Comment planifier vos déplacements professionnels pendant la pandémie

La pandémie de la Covid-19 est certainement l’événement le plus marquant qui soit arrivé à l’industrie du voyage au cours de cette dernière décennie. Selon un sondage de la Global Business Travel Association, ” 62 % des entreprises ont transformé leurs politiques de sécurité et de contrôle des voyages en réponse au coronavirus”. Dans le même temps, 55 % des entreprises déclarent avoir établi de “nouvelles procédures pour effectuer les déplacements professionnels“.

En attendant de retrouver prochainement les habitudes de voyage que nous avions avant la pandémie, s’adapter reste la seule option à disposition des entreprises pour le moment. C’est pourquoi il est important pour ces dernières de repenser leurs politiques, programmes et autres procédures de voyage, et également de s’assurer qu’elles soient respectées par tous les employés pour garantir une sécurité optimale.

Vous trouverez ci-dessous une petite liste de points qui vous aidera à revoir votre politique de voyage ainsi que quelques lignes directrices pour appliquer et mettre au point les changements nécessaires.

Créez vos plans de voyages

• Choisissez les employés qui peuvent voyager parmi ceux  qui ont déjà eu des expériences de voyage.
• Attribuez aux employés des types de destination : locale, nationale ou internationale.
• Choisissez et sélectionnez les critères qui permettent le déplacement : interne, externe, taille de la réunion, événements, etc.
• Sélectionnez les pays à risque (par exemple sur la base des exigences de quarantaine, du risque d’infection, etc.)
• Définissez les exigences en matière de pré-réservation : évaluation des risques, test Covid-19, dérogations.
• Informez les employés des nouvelles procédures.
• Étudiez quel type de transport il faut privilégier.
• Incitez les employés à mettre à jour leur profil voyageur, en particulier les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence
• Tenir compte de la santé mentale des employés, en s’assurant qu’ils ne sont pas obligés de voyager si cela peut l’affecter en temps de crise.

Réservation

• Apprenez aux employés comment et où réserver des voyages de la manière la plus efficace possible. Certains particuliers ou professionnels de la location ou de l’hôtellerie utilisent des systèmes de channel manager location saisonnière qui permettent une réponse très rapide aux questions, aux sollicitations et une gestion efficace des réservations et des annulations.
• Renseignez-vous sur le niveau de sécurité des lieux de départ et d’arrivée.
• Déterminez quelles compagnies de transports sont agréées (sur la base de critères de santé et de sécurité, et en tenant compte de leurs politiques de changement et d’annulation).
• Déterminez combien de jours à l’avance une réservation doit être effectuée.
• Réexaminer les règles applicables à vos billets d’avion (par exemple, classe de siège, non remboursable).
• Déterminez si vous autorisez les loisirs, en permettant aux employés d’ajouter du temps personnel à un voyage d’affaires.

Pré-voyage

• Déterminez si vous allez fournir ou rembourser l’équipement de protection individuelle.
• Dépassement des dépenses autorisées en fonction de l’EPI, couverture en cas de quarantaine ou de test Covid.
• Fournissez une couverture d’assurance dans différents pays.
• Rappelez aux employés les nouveaux documents nécessaires pour voyager : documents médicaux, test PCR négatif, formulaires pour les voyageurs, etc.
• Aidez vos collaborateurs à s’organiser en leur fournissant des listes de centres de tests avant le voyage.

Voyage

• Expliquez la procédure interne à suivre avec les équipes des RH, du service juridique et des risques si un voyageur tombe malade.
• Déterminez si les voyageurs doivent rester en contact avec l’entreprise pendant leur voyage.
• Déterminez quels sont les modes de transport autorisés lors des déplacements (covoiturage, transports publics, etc.)
• Fixez une indemnité journalière de repas adaptée à la restauration de l’hôtel en place.
• Indiquez aux voyageurs où obtenir des mises à jour de leur itinéraire et des changements éventuels.
• Mettez en place des ressources de support en cas de perturbations ou de fermeture des frontières.

Après le voyage

• Déterminez si les voyageurs peuvent retourner immédiatement au bureau ou travailler de chez eux à une heure déterminée.
• Assurez-vous que vos voyageurs communiquent avec les équipes des ressources humaines au sujet de tout symptôme qu’ils pourraient avoir après un voyage.
• Recueillez les réactions de vos employés à leur retour afin de recueillir des informations sur leur expérience, et répétez la procédure.

La liste de contrôle ci-dessus devrait vous aider à mettre à jour les politiques de voyage de votre entreprise et à vous adapter aux nouvelles règles fixées par les pays, les compagnies aériennes et les hôtels, en garantissant au maximum la sécurité des employés durant les déplacements.