Comment gérer les fournitures de bureau ?
Si vous avez l’impression que peu importe la quantité de fournitures de bureau acquise, elles ne sont jamais suffisantes, alors il est temps de revoir votre gestion du stock. En effet, il n’est pas rare que crayons, stylos, marqueurs et carnets de notes disparaissent des étagères, sans trop savoir où ils sont et quelles utilités ils servent. Voici quelques suggestions qui vous permettront de veiller à ce que les fournitures du bureau soient utilisées efficacement.
Trouver le bon fournisseur
Avant même de revoir la gestion des fournitures de bureau, il est nécessaire de se poser une question : est-ce que nous nous procurons nos articles chez le bon fournisseur ? Cela a une grande importance pour une entreprise, d’autant plus si elle possède un grand nombre d’employés. En effet, les coûts reliés aux fournitures de bureau peuvent s’accumuler rapidement. Il est donc important de rechercher un leader du domaine, ayant une large gamme de produits, tels que JPG et ses 30 000 références. Les prix chez les grands du secteur seront généralement plus bas, ce qui vous permettra d’économiser une belle somme sur l’année. Une fois le bon fournisseur choisi, vous pourrez vous concentrer sur les solutions que voici.
Nommez un gestionnaire
La meilleure solution pour gérer les fournitures de bureau est de nommer une personne responsable. Cela peut être vous, si vous le désirez, mais cette tâche se délègue facilement, ce qui vous permettra d’utiliser votre temps à bon escient. La personne désignée sera ainsi seule responsable de rendre compte de l’utilisation des fournitures de bureau. Vous pouvez décider par vous-même de sa méthode de gestion, ou le laisser choisir. Mais d’une manière ou d’une autre, il devra pouvoir vous informer de l’utilisation du matériel, à tout moment. Ceci dit, il est tout de même suggéré de limiter l’accès aux fournitures, en ne permettant son accès qu’au gestionnaire en charge.
Passez la commande une fois le stock entièrement utilisé
Un des problèmes de gestion de fournitures de bureau est que ceux qui sont en charge sont souvent trop enclins à tout commander lors d’une seule action. Bien que cela permette d’économiser du temps, on crée ainsi une porte ouverte à la sur-commande de certains produits. C’est souvent le cas pour des objets secondaires, tels que gommes ou trombones, alors que les objets primaires, tels que stylos et crayons ont tendance à manquer.
Tenir un journal d’inventaire
Si ce n’est pas encore le cas, dans l’entreprise, il faut à tout prix mettre en place un journal d’inventaire. C’est la seule façon qui nous permettra de comprendre les problèmes de manque de fournitures de bureau. En effet, si l’on sait à qui chaque objet a été remis, on pourra mieux apercevoir qui abuse de ceux-ci. Il faut tout de même faire attention de ne pas devenir abusif dans ce domaine. Si l’on doit se prendre la tête avec un employé pour un stylo en trop, au cours de l’année, cela n’en vaut définitivement pas la peine. Une relation de travail peut vite se compliquer lorsque l’on devient trop pointilleux sur des détails mineurs.
