Tour d’horizon sur la dématérialisation de documents en entreprise
A l’heure actuelle, la dématérialisation est devenue de plus en plus tendance au sein des entreprises. Elle est même l’un des plus grands enjeux de la transition numériques des administrations. Plusieurs sociétés sont conscientes que l’utilisation des papiers pour conserver des données et des documents pollue et menace l’environnement. Afin de diminuer cette empreinte écologique et devenir plus responsable, le challenge zéro papier a vu le jour grâce à la dématérialisation de documents.
Dématérialisation : en quoi cela consiste ?
La conservation et l’archivage des données et documents électroniquement est un grand enjeu pour les entreprises. Pourtant, de nombreuses sociétés ne sont pas encore conscientes de ses avantages. La plupart des sociétés ne sont même pas équipées de système de gestion électronique. La digitalisation est actuellement un pilier majeur de la transition digitale au sein des entreprises. La dématérialisation de documents en entreprise consiste à remplacer les supports matériels par des fichiers électroniques et les gérer de façon entièrement digitale. La digitalisation permet de zapper les lourdeurs des tâches administratives et facilite l’accès aux documents tout en améliorant l’organisation interne de l’entreprise. Etant un enjeu majeur sur le plan technique, organisationnel et financier, le processus inclut la dématérialisation des documents tels que les contrats, les bulletins de paie, les factures, les bons de commandes, etc. Il inclut également la digitalisation des échanges et des activités et processus métier. La digitalisation implique de grands changements sur la façon de travailler et de réaliser les tâches quotidiennes.
Guide pour mettre en place un système de dématérialisation
Plusieurs solutions existent pour mettre en œuvre cette technique innovante de gestion de données. Ces solutions permettent d’automatiser le processus de transformation des supports papiers en fichiers électroniques. Une fois le système mis en place, on peut envoyer des factures électroniques aux clients, informatiser les congés et absences ou encore distribuer les fiches de paie de façon digitale. Une des solutions pour mettre en œuvre ce système est d’utiliser le logiciel de Gestion Electronique des Documents ou GED. Elle facilite l’intégration, l’organisation et la récupération des documents électroniques. Avec ce logiciel, on peut consulter les documents de façon simultanée et à tout moment, et ce par tous les collaborateurs. Les informations sur un même dossier sont conservées au même endroit et la gestion du courrier est minimisée. La mise à jour des dossiers est effective et leur sécurité ainsi que leur stockage sont optimaux.
Les avantages de la digitalisation
Les atouts de la dématérialisation sont multiples. Elle optimise la traçabilité et le suivi des documents. Grâce à la digitalisation, le risque d’erreur est moindre. En outre, il s’agit d’une technique qui fait gagner du temps car l’accès aux fichiers est plus rapide et la diffusion de l’information se fait dans l’immédiat. La dématérialisation classe automatiquement les informations retrouvées en utilisant tout simplement des mots clés. Ce n’est pas tout, elle sécurise le patrimoine documentaire surtout en cas d’incendie, de dégâts des eaux et autres sinistres. Et en utilisant la signature électronique, on évite considérablement les fraudes. Evidemment, ce système de digitalisation réduit les coûts liés à l’impression et à l’achat de consommables et certaines fournitures de bureau. Enfin, c’est un moyen efficace pour protéger l’environnement des pollutions provoqués par les déchets.
Les agences traditionnelles peuvent diminuer leurs coûts et, de cette façon, donner des services plus de qualité. Par exemple, il faut vraiment améliorer le travail de tous les points de vues : création site internet bien référencé, logiciel immobilier IWS, dématérialisation grâce à mise en place de signature numérique, système de téléphonie digitale VOIP intégrée dans leur téléphone portable qui permet aux agents d’être joignables de partout, machine virtuelle pour avoir un accès aux fichiers professionnels d’où ils veulent, quand ils veulent, etc. Ce sont des outils de base afin d’augmenter la productivité du travail et je suis sûr que de cette façon la performance du travail sera mieux. Pour mon agence, je remarque déjà qu’un téléphone digitale VOIP et les machines virtuelles (digitalisation immobilière) permettent de traiter plus de demande client et répondre aux questions plus rapidement. Du coup, dans longtemps cela peut impacter la durée de transaction également. Le but est exactement ça, si avec vos outils de gestion vous arrivez à raccourcir la durée de transaction, alors vous pouvez diminuer également le taux de commission et attirer plus de clients, peu importe si vous êtes une agence traditionnelle ou une agence en ligne.