Onboarding RH : comment le mettre en place en entreprise ?

Le processus de recrutement ne s’arrête pas à la signature du contrat de travail. Pour les équipes RH, l’arrivée d’un nouveau collaborateur marque le début du processus onboarding. L’onboarding RH correspond à la période d’intégration du nouveau salarié dans une entreprise. Voici quelques conseils pour bien mettre en place ce processus dans une entreprise.

Réaliser un pré-onboarding

Pour préparer l’intégration du nouveau collaborateur dans les meilleures conditions, il est nécessaire de réaliser un pré-onboarding. Si pour le nouveau collaborateur, l’onboarding RH commence dès la signature du contrat de travail, ce n’est pas le cas pour l’entreprise. En effet, l’équipe RH peut de son côté mettre en place un pré-onboarding afin d’anticiper l’arrivée de sa nouvelle recrue et ainsi favoriser son accueil.

Concrètement, la phase de préparation de l’onboarding RH se met en place à travers une réunion entre les différents managers du nouveau collaborateur. Par ailleurs, pour communiquer l’arrivée du nouvel employé, l’entreprise peut utiliser smart rh, un outil qui permet de partager des informations de manière rapide et sécurisée. Pendant cette réunion, plusieurs points seront abordés. Il s’agira principalement de :

• l’attribution d’un espace de travail pour le nouveau collaborateur ;
• la mise en place de ses outils de travail ;
• les différentes tâches administratives liées à l’intégration du nouveau collaborateur dans l’entreprise.

L’organisation du pré-onboarding RH est nécessaire pour réussir le processus d’onboarding RH proprement dit.

Préparer le déroulement du premier jour du collaborateur dans l’entreprise

Une fois que le pré-onboarding est réalisé, il est temps de préparer le premier jour du collaborateur dans l’entreprise. Cette journée a en effet une importance particulière dans le processus d’onboarding RH. C’est au cours de cette journée que le nouveau collaborateur découvre réellement l’entreprise dans tous ces aspects.

Cette journée lui permet également de construire une vraie opinion sur l’entreprise. Il peut ainsi relever les points rédhibitoires pour la poursuite de la collaboration ou se projeter dans une aventure à long terme avec l’entreprise. Pour réussir le processus d’onboarding RH, il est donc primordial de penser cette journée comme un message de bienvenue de la part de l’entreprise.

Pour créer un climat accueillant et chaleureux pour le nouveau salarié, il est nécessaire de :

• accueillir le nouveau collaborateur dans un cadre qui lui est familier ;
• lui faire visiter les locaux de l’entreprise tout en n’oubliant pas de l’inviter à déposer ses affaires dans son espace de travail ;
• lui fournir la documentation produite pendant le pré-onboarding afin de favoriser une prise de poste tranquille.

Au cours de l’onboarding RH, il est aussi conseillé d’organiser un déjeuner d’accueil au cours duquel le nouveau salarié pourra faire la connaissance du reste de l’équipe et discuter avec elle de manière informelle.

Assurer le suivi et l’intégration du salarié

Le processus d’onboarding RH se poursuit après le premier jour du salarié. En effet, ce n’est qu’après quelques jours passés dans l’entreprise que le nouveau collaborateur pourra faire part de ses ressentis sur son intégration. Pour réussir l’intégration du salarié, il est donc indispensable d’organiser des rencontres entre ce dernier et son supérieur hiérarchique direct.

Pour un onboarding RH efficace, le suivi de l’intégration doit être à la fois régulier et progressif. Des axes d’amélioration seront ainsi définis lorsque le nouvel employé a du mal à s’intégrer à son poste de travail. Il est aussi conseillé de nommer un mentor dans l’équipe pour aider le nouveau salarié à mieux s’intégrer.