Pourquoi et comment équiper son entreprise d’une machine à affranchir
Une machine à affranchir imprime des marques postales ayant la valeur d’un affranchissement. Cette machine réservée à un usage professionnel est utile pour les petits volumes d’envois et devient indispensable pour les envois en nombre.
Quels sont les avantages de cet équipement pour une entreprise ?
Gagner du temps
L’affranchisseuse étant destinée à timbrer les plis voire sortir une étiquette d’affranchissement pour les colis, le chargé du courrier dans l’entreprise ne passe plus de longues heures dans les files d’attente de la Poste. De plus, il n’a plus besoin de coller les timbres sur les enveloppes, une activité chronophage et répétitive.
Faire des économies
La machine pèse les colis et les enveloppes avec une grande précision évitant ainsi à l’expéditeur de régler un surcoût élevé. De plus, des réductions sur le prix de l’affranchissement (2 à 3 centimes par envoi en moyenne) sont accordées par l’administration postale. De telles remises sont intéressantes car envoyer un pli est de plus en plus cher, plus 10% environ chaque année. Ainsi, pour une lettre simple, il faut débourser en 2021 entre 1,06 € (tarif économique) à 1,28 € (tarif prioritaire).
A partir du 1er janvier 2022, les tarifs postaux passeront à 1,43 € pour la lettre prioritaire, 1,16 € pour la lettre verte et 1,14 € pour l’écopli, ce qui rendra cet équipement de bureau d’autant plus utile pour amortir cette hausse.
Personnaliser ses envois postaux
Les machines à affranchir permettent d’apposer le nom et l’adresse de l’entreprise sur l’enveloppe voire un bloc publicitaire.
Une facilité d’utilisation
Pour affranchir une lettre, il suffit de la poser dans la fente de la machine. La machine garde en mémoire les tarifs postaux en vigueur et l’utilisateur doit sélectionner le type d’envoi (lettre suivi, lettre recommandée…). Un bac d’alimentation est également prévu sur la plupart des modèles qui permet de charger de nombreuses enveloppes en une seule fois.
La facturation simplifiée
Aucun suivi n’est nécessaire car le coût quotidien des affranchissements est envoyé aux services postaux par internet. Des relevés journaliers et mensuels de la machine facilitent ainsi la facturation de l’affranchissement.
Quelle machine à affranchir choisir ?
La tpMac et la pMac
Les entreprises n’envoyant pas plus de 30 plis par jour peuvent faire le choix de la très petite machine à affranchir (tpMac). Jusqu’à 200 plis, la machine à affranchir pour volume intermédiaire (pMac) est adaptée.
Les machines tpMac et les machine pMac ont des options facilitant la vie des utilisateurs, comme :
- Une balance,
- Un écran tactile,
- Une plieuse-trieuse,
- La possibilité de sélectionner son message publicitaire.
A savoir : en-dessous de 15 plis par jour, la location d’une tpMac n’est pas rentable.
La machine à affranchir intelligente ou MAi
La machine à affranchir intelligente est une machine sophistiquée parfaitement adaptée aux entreprises envoyant des plis en grand nombre. En effet, cette affranchisseuse est capable de traiter jusqu’à 1000 lettres quotidiennement et dispose de nombreuses fonctionnalités intéressantes, en plus de celles présentes sur les affranchisseuse tpMac et pMac :
- Un traitement automatisé pour un affranchissement à la chaine sans intervention manuelle.
- La possibilité d’une mise sous pli automatique des courriers.
- La présence de plusieurs plateaux de pesée sur certaines MAI permet de gérer simultanément plusieurs formats et épaisseurs. Il n’est ainsi plus nécessaire de trier le courrier.
Vous trouverez toutes les caractéristiques techniques des affranchisseuses automatiques agréées par La Poste (capacité de traitement, options disponibles, nombre de comptes utilisateurs et de tâches mémorisables, etc.) sur ce guide : https://tarifs-postaux.fr/machine-a-affranchir.htm
Est-il possible d’acheter son affranchisseuse ?
En France, l’achat d’une affranchisseuse est interdit, car la Poste dispose d’un monopole. Seule est autorisée la location auprès de 5 concessionnaires ayant reçu une homologation de la CAMA (Commission d’Agrément des Machines à Affranchir) : Quadient (ex-Neopost), Satas, Frama, Francotyp et Pitney Bowes. D’ailleurs, le contrat de location est un contrat tripartite entre la Poste, le concessionnaire et le client.
A savoir : le prix moyen d’une location va de 1 € à 10 € HT par jour, pour les machines d’affranchissement les plus sophistiquées. Ce coût est amorti par les économies réalisées sur les envois et par le gain de temps permettant d’employer le personnel des services généraux à d’autres tâches.
