Quelle est la durée légale de conservation des factures en entreprise ?
Votre entreprise aura tendance à générer des factures et à en recevoir. Lorsque vous obtenez les paiements ou effectuez les versements, vous ne devez absolument pas les détruire. Il y a une durée légale qui vous oblige à les conserver, d’où l’intérêt d’avoir une solution d’archivage. Vous serez ainsi conforme à la réglementation en vigueur. Vous pourrez même assurer efficacement votre gestion face à des risques financiers ou juridiques.
Pourquoi conserver vos factures ?
Elles servent à justifier les transactions commerciales et financières de l’entreprise devant l’administration fiscale. Vous n’êtes pas à l’abri d’un contrôle, vous devrez donc transmettre tous les documents demandés. De plus, elles sont essentielles pour la gestion de la comptabilité. Ces factures peuvent être requis lors de litiges avec des clients ou des fournisseurs. Ils jouent aussi un rôle indispensable dans l’analyse financière et la stratégie d’entreprise.
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C’est pour cette raison que vous devez opter pour un archivage facture fournisseurs . Des professionnels comme SGA mettent à votre disposition des solutions adaptées.
En France, le Code de commerce fixe les règles de base concernant la durée de conservation des documents commerciaux. Les entreprises doivent les garder pendant un minimum de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable durant lequel elles ont été émises. Cette exigence permet à l’administration fiscale de vérifier la conformité des opérations sur une période assez longue. Vous avez alors une trace fiable de l’historique financier de votre société.
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Existe-t-il des différences en fonction des factures ?
La durée de conservation a la particularité de varier légèrement selon la nature de la facture. Par exemple, pour celles liées à l’achat de biens immobiliers, le délai peut être étendu pour correspondre à celui de la conservation des documents relatifs au bien. Dans le même registre, les factures en lien avec des transactions avec des garanties ou des assurances nécessitent une conservation prolongée au-delà des 10 ans réglementaires.
Avec l’ère du numérique, la gestion des factures électroniques devient de plus en plus courante. Les entreprises optent souvent pour des systèmes de gestion électronique des documents (GED) qui facilitent l’archivage, la recherche et la sécurisation. Il est primordial qu’ils respectent les normes en vigueur par rapport au format et à la durée.
La loi impose que les copies numériques des factures soient fidèles et durables, c’est-à-dire inaltérables et lisibles pendant toute la durée de leur conservation.
Comment bien conserver toutes les factures ?
Vous devez les organiser en fonction de la date et du type de transaction pour que l’accès soit facilité. Que ce soit pour des documents papiers ou numériques, faites en sorte que vos archives soient sécurisées. Vous devez lutter contre les risques de perte, les dégradations, mais aussi le vol. Certaines sociétés sont parfois la cible privilégiée de personnes malveillantes.
Effectuez des vérifications périodiques de vos systèmes d’archivage pour vous assurer qu’ils sont toujours conformes aux exigences légales et technologiques. Sensibilisez enfin vos équipes à l’importance de la conservation des factures et formez-les aux procédures appropriées. Vous gagnerez alors du temps notamment lorsque vous devrez trouver des documents au plus vite.
