Gestionnaire de paie : que fait-il vraiment ?

Figurant parmi les métiers du domaine des ressources humaines qui recrutent le plus en ce moment, un gestionnaire de paie est un véritable spécialiste du bulletin de salaire. Cependant, sa mission ne se résume pas à la manipulation des chiffres et à l’émission des fiches de paie. La gestion de paie est une opération qui est particulièrement étendue et délicate dans le sens où elle concerne les procédures administratives et techniques relatives au personnel. Abordons plus en détail les grandes missions d’un gestionnaire de paie.

En quoi consiste le métier de gestionnaire de paie ?

Ayant un sens de l’organisation et de la rigueur sans pareil tout étant bien à l’aise avec les chiffres, vous désirez devenir un spécialiste de la gestion de paie digne de ce nom : avant de sauter le pas, renseignez-vous pour devenir gestionnaire de paie en consultant les fiches métiers disponibles en ligne. Si vous avez un proche qui exerce cette profession, il vous fournira certainement toutes les informations dont vous aurez besoin. Mais notez que la gestion de paie est une tâche récurrente à la fois chronophage et technique, sans compter les subtilités administratives qui en découlent. C’est ce qui explique pourquoi certaines entreprises font le choix de l’externaliser.

En général, un gestionnaire de paie ou collaborateur de paie est à la fois un spécialiste des fiches de paie ainsi que des déclarations sociales. Ses missions vont notamment de la récolte d’informations sur les salariés à l’établissement des déclarations sociales, en passant par le traitement des données recueillies, la création de fiches de salaires conformément à la législation en vigueur… Et bien qu’il soit toujours au fait de l’évolution du Code de travail et de la législation sociale, un gestionnaire de paie n’est pas un spécialiste du droit.

Au-delà de leur cœur de métier, beaucoup d’entre eux peuvent aujourd’hui agir en qualité de conseiller pour les directions opérationnelles d’une entreprise. Ils peuvent aussi être amenés à élargir leur champ d’action dans d’autres domaines : saisie des éléments changeants, rédaction de fiches de poste, établissement des contrats de travail…

Ce spécialiste de la paie peut exercer au sein d’une entreprise (en CDD ou en CDI dans le service des ressources humaines), dans les agences d’intérim, dans les cabinets d’expertise comptable, dans la fonction publique, ou encore dans les centres de gestion. Dans tous les cas, au vu de l’environnement règlementaire qui ne cesse de se complexifier, le métier de gestionnaire de paie évolue en permanence.

Quelles sont les missions d’un gestionnaire de paie ?

Les missions d’un gestionnaire de paie peuvent varier selon la taille de la structure qui recrute et le contexte dans lequel elle évolue. Mais en général, le métier d’un tel spécialiste de la paie et des déclarations sociales est caractérisé par les missions suivantes.

Gestion des bulletins de salaire

Tous les mois, le gestionnaire de paie relève et calcule les éléments de paie à périodicité variable. Il contrôle la quotité de travail de chaque salarié, les congés payés, les tranches d’absence maladie, les heures supplémentaires… Ce professionnel s’occupe de surcroît de la gestion des indemnités. Pour éviter les risques de non-conformité et d’erreur qui peuvent induire de lourdes conséquences financières, il effectue les tâches suivantes :

• il saisit, compte, déduit et vérifie chaque élément constitutif de la fiche de paie avant l’édition de cette dernière,
• il tient à jour les différents types de prélèvement ou de remboursement sur la rémunération,
• il effectue une veille sur les conventions collectives, le droit du travail, les décisions de la cour de cassation ou de justice devant le conseil de prud’hommes…
• il contrôle l’application des conventions collectives, des règles sociales et de la législation en vigueur sur la rémunération, la durée du travail…

Dès que chaque salarié reçoit son bulletin de salaire, le gestionnaire de paie réalise des contrôles post-paie et s’occupe de traitements en découlant. Il est à la disposition des collaborateurs pour répondre à leurs questions en matière de charges sociales, de paie et de congés.

Gestion des charges sociales

Il incombe au collaborateur de paie de calculer le montant des cotisations sociales et de transmettre la déclaration sociale via la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Si l’entreprise n’est pas tenue à l’obligation de déclarer par ce système, alors la déclaration se fait par un BRC (Bordereau Récapitulatif de Cotisations). Dans tous les cas, le gestionnaire de paie doit déclarer entre autres :

• le nombre de salariés qui ont perçu leurs salaires au cours de la période,
• la date de versement des salaires,
• le nombre de collaborateurs qui ont bénéficié d’une éventuelle exonération de cotisations,
• le nombre d’employés inscrits au dernier jour de la période,
• les montants plafonnés et le total des rémunérations soumises à contributions et cotisations,
• le montant des cotisations que l’entreprise doit acquitter suite à l’application des taux de cotisations en vigueur.

Il assure le contrôle, le suivi et le traitement des cotisations sociales tout en établissant des relations avec chaque organisme social.

Un professionnel de la paie s’occupe de l’établissement d’une DADS (Déclaration Annuelle de Données Sociales). Cette dernière est établie tous les ans, plus précisément dès lors que la société verse des rémunérations imposables au titre des traitements et salaires. Elle reprend les données relatives à la rémunération annuelle des salariés, aux effectifs employés, au nombre de salariés partis en préretraite et/ou mis à la retraite, le nombre d’employés ayant plus de 55 ans qui ont fait l’objet d’une rupture conventionnelle…

Administration du personnel et gestion administrative des ressources humaines

Un gestionnaire de paie peut mettre à profit ses compétences dans la gestion des ressources humaines. Il peut par exemple rédiger des contrats de travail (CDD ou CDI) pour les salariés et établir des fiches de poste. On peut ajouter à tout cela :

• l’intégration d’un collaborateur dans un système SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines),
• la gestion du relevé de temps de travail,
• la relation avec le personnel,
• l’établissement d’un dossier mutuelle,
• la gestion des embauches,
• la gestion des formations professionnelles,
• le traitement des contrats en alternance,
• le suivi des IJSS (Indemnités Journalières de Sécurité Sociale)…

Tout au long de son intervention, un collaborateur de paie utilise le plus souvent un logiciel de paie spécialisé aussi performant que fiable. Ce dernier a été créé et paramétré de façon à pouvoir l’aider à fiabiliser et à sécuriser la gestion de paie de l’entreprise qui l’emploie.