Qu’est-ce qu’un logiciel de devis et de facturation ?

La gestion de la facturation est l’un des domaines difficiles à cerner par les entreprises. À la recherche d’un moyen efficace pour pallier ce souci, plusieurs d’entre elles finissent par opter pour un logiciel de devis et facture. Il s’agit d’un outil très performant pour gérer la facturation au sein des sociétés. Pourtant, dans certains milieux professionnels, son rôle et son fonctionnement restent encore mal compris. Cet article vient donc apporter plus d’explication sur ce que c’est qu’un logiciel de facturation.

Logiciel de devis et facture : définition et fonctionnalités

Le logiciel de facturation est un programme informatique conçu pour aider les entreprises à optimiser et simplifier la production et la gestion de leurs devis et factures. Selon les paramétrages, ces logiciels permettent entre autres de prendre en charge la plupart des tâches administratives de l’entreprise. Un logiciel de devis et facture comme celui d’Obat, peut donc aider à éditer, transmettre, archiver et intégrer dans le système comptable, toutes sortes de factures.

Le logiciel d’édition de factures est un outil de gestion dont l’utilité est avérée dans le milieu professionnel. Ce n’est pas une obligation pour les entreprises de s’en doter. Mais à vrai dire, c’est révolu, à l’époque où les caissiers et comptables utilisaient des facturiers en papier ou des tableurs pour établir les preuves de leurs transactions commerciales.

Quels que soient le type d’entreprise (PME, TPE, multinationale ou autres) et son domaine d’activité, il est possible d’avoir un logiciel de devis et facture qui s’y adapte de A à Z. Ses fonctionnalités peuvent varier d’une structure à une autre, selon les particularités que le responsable souhaite y intégrer. Mais de façon générale, le logiciel de facturation, en dehors de la fonction d’édition de factures et de devis, permet d’avoir des informations précises sur la situation des clients à tout moment (impayés, TVA…).

Comment personnaliser son logiciel de facturation ?

Il existe sur le marché, plusieurs logiciels de facturation préconçus. Mais tous ne s’adaptent pas véritablement à l’organisation de toutes les entreprises. Il serait donc idéal d’avoir un logiciel de devis et facture conçu sur mesure, en fonction des réalités de son entreprise. Ainsi, pour bien y parvenir, il y a une démarche toute simple à mener.

Identifier les réels besoins de l’entreprise

L’ultime chose à faire avant de se lancer dans l’acquisition d’un logiciel de facturation est de lister les besoins réels de l’entreprise, en dehors des besoins classiques de facturation. Pour cela, il faudra se poser les questions suivantes :

• quels sont les objectifs visés au travers de l’acquisition du logiciel ?
• qui et combien de personnes vont faire usage du logiciel de devis et facture ?
• Quelles sont les spécificités à mettre en branle (calcul de marges en temps réel, réutilisation des lignes des anciens devis, signature électronique…) ? (plus de détails sur Gataka)

Rechercher le développeur idéal

Après avoir identifié les besoins réels de l’entreprise, il faudra trouver un logiciel dont les fonctionnalités s’y adaptent. Sur le net, il y a plusieurs développeurs de logiciel qui se proposeront. Mais il faut avoir du flair pour faire le choix idéal. Le mieux, c’est d’opter pour un programme informatique utilisé dans de grandes entreprises. Ainsi, il est important de vérifier que le développeur de logiciel de devis et facture choisi ait des références de taille sur son site web.

Faire des ajustements sur le logiciel

Au cas où le logiciel de facturation choisi ne s’adapterait pas à tous les compartiments voulus, il suffira que le vendeur fasse quelques ajustements afin qu’il colle avec les réalités de l’entreprise. C’est l’une des raisons pour lesquelles il faut choisir l’un des meilleurs développeurs présents sur le marché. Cela prouve également que le logiciel est évolutif et pourrait être mis à jour au fil du temps.

Quelle est l’utilité d’un logiciel de devis et facture ?

L’utilité du logiciel de devis et facture pour les entreprises est réelle. Quels que soient leur taille, leur domaine d’activité et l’environnement dans lequel elles se trouvent, toutes les entreprises qui se veulent évolutives doivent se doter d’outils performants et modernes pour améliorer la gestion de leur finance. Ainsi, le logiciel de facturation est un outil comptable dont les avantages sont nombreux :

• un gain de temps considérable dû à l’automatisation du processus de facturation, de l’édition des devis à l’émission des factures de vente et d’avoir. Plus besoin de passer son temps à faire des saisies. Le logiciel de devis et facture prend rapidement tout ça en compte
• une réduction considérable du risque d’erreurs ; surtout en ce qui concerne les différents calculs et taux (TVA, numérotation ou mentions obligatoires) déjà paramétrés en amont dans le logiciel de facturation,
• un meilleur archivage des données administratives de l’entreprise : vous pourrez ainsi retrouver à tout moment, une facture ou un devis émis à une date X et avoir des rapports détaillés, statistiques à l’appui, avec un logiciel de devis et facture bien choisi.