archivage physique en entreprise
En effet, confier vos archives à un prestataire vous ôtera une fameuse épine du pied au moment d’élaborer le fameux plan de classement, la véritable épine dorsale de votre système. S’il est véritablement qualitatif, il vous permettra de retrouver n’importe quel document en un rien de temps. Pour cela, l’opérateur se chargera de classer et de hiérarchiser chaque élément selon les critères les plus idoines au regard des spécificités de votre structure.
Effectuer une rédaction systématique des bordereaux de versement pour optimiser votre sécurité
Il s’agira au passage de ne pas négliger la rédaction des bordereaux de versement. On désigne ainsi les inventaires détaillés des documents confiés au service dédié ou au prestataire. Ils mentionnent le contenu de chaque boîte d’archives versée pour traitement. Ces relevés sont obligatoires et assurent une traçabilité optimale du circuit. Un maillon essentiel pour la sécurité des données.
Tenir un calendrier de conservation
Passons maintenant à une étape cruciale du processus, la tenue du calendrier. Véritable plaque tournante de votre politique, il recensera les durées légales de conservation en vigueur pour chaque typologie de documents. Il permettra de savoir précisément pendant combien de temps conserver les divers éléments avant leur destruction réglementaire. Exception faite des archives définitives qui n’ont pas de limite dans le temps. Un outil précieux pour respecter la législation et sécuriser vos arrières !
Mettre régulièrement à jour votre mobilier dédié
Dans le cas où vous auriez décidé de gérer votre stockage en interne, vous vous devrez de régulièrement mettre à jour votre mobilier de bureau pour optimiser l’organisation de vos archives physiques en entreprise. Il est souvent recommandé d’opter pour un ensemble cohérent de rayonnages, d’armoires ou de coffres ignifugés. On vérifiera leur conformité à la norme NF Z 40-350, gage de qualité pour la conservation de ces divers éléments.
Basculer sur de la numérisation quand cela s’avère pertinent
Enfin, pour plus de flexibilité dans la consultation des archives, la numérisation s’avère très utile. Elle permet d’en optimiser la gestion en complément des solutions physiques. Si votre calendrier est bien tenu, vous pourrez vous en saisir pour régulièrement dégager de l’espace de stockage tout en conservant une copie digitale sécurisée des documents. Prenez le meilleur de ces deux solutions pour organiser le système le plus efficient qui soit !
