Comment réussir l’organisation d’un séminaire ?
Dans le monde de l’entreprise 2.0, le séminaire est un élément central de la cohésion des équipes. Autrefois réservé aux jeunes start-ups novatrices ou aux grands groupes bien implantés, le séminaire s’est clairement démocratisé jusqu’à devenir aujourd’hui un outil utilisé par tous les services de communication ou de direction qui ont pris conscience de l’importance de la reconnaissance des employés pour servir les buts de l’entreprise.
L’organisation d’un séminaire ne devrait donc jamais être prise à la légère. Demandant toujours de l’argent pour être organisé mais parfois aussi beaucoup de temps si l’on décide de prendre en charge une grande partie des préalables à sa tenue, le séminaire doit être une réussite. Quels sont donc les grands axes qui président à un événement réussi ? Doit-on l’organiser seul ou avec le concours d’experts ? En bref quel est le secret d’un organisateur de séminaire successfull ? Réponses.
Comment organiser un séminaire ou événement d’entreprise ?
L’organisation d’un séminaire demande avant tout une bonne dose d’anticipation. Pas question de téléphoner une semaine à l’avance dans un lieu sélectionné à la va vite pour savoir si, éventuellement, il resterais quelques places disponibles pour 50 personnes. Avec ce genre de démarche, l’organisateur de séminaire court à l’échec. Se préparer plusieurs semaines, voire mois, à l’avance est indispensable pour s’assurer notamment de la jouissance de lieux d’exception.
Le premier poste d’importance est en effet la location d’un lieu qui convienne à votre événement. Pour cela, il vous faudra définir son thème, la carte des invités, l’objectif de la soirée ou les indispensables auxquels vos invités devront avoir accès. Même chose pour la restauration, les activités ou encore prestataires d’animation par exemple. Sauf si vous choisissez de déléguer l’organisation du séminaire, il vous faudra contacter chacun de ces intervenants par vous-même.
L’organisation d’un séminaire en autonomie
L’organisation d’un séminaire par ses propres moyens est donc une activité chronophage. Contacter les différentes parties de votre événement, établir un budget, faire répéter les différents enchaînements, trouver les prestataires idéaux et disponibles, tout cela demande un réel sens de l’organisation et une capacité à sélectionner les individus les plus à même de satisfaire vos besoins. Il existe heureusement des intermédiaires pour vous aider.
C’est le cas d’Aleou, qui recense sur son site un grand nombre de prestataires, de lieux d’exception ou encore d’animateurs adaptés à toutes sortes de festivités. Grâce à une interface simple et intuitive, vous pourrez avoir accès gratuitement à une longue liste d’interlocuteurs spécialisés et compétents. Un gain de temps considérable pour l’organisateur de séminaire, qui peut ainsi s’appuyer sur les richesses du catalogue pour faire son choix sereinement.
Déléguer organisation de son séminaire
Mais Aleou n’est pas un simple outil de référencement. Pour aller plus loin, il propose à ses clients de prendre en charge l’ensemble des aspects organisationnels de l’événement. Ce service en plus permet aux services communication ou direction de déléguer une grande part des tâches rébarbatives et chronophages que peuvent être la prise de contact et le règlement des détails pré-événement avec les futurs intervenants.
Déléguer l’organisation de séminaire permet ainsi aux équipes de l’entreprise de se concentrer sur des tâches bien plus importantes et à haute valeur ajoutée. Ce relais assuré par les équipes d’Aleou est un soutien appréciable pour toutes les structures qui souhaitent organiser un événement exceptionnel, construit autour de l’emploi de professionnels certifiés et sélectionnés sur la base de hauts critères. Et tout cela, en investissant un minimum de temps et d’argent !
