Optimiser la gestion des achats indirects pour améliorer l’efficacité de votre entreprise
La fonction d’achats d’une organisation doit aujourd’hui faire face à de nombreux enjeux : optimisation des coûts, recherche de nouveaux fournisseurs compétitifs et investissement dans les technologies pertinentes. Parmi ces défis, la gestion des achats indirects est un sujet souvent négligé qui peut représenter des économies potentielles significatives pour une entreprise. Pour comprendre comment gérer efficacement ses achats indirects, il est important de bien cerner cette notion et identifier les différentes étapes d’un processus d’optimisation dédié.
Comprendre le concept d’achats indirects
En matière de gestion des achats, on distingue généralement deux grandes catégories : les achats directs et les achats indirects. Les premiers concernent les biens et services utilisés dans le processus productif, tandis que les seconds regroupent les dépenses nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, mais ne faisant pas partie intégrante du produit fini.
Ainsi, un achat indirect va être généralement moins encadré et déclenché au fil des besoins : fournitures de bureau, ordinateurs, contrats occasionnels…
Identifier et classifier les achats indirects
La première étape pour optimiser la gestion de ses achats indirects consiste à les identifier et les classifier. Il est en effet essentiel d’avoir une vue d’ensemble des dépenses réalisées dans ce domaine. Pour cela, il convient de regrouper les achats indirects par catégories, telles que les services généraux, l’informatique ou encore les frais de déplacement.
Cette classification permettra d’identifier rapidement les postes de dépense importants et ainsi d’envisager des actions d’optimisation ciblées.
Mettre en place un processus dédié aux achats indirects
Une fois les achats indirects correctement identifiés et classifiés, il est nécessaire de mettre en place un processus spécifique pour leur gestion. Ce processus doit comporter plusieurs étapes :
- Planification des achats : Prévoir les besoins en termes d’achats indirects permet de mieux organiser les commandes et ainsi d’éviter des coûts supplémentaires tels que des frais de transport urgents.
- Sélection des fournisseurs : Réaliser une analyse approfondie des offres du marché afin d’identifier les fournisseurs proposant des produits et services répondant au meilleur rapport qualité/prix.
- Négociation : Mettre en place une stratégie de négociation avec les fournisseurs sélectionnés pour obtenir les meilleures conditions commerciales possibles.
- Suivi et contrôle des achats : S’assurer de la qualité des produits et services fournis, ainsi que du respect des délais de livraison et des conditions contractuelles.
Investir dans des outils adaptés à la gestion des achats indirects
Pour mener à bien ce processus d’optimisation des achats indirects, il est essentiel de s’appuyer sur des outils adaptés. Plusieurs solutions existent sur le marché pour faciliter la gestion des achats, notamment :
- Les progiciels de gestion des achats : Ces logiciels permettent d’automatiser une grande partie du processus d’achats, tout en offrant un suivi centralisé des dépenses. Il est important de choisir un logiciel achats qui vous facilitera la vie au quotidien.
- Les plateformes d’e-procurement : Elles facilitent la collaboration avec les fournisseurs en permettant d’échanger facilement des documents, de réaliser des appels d’offres ou encore de suivre l’avancement des commandes.
- Les outils d’analyse des données : Ils permettent d’identifier rapidement les opportunités d’amélioration et de prendre des décisions éclairées grâce à l’exploitation des données d’achat.
Trouver le bon équilibre entre automatisation et expertise humaine
Bien qu’il soit indispensable d’utiliser des outils modernes et performants pour gérer efficacement les achats indirects, il ne faut pas pour autant négliger l’importance de l’expertise humaine. En effet, certaines tâches telles que la négociation ou le suivi des fournisseurs nécessitent des compétences spécifiques qui ne peuvent être totalement automatisées. Ainsi, il est crucial de s’assurer que les équipes en charge des achats disposent des ressources et des compétences nécessaires pour mener à bien leur mission.
Stimuler la collaboration interne et externe pour une meilleure gestion des achats indirects
Pour favoriser une gestion optimale des achats indirects, il est primordial de stimuler la collaboration aussi bien en interne qu’en externe.
En interne :
Favoriser la communication entre les différentes fonctions de l’entreprise afin d’obtenir une vision centralisée et exhaustive des besoins en termes de biens et services indirects. Une bonne coopération entre les différents départements permet notamment de réaliser des économies à travers la mutualisation des dépenses ou encore l’échange de bonnes pratiques.
En externe :
Entretenir des relations de qualité avec les fournisseurs, en instaurant un climat de confiance mutuelle et en les impliquant dans la démarche d’amélioration continue. Il est également important de rester attentif aux innovations proposées sur le marché, permettant ainsi de bénéficier des meilleures offres disponibles.
En appliquant ces conseils pour améliorer la gestion des achats indirects, vous parviendrez non seulement à réduire vos coûts, mais également à accélérer votre processus d’achat, tout en renforçant les relations avec vos fournisseurs.
À terme, une meilleure gestion des achats indirects contribuera à renforcer la compétitivité de votre entreprise sur le marché.
